9 funciones del sistema de gestión de propiedades para elegir el correcto

Se deben considerar varias cosas al discutir las funciones de un Sistema de Gestión Interna de la Propiedad o Property Management System (Síndrome premenstrual). 

Un buen PMS es tan importante como contar con un excelente personal para gestionar tus operaciones. 

Es crucial para gestionar reservas, check-ins, tareas de limpieza y optimizar actividades que generan ingresos y tarifas de habitaciones. 

El sueño de todo hotelero es optimizar cada parte de su flujo de trabajo, haciendo que su equipo sea más eficiente y aumentando los ingresos. 

Al saber qué funciones se necesitan, podrá utilizar la tecnología a su favor.

En este artículo, enumeraremos algunas funciones clave que le ayudarán a comprender qué debe incluir su software para elegir el PMS adecuado para su negocio.

Vamos a empezar!

¿Cómo puede un sistema PMS ayudar a su empresa?

Un sistema de gestión de propiedades (PMS) es un software que te ayuda organizar, programar y gestionar las tareas diarias de tu negocio de alojamiento. 

Dependiendo del software, puede manejar reservas, tareas de front y back office, gestión de canales e ingresos, comunicación con los huéspedes, mantenimiento, limpieza, etc.

Si bien los hoteles han utilizado tradicionalmente el software PMS, ahora lo utilizan varios tipos de propiedades, que incluyen:

• Hoteles
• Hostales
• Apartamentos
• Villas
• casas de vacaciones y alquileres de vacaciones
• Propiedades permanentes y residenciales.
• Alojamiento para estudiantes, etc.

Sus necesidades de software variarán según el tipo de propiedad que administre. 

Muchos sistemas PMS le permiten elegir los módulos y funciones que mejor se adapten al tamaño y tipo de su propiedad.

La pregunta es: ¿Qué módulos y funciones son mejores para usted?

Echemos un vistazo más de cerca a las características y funciones clave de un sistema de gestión de propiedades.

9 funciones de un buen sistema de gestión de propiedades

1. Gestión de reservas

La gestión de reservas es una parte clave de un sistema de gestión de propiedades (PMS), porque evitar el overbooking es crucial para que su negocio funcione sin problemas. 

Un buen sistema de gestión de propiedades (PMS) le permite gestionar las reservas de huéspedes en línea. 

Debería poder gestionar fácilmente reservas en línea, realizar un seguimiento de los detalles de la reserva y las solicitudes especiales, y comprobar la disponibilidad de habitaciones.

Al elegir un PMS, elija uno que: 

• Le permite automatizar tareas y gestionar reservas desde cualquier dispositivo, ya que los administradores de hoteles modernos suelen estar en movimiento. 
• Le proporciona un excelente diseño, por lo que es fácil ver y buscar reservas según diferentes criterios para evitar perder detalles. 
• Para reservas de grupos, asegúrese de que el sistema pueda manejar grupos grandes, incluidos bloques de habitaciones, envío de enlaces de reserva y gestión de la información de facturación de forma eficaz.

Pro consejo:

Con OTA Sync, gestión de la propiedad, puede administrar fácilmente sus operaciones diarias desde un solo lugar.

Nuestro panel de control de propiedades múltiples le permite fácilmente administrar múltiples propiedades desde un tablero centralizado.

Ya sea que administre hoteles, hostales, villas, alquileres u otras propiedades, el panel muestra todas sus propiedades e información adicional de reserva.

2. Motor de reservas en línea

Seleccionar un software PMS con un motor de reservas que no cobre comisiones puede ser crucial para el crecimiento de su hotel. 

Simplifica el proceso de reserva, ayudándote atraer más reservas directas y disminuir la dependencia de las OTA. 

Esto les da a los hoteles más control sobre su inventario y precios.

Además de eso, facilita las reservas, reduce la dependencia de las agencias de viajes en línea (OTA) y aumenta los ingresos evitando comisiones de intermediarios.

Con un PMS que incluye un motor de reservas, los problemas de integración se minimizan. 

Asegúrese de que el motor de reservas se integre sin problemas con su sitio web y sus redes sociales, priorizando la carga rápida y la facilidad de uso, especialmente en dispositivos móviles.

Pro consejo:

Con OTA Sync, motor de reservas, puede permitir que sus huéspedes vean la disponibilidad y las tarifas en vivo, junto con ofertas especiales, para impulsar las reservas directas en su sitio web.

