11 consejos para administrar múltiples propiedades de manera efectiva [Guía]

11 consejos para administrar múltiples propiedades de manera efectiva [Guía]

Administrar múltiples propiedades Puede ser como intentar hacer malabarismos con demasiadas pelotas a la vez: ¡es demasiado difícil de manejar! 

Entre el mantenimiento, las múltiples reservas y el cumplimiento legal, hay mucho de lo que estar al tanto. 

Pero con un plan sólido, puedes mantener todo funcionando sin problemas y tus invitados contentos.

Aquí están 11 consejos que le ayudarán a gestionar múltiples propiedades de forma eficaz

¡Vamos a bucear!

¿Cuáles son los 3 mayores desafíos de administrar múltiples propiedades?

Dado que administrar varias propiedades no es una tarea fácil, inevitablemente te encontrarás con ciertos problemas y desafíos a lo largo del camino.

  • La gestión del tiempo – Con varios huéspedes y propiedades, mantener todo organizado puede ser difícil porque hay que hacer malabarismos con distintos horarios, tareas y plazos. 

Sin un sistema eficiente, usted puede lucha por priorizar y lograr todo a tiempo.

  • Comunicación - La comunicación clara y oportuna se vuelve más desafiante con múltiples huéspedes y propiedades debido al gran volumen de interacciones. 

Si no lo gestiona bien, corre el riesgo de perder mensajes importantes, retrasar las respuestas y crear malentendidos.

cómo-mejorar-la-comunicación-con-los-huéspedes
  • Ampliando su negocio – Ampliar su cartera presenta su propio conjunto de dificultades, como una mayor carga administrativa y la necesidad de recursos adicionales. 

Administrar más propiedades sin procesos eficientes puede conducir a desorganización y una posible disminución de la calidad del servicio.

Por eso, nuestro primer consejo te mostrará un enfoque más ágil y sin estrés a la administración de propiedades.

11 consejos para administrar múltiples propiedades de manera efectiva

1. Opte por un sistema de gestión de propiedades (PMS)

No sólo el síndrome premenstrual hacer un seguimiento de toda la información relacionada con la propiedad en un solo lugar, pero también le ayuda automatizar tareas rutinarias como

  • Cobrar el alquiler, 
  • contabilidad, y 
  • Mantenimiento de todas las propiedades que administras.
Beneficios del síndrome premenstrual

La Sistemas PMS son grandes ahorradores de tiempo porque reducir su carga de trabajo debido a sus funcionalidades y capacidades de automatización.

💡 Consejo profesional:

OTA SYNC, un síndrome premenstrual en línea, agiliza y automatiza la gestión de todo tipo y tamaño de propiedad.

Así, proporciona soluciones que incluyen:

  • herramientas de informes, 
  • Facturación y facturación, 
  • gestión de limpieza, 
  • Herramientas de procesamiento de pagos, etc.

Es más, es panel multipropiedad le permite administrar múltiples propiedades desde un panel centralizado en una sola vista.

Entonces, ya sea que administre hoteles, capital de riesgo, villas, alquileres, etc., el panel muestra todas sus propiedades y la información adicional, como:

✨ Todas las llegadas, salidas y estancias, 

✨ Estado de la reserva,

✨ Tipos de habitaciones,

✨ Canales de reserva,

✨ Ingresos por el periodo deseado, y

✨El país de tus invitados.

2. Documentar todo

Debes mantener registros detallados de los contratos, inspecciones, pólizas de seguro e historial de mantenimiento de cada propiedad.

Esta documentación será útil durante la temporada de impuestos o si surge una disputa.

Por ejemplo, si un huésped cuestiona los servicios o trabajos de mantenimiento realizados en su unidad, tener documentación clara puede ayudar a resolver la situación rápidamente. 

Por lo tanto, almacene todos sus documentos en un solo lugar, como una carpeta digital en su computadora o un sistema basado en la nube, para que pueda acceder fácilmente a todo cuando lo necesite.