Simplemente conéctelo con su sitio web, configure su oferta y la información que desea mostrar, y estará listo para comenzar.

3 Gestión de canales

Una excelente función de PMS que puede ayudarlo a mejorar su negocio le permite compartir su inventario a través de canales de distribución en línea y sincronizar información con su PMS en tiempo real. 

Un channel manager te ayuda aumentar su visibilidad en línea y traer más reservas y ganancia 

Ya sea que necesite actualizar la disponibilidad o cambiar las tarifas, puede hacer todo en su PMS y actualizarlo automáticamente en todos los canales de reserva. 

Lo bueno es que las nuevas reservas en línea van directamente a su PMS, por lo que siempre tendrá el control de su ocupación y podrá actuar rápidamente si es necesario. 

Debería buscar un administrador de canales con sólidas conexiones bidireccionales con las principales agencias de viajes en línea (OTA), como Airbnb, Reservar, Expedia, proveedores de GDS y más.

Pro consejo:

Con OTA Sync gerente de Canal Puede administrar fácilmente todos sus listados desde un solo lugar.

Simplemente conecte y sincronice sus canales OTA y estará listo para comenzar.

4. Procesamiento de pagos

Si el PMS que está considerando carece de un procesador de pagos o una pasarela de pagos que acepte varias tarjetas de crédito o se integre con un sistema de punto de venta (POS), necesitarás manejar los pagos manualmente. 

Esto implica tareas como informes, conciliaciones y gestión de devoluciones de cargo, todo lo cual aumenta el riesgo de errores cuando se realiza manualmente y la cantidad de tareas que debe realizar.

Tener un integrado procesador de pagos con su PMS puede ayudarle a simplificar los pagos y la contabilidad de los huéspedes y, al mismo tiempo, garantizar informes más precisos. 

Le ayudará a eliminar las tareas innecesarias para que pueda concentrarse en lo que mejor sabe hacer: administrar su negocio y mejorar el servicio al huésped.

Pro consejo:

Con OTA Payments, una pasarela de pago totalmente integrada, puede procesar pagos instantáneamente de forma automatizada con un solo clic.

Cuando sus futuros huéspedes hagan una reserva, podrán pagar de manera fácil y confiable los cargos de alojamiento y otras tarifas, como impuestos y servicios adicionales.

5. Gestión de limpieza y mantenimiento

Cuando un sistema de gestión de propiedades incluye una función de limpieza, tareas como asignar la limpieza de las habitaciones al personal adecuado y actualizar el estado de las habitaciones se vuelven más fáciles. 

Un informe de limpieza es parte de esta funcionalidad. 

Garantiza que las habitaciones de hotel tengan un suministro adecuado de artículos de tocador, jabón, champú y toallas limpias. 

Esta característica permite al personal de limpieza gestionar el estado de la habitación de manera eficiente y garantizar que los huéspedes tengan los artículos de baño necesarios.

Con la OTA Sync PMS, puede asignar empleados para limpiar habitaciones específicas. 

Simplemente cree un informe de mantenimiento de lo que necesita cambiarse o limpiarse, y podrá imprimir fácilmente este informe y entregárselo a sus amas de llaves. 

Una vez que hayan completado sus tareas, puede actualizar los estados de las habitaciones, simplificando el registro de huéspedes.

6. Gestión de invitados

El servicio personalizado juega un papel vital en la fidelización de los clientes dentro de la industria hotelera. 

Los perfiles de invitados y las herramientas de participación pueden ayudarle personaliza tus servicios para satisfacer las preferencias y requisitos de cada huésped, asegurando que cada huésped se sienta valorado y respetado. Este enfoque personalizado mejora la experiencia general del huésped, aumentando la probabilidad de repetir reservas y recibir comentarios positivos.

Optar por una solución ofreciendo funcionalidad de mensajería y capacidades de venta adicional para agilizar este proceso, brindar un servicio al cliente excepcional y aumentar los ingresos a través de actualizaciones y servicios adicionales.

Al brindar un servicio personalizado, puede cultivar un sentido de lealtad y pertenencia entre los huéspedes, lo que genera una mayor lealtad del cliente y referencias positivas de boca en boca.

Pro consejo: Con OTA Sync, puede brindar servicios personalizados a sus huéspedes, optimizar los precios del menú y atraerlos con ventas adicionales mientras genera más ingresos para su hotel.