3. Enumere sus propiedades

Llene la atraer nuevos invitados, es importante incluir su propiedad en los canales relevantes. Dependiendo de su público objetivo, puede comercializar sus propiedades de varias maneras:

Listado en línea – Una forma popular de comercializar sus propiedades debido a su mayor alcance. 

Los sitios más populares incluyen nombres como Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, etc.

Fotografías profesionales – Asegúrese de proporcionar fotografías de alta calidad que muestren las mejores características de la propiedad para atraer a más huéspedes potenciales.

Visitas Virtuales – Una excelente manera de brindar a los huéspedes potenciales una visión completa y precisa de la propiedad. 

Pueden mostrar todos los aspectos, incluidos detalles menores como armarios y nichos. 

Imprimir anuncios – Consulte los periódicos y vallas publicitarias locales y, especialmente, hable con agentes inmobiliarios locales para ampliar el alcance de su audiencia.

Boca a boca – Proporcionar bonificaciones por recomendación a huéspedes actuales y anteriores cuando recomienden a otros nuevos.

Redes Sociales – Aumente su presencia en línea para comercializar las propiedades y difundir la campaña de forma gratuita, o utilice opciones de publicidad paga con anuncios dirigidos.

💡 Consejo profesional:

OTA SYNC, Channel Manager & OTA´s lo ayuda a administrar y actualizar la disponibilidad de habitaciones, tarifas y reservas en tiempo real para mantener la coherencia en todos los canales de reserva, incluido su sitio web.

De esta manera, puede controlar eficientemente la distribución de la habitación y Evite el overbooking o la subventa. 

Con actualizaciones automáticas, el administrador del canal:

  • Reduce el riesgo de errores manuales.
  • Asegura que los cambios se reflejan al instante en todos los canales conectados y
  • Aumenta tus propiedades visibilidad.

Desde el panel centralizado, puedes fácilmente conecte las principales OTA y VRBO y establecer la comisión y el color del calendario.

4. Automatizar el proceso de reserva

Es fundamental tener un sistema de reservas online en su sitio web para acelerar el proceso de reserva. 

Un motor de reservas puede automatizar el proceso de reserva y permitir a los huéspedes verificar la disponibilidad de habitaciones, ver precios y completar reservas seguras en tiempo real sin su ayuda.

De esta manera, elimina la necesidad de procesos de reserva manuales, reduce los errores y agiliza el proceso de reserva tanto para usted como para sus invitados.

Además, tener un motor de reservas personalizado aumenta el conocimiento de la marca y aumenta las reservas directas.

Por último, asegúrese de seleccionar un motor de reservas que sea fácil de usar y que puedaIntegre perfectamente con su PMS.

💡 Consejo profesional: 

OTA SYNC, multipropiedad motor de reservas le permite capturar y mantener su marca única con filtros, contenido, mapas, promociones y listados de suministros personalizados.

De esta manera, todas sus propiedades serán reconocibles automáticamente en todos los canales publicitarios.

5. Establecer precios dinámicos

Tener un sistema de precios flexible es otro aspecto crucial a considerar porque le permite ajustar los precios según la demanda del mercado y otros factores relevantes.

Es aún más importante si administra varias propiedades porque puede ajustar los precios de cada propiedad individual en lugar de establecer el mismo precio para todas.

Por ejemplo, los precios dinámicos le permitirían aumentar la tasa si una propiedad en particular tiene una gran demanda y tiene menos unidades disponibles.

Por otro lado, si una propiedad tiene muchas unidades disponibles y no tiene mucha demanda, podría bajar el precio para atraer más huéspedes y llenar la propiedad.

💡 Consejo profesional:

Con los precios dinámicos de OTA, puedes maximizar los ingresos ajustando los precios en función de: 

  • Demanda de mercado, 
  • Disponibilidad de propiedad,
  • Servicios extra,
  • Códigos promocionales, 
  • Estacionalidad y 
  • Otros factores relevantes, en lugar de utilizar un enfoque único para todos.

Por lo tanto, puede establecer fácilmente planes de precios y restricciones eligiendo el embarque, el precio de bloqueo, la estadía mínima y muchas otras opciones, y cambiar los detalles sobre la marcha.

6. Realice un seguimiento de sus finanzas

Cuando administra varias propiedades, administrar sus finanzas es fundamental para mantener la rentabilidad y garantizar un flujo de caja saludable.

Primero y ante todo, mantener registros financieros separados para cada propiedad e ingrese todas las transacciones, como ingresos por alquiler, gastos, reparaciones, mantenimiento, etc., en los libros de contabilidad apropiados.

  • Usa software de contabilidad para categorizar transacciones, generar facturas, realizar un seguimiento de pagos y producir informes financieros.
  • Monitorear gastos y asegúrese de que estén dentro de su presupuesto.
  • Monitorear el flujo de caja para comparar los ingresos por alquiler con los gastos y las tendencias de ganancias. Esto le ayudará a ver cuánto dinero ingresa de sus propiedades y cuánto sale del negocio.

💡 Consejo profesional:

Administrar varias propiedades puede resultar complicado, ya que cada una tiene diferentes necesidades financieras y plazos. ¿Cómo puedes realizar un seguimiento de todo fácilmente?

OTA SYNC realiza un seguimiento de todos sus documentos financieros y proporciona registros actualizados y precisos.

Además, ofrece Informes y análisis avanzados a gestionar los ingresos, finanzas e informes internos.

Por lo tanto, usted puede obtener análisis detallados en:

  • Tasa de ocupación
  • Duración de la estancia
  • Número de reservas
  • Llegadas por canales y países, 
  • Informes de ritmo, etc.

En realidad, puedes recibir informes completos en su correo electrónico en su frecuencia preferida sin ajustar manualmente los parámetros! 

Esto garantiza que se mantendrá actualizado sobre el estado financiero de su propiedad sin ningún esfuerzo adicional.

7. Automatizar pagos

Ya es bastante estresante manejar los pagos de una propiedad, y mucho menos de una cartera más grande. Entonces, ¿por qué no automatizar el proceso?

Dependiendo del software que elijas, puedes características de apalancamiento como facturación recurrente, generación automática de facturas y seguimiento de pagos. 

Además, puede aceptar pagos de invitados a través de varios canales, incluidos online, en la tienda o móvil. 

La mayoría de las soluciones PMS ofrecen funciones de procesamiento de pagos. Sin embargo, preste atención a cómo manejar datos confidenciales y los protocolos de seguridad.

💡 Consejo profesional:

OTA Sync Payments is una pasarela de pago totalmente integrada compatible con PCI DSS que proporciona múltiples integraciones con sistemas de pago, como Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi, etc.

Además, permite diversas opciones de pago, incluyendo tarjetas de crédito bancarias y virtuales, billeteras digitales, etc.

Por otro lado, OTA SYNC admite el envío de dinero en la moneda de su cuenta bancaria local a evite cualquier tarifa de conversión

Esta opción de múltiples monedas resulta útil si sus propiedades se encuentran en diferentes países. 

8. Manténgase al tanto de los impuestos

Si administra varias propiedades en diferentes ciudades, regiones o incluso países, es esencial que averigüe todo lo que hay que saber sobre regulaciones fiscales locales.

Puede considerar trabajar con un contador o un profesional de impuestos para evitar errores y evitar complicaciones legales o financieras más adelante.

Además, mantener registros detallados de todos los inmuebles a efectos fiscales. 

Estos registros incluyen declaraciones de ingresos y gastos, detalles de mejoras de la propiedad, fechas de transacciones, información del inquilino, etc.

Como resultado, no sólo podrás simplificar la preparación de impuestos, sino también aprovechar deducciones para reparaciones, costos de mantenimiento y depreciación.

💡 Consejo profesional:

Las leyes tributarias cambian con frecuencia, por lo que es esencial mantenerse al día con las últimas noticias, legislación y desarrollos y actualizar sus registros o documentación si es necesario.

OTA SYNC opera en 150 países y te permite establecer diferentes tasas impositivas y configuraciones dependiendo del mercado o región donde opere.

Hacerlo evitará que reciba sanciones o infrinja las leyes y regulaciones fiscales.