Para hacerlo todo más fácil, también puedes enviarles un correo electrónico de confirmación o una factura directamente desde la aplicación.

7. Gestión de ingresos

La gestión de los ingresos es una de las características más críticas porque un hotel o cualquier negocio no puede prosperar sin ganar dinero. 

Un buen PMS debería simplificar la gestión de ingresos ayudándole a obtener reservas directas y aumentar las ganancias reduciendo los costos. 

Busque funciones de informes que le permitan ver y analizar si su estrategia es efectiva.

Con la capacidad de ver y analizar resultados, puede modificar fácilmente su estrategia de ingresos según sea necesario. 

Esto incluye la gestión de tarifas grupales, ofertas de paquetes y tarifas personalizadas.

8. Informes y análisis

Los informes son elementos fundamentales de un sistema de gestión de propiedades. 

Proporcionan datos valiosos para mejorar el rendimiento de su propiedad y ayudarle a tomar decisiones inteligentes.

Tus tiendas PMS detalles de reserva, tarifasy datos de ocupación, facilitando la generación de informes.

Estos informes cubren varios aspectos de las operaciones del hotel, desde ingresos y tasas de ocupación hasta la satisfacción de los huéspedes y la eficiencia operativa, brindando una visión completa de su desempeño.

Elija una herramienta que facilite la gestión de datos y la generación de informes. de forma sencilla y le permite personalizar informes y acceder a datos en tiempo real. 

Con un PMS basado en la nube, puede acceder fácilmente a estos datos, responder a los cambios en la demanda, ajustar estrategias y optimizar las operaciones para aumentar los ingresos y la eficiencia.

Asegúrese de que el sistema le permita establecer métricas objetivo para que pueda realizar un seguimiento del progreso hacia sus objetivos comerciales.

Pro consejo:

Imagina que estás anunciando tus propiedades utilizando canales OTA como Airbnb, Booking y otros.

Con OTA Sync Con Estadísticas, puede realizar un seguimiento fácil de su rendimiento en tiempo real, crear informes y comprender qué canal le brinda la mayor cantidad de reservas e ingresos.

También puedes analizar el rendimiento mes a mes y descubrir desde qué países tienes más llegadas.

Con base en este reconocimiento, puede adaptar sus estrategias y publicar anuncios dentro de esos países para maximizar sus reservas.

9. Capacidades de integración

La comunicación eficiente con otros sistemas del hotel y aplicaciones de terceros es esencial para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo. 

El PMS moderno le permite conectarse con varios sistemas, como POS (punto de venta), CRM (gestión de relaciones con el cliente) y plataformas de gestión de canales.

Asegúrese de que su PMS esté equipado con numerosas funciones y una interfaz fácil de usar, que pueden mejorar significativamente la eficiencia operativa y mejorar la satisfacción de los huéspedes en los hoteles modernos.

Pro consejo:

solicite integrar OTA Sync con varias plataformas fácilmente y administra datos o funciones que tienen tus clientes directamente desde la aplicación.

Simplemente elija personalizar los widgets nativos que proporcionamos o utilice nuestra API para desarrollar su propia solución.

Elija el mejor sistema de gestión de propiedades

La elección de la El mejor sistema de gestión de propiedades. para sus necesidades puede ser un paso crucial en la gestión de su negocio hotelero.

No todos los software de gestión de propiedades son iguales. 

Si aún no estás seguro de qué PMS elegir, consulta este artículo en Los 7 mejores sistemas POS para hoteles para ayudarle a elegir la solución perfecta para su negocio. 

Los sistemas modernos combinan muchas funciones en una sola pieza de software para hacer que la gestión de los huéspedes y del hotel sea más fácil y fluida.

Así es como OTA Sync se fundó para ayudar a los hoteleros y administradores de alquileres a obtener todo lo que necesitan para su propiedad de alquiler en un solo lugar.

Además de brindarte cada una de estas funciones, OTA Sync le ayuda:

• Realice operaciones avanzadas de facturación y divídalas o combínelas por artículo, habitación, huésped, monto, etc.
• Configure fácilmente diferentes impuestos, ajustándose a los diferentes mercados para evitar disputas legales.
• Realizar Fiscalización y automatizar la comunicación con máquinas fiscales digitales y tributarias gubernamentales.
• Consulte la caja registradora al inicio y al final de cada día para ver los ingresos, depósitos, retiros, etc.

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