9. Gestionar las comunicaciones con los huéspedes

Un huésped feliz y satisfecho es aquel que sigue regresando pero que también te recomienda nuevos huéspedes.

Y uno de los factores clave para hacer felices a sus invitados es gestionar las consultas de los huéspedes, posibles problemas, etc. rápidamente y sin demora.

Por ejemplo, puede crear plantillas personalizables para consultas o situaciones comunes de los huéspedes, como instrucciones de check-in, preguntas frecuentes o mensajes de confirmación.

Además, puedes usar chatbots manejar comunicacion con los huespedes automáticamente. Los chatbots pueden responder preguntas frecuentes, proporcionar información importante e incluso gestionar reservas.

💡 Consejo profesional:

OTA SYNC, Pregunte al conserje característica dentro la aplicación para invitados atiende las solicitudes en tiempo real y permite a los huéspedes acceder a información crucial sobre su alojamiento, comprender las reglas de la casa, etc.

10. Mantenga e inspeccione sus propiedades

Debes comprobar el estado de sus propiedades tanto para ti como para tus invitados.

Es importante identificar cualquier necesidad de mantenimiento y comprobar si Los huéspedes cumplen con los términos y el orden de la casa de su propiedad. 

Además, prepárate para manejar emergencias como problemas con inquilinos, emergencias de propiedad y otros eventos inesperados.

Por lo tanto, asegúrese de tener un plan de contingencia para afrontar estas situaciones.

Para los huéspedes, ser proactivo a la hora de resolver problemas dice mucho y ayuda a generar lealtad y una relación positiva.

💡 Consejo profesional:

OTA SYNC, Módulo de limpieza tiene un panel centralizado para la asignación eficiente de tareas, actualizaciones en tiempo real sobre el estado de la propiedad, etc.

Cuenta con horarios de limpieza automatizados, alertas de mantenimiento, etc., y le permite monitorear factores importantes como el tipo de propiedad, la cantidad de huéspedes, el estado de la propiedad, etc.

11. Tener cobertura de seguro

La cobertura del seguro protege su propiedad y pertenencias contra desastres naturales, incendios, robos y otros daños. 

De esta manera, protege sus inversiones de pérdidas significativas en circunstancias inesperadas.

También puede considerar la cobertura de responsabilidad civil., que puede protegerlo si un huésped resulta herido en la propiedad. 

Por ejemplo, el seguro puede cubrir sus facturas médicas, cobertura por discapacidad y cualquier otro monto aplicable.

Administre sus múltiples propiedades con OTA SYNC

Ya sea que esté haciendo malabarismos con alquileres residenciales o casas de vacaciones, elegir el PMS adecuado le permite automatizar todos los procesos y tareas repetitivas.

OTA SYNC, un PMS todo en uno, le proporciona herramientas y soluciones sólidas para:

🔥 Describir diferentes modos de acceso que pueden tener los huéspedes, propietarios de propiedades y propietarios de portales de reservas.

🔥 Establecer precios dinámicos dependiendo de la demanda, estacionalidady otros factores.

🔥 Recibe reservas directas a través del Motor de Reservas que puedes implementar en tu sitio web.

🔥 Crear facturas ilimitadas donde toda la información se extrae automáticamente, por lo que solo debes elegir el estado e insertar servicios adicionales.

🔥 Gestiona todas las propiedades de un centro centralizado y tenga una visión clara de la ocupación, los pagos, etc., en nuestro calendario codificado por colores del tipo arrastrar y soltar.

🔥 Recibe actualizaciones y notificaciones en tiempo real en movimiento gracias a nuestro aplicación movil, disponible para iOS y Android.

Y esto es sólo un vistazo a lo que OTA SYNC puede proporcionar.

¿Tienes curiosidad por saber más?

Comience su prueba gratuita de 14 días con acceso a todas las funciones y hace que administrar múltiples propiedades no solo sea manejable sino también gratificante.

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Las 10 mejores aplicaciones para huéspedes de hoteles para su negocio

Las 5 mejores soluciones de Channel Manager de alquiler vacacional 

8 consejos para iniciar un negocio de gestión de alquileres vacacionales

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