10 fonctionnalités indispensables d’un système de gestion hôtelière

10 fonctionnalités indispensables d’un système de gestion hôtelière

Si vous possédez ou gérez un hôtel, vous savez déjà que ce n’est pas une mince affaire. 

Entre la gestion des réservations, du personnel, des stocks et de l'expérience client, il y a d'innombrables tâches à accomplir sur une base quotidienne. 

Heureusement, c'est là un système de gestion hôtelière arrive – pour prendre en charge une grande partie du travail administratif, vous permettant ainsi de mieux vous concentrer sur l’offre d’une expérience client fantastique. 

Cependant, avec autant d’options, il peut être difficile de savoir quelles fonctionnalités exactes rechercher dans un système de gestion hôtelière. 

Lisez la suite pour en savoir plus les 10 fonctionnalités incontournables d’un système de gestion hôtelière pour rationaliser les opérations et accroître l’efficacité.

Plongeons dedans!

Qu’est-ce qu’un système de gestion hôtelière ?

Un système de gestion hôtelière (HMS) est un logiciel qui automatise et gère les opérations quotidiennes d'un hôtel. 

Il comprend donc opérations de réception et de back-office, Tels que:

  • Réservations et gestion des réservations, 
  • Attribution des chambres,
  • Traitement de la facturation et des paiements, 
  • Gestion de l'inventaire,
  • Planification du personnel, et
  • Gestion des informations clients. 
types de logiciels de gestion hôtelière

Le HMS est essentiellement un outil qui vous aide à rationaliser les opérations de votre hôtel tout en améliorant l'expérience globale des clients.

Pourquoi un système de gestion hôtelière efficace est-il important ?

1. Rationalise les opérations

Le bon système de gestion hôtelière automatise de nombreuses tâches quotidiennes de gestion d'un hôtel, vous aidant ainsi à réduire les erreurs manuelles tout en gagnant du temps.

2. Améliore l'expérience client

Un HMS peut améliorer l'expérience client en rendant le processus d'enregistrement et de départ plus rapide et plus fluide.

De plus, l’utilisation d’un HMS garantit que les chambres sont nettoyées et préparées à temps, offrir aux clients un service rapide et efficace.

3. Vous aide à prendre des décisions basées sur les données

La mise en œuvre d'un HMS vous offre des informations précieuses sur vos opérations commerciales, tels que les taux d'occupation, les revenus et les dépenses.

De cette façon, vous serez en mesure de prendre des décisions basées sur les données et découvrez les performances de votre entreprise et les axes d'amélioration.

4. Vous aide à gérer les relations professionnelles

Le système de gestion hôtelière constitue une plate-forme centrale de communication et de collaboration. 

Par conséquent, il peut vous aider à gérer les relations avec les principales parties prenantes, telles que les invités, le personnel et les fournisseurs.

10 fonctionnalités d'un système de gestion hôtelière que vous devriez rechercher

1. Gestion des réservations en ligne

La gestion des réservations en ligne fait partie intégrante de tout logiciel de gestion hôtelière, et elle est cruciale car elle permet de gérez vos réservations et réservations en temps réel.

En conséquence, vous pouvez garantir un taux d'occupation et des revenus maximum, car cela met automatiquement à jour les enregistrements de réservation lorsque les clients effectuent des réservations ou des annulations.

De plus, la gestion des réservations en ligne simplifie le processus de réservation pour vous et vos invités.

Par exemple, vous pouvez permettre aux clients de comparer les prix et les équipements en ligne, ce qui facilite le choix de l'une de vos propriétés qui répond le mieux à leurs besoins.

De plus, les invités peuvent recevoir une confirmation instantanée de leurs réservations, ce qui signifie que votre personnel n'a pas besoin de confirmer chaque réservation manuellement.

Les clients sont plus susceptibles de réserver un hôtel avec un service efficace Reservation en ligne système, ils sont donc plus susceptibles de laisser des avis positifs si vous fournissez une plateforme de réservation pratique et facile à utiliser.

💡 Conseil de pro

OTA SYNC, un système de gestion hôtelière tout-en-un, grâce à son Moteur de réservation, vous permet de:

  • Proposez à vos invités les disponibilités et tarifs en direct, 
  • Ventes incitatives et croisées de produits et services pertinents,
  • Ayez un aperçu de plusieurs propriétés sur un calendrier personnalisable. etc.

2. Inventaire et gestion des salles

La gestion de l'inventaire des chambres vous permet de gérer et de surveiller l'inventaire des chambres et éviter les doubles réservations

En ayant un aperçu à jour des chambres disponibles, vous pouvez maximiser vos revenus en :

  • Vendre des pièces inutilisées,
  • Fixation de prix dynamiques en fonction la saison et les types de chambres, etc.

En outre, vous pouvez maximiser les taux d’occupation et facturer des tarifs optimaux

De plus, avec un aperçu des chambres disponibles et de leur statut, votre personnel peut réserver rapidement des chambres sur demande.

En ce qui concerne l'entretien des chambres, votre personnel peut mieux planifier les rendez-vous de ménage, de maintenance ou d'enregistrement pour les chambres vides.

La fonction d'inventaire des chambres du HMS vous permet de augmenter les taux d’occupation et le potentiel de revenus tout en gérer plus efficacement vos opérations en temps réel.

3. Intégration des points de vente (POS) et des paiements

L'intégration du point de vente est un excellent moyen de gérer les transactions sur site dans un seul système.

Avec l'intégration POS, vous pouvez rationaliser vos opérations, telles que le suivi des stocks, la gestion des ventes et traitement des paiements

Ainsi, votre personnel peut traiter rapidement et efficacement les commandes des clients, assurer une transaction rapide et le traitement des paiements pour minimiser les temps d'attente.

Qui plus est, par suivre les niveaux de stocks et les données de ventes, le TPV vous permet de :

✨ Identifiez les produits qui se vendent le plus efficacement, 

✨ Qu'est-ce qui contribue à la génération de revenus, et 

✨ Comment optimiser vos offres de menus et vos prix.

Par conséquent, vous pouvez surveiller les stocks et les niveaux d'inventaire en temps réel, évitant ainsi les ruptures de stock et les surstocks.

💡 Conseil de pro

OTA SYNCle produit, Paiements OTA, est une passerelle de paiement entièrement intégrée qui automatise et accepte les paiements des clients via différents canaux :

  • Ligne, 
  • En magasin, ou 
  • Mobile.

4. Analyses et rapports

L'analyse et le reporting sont encore une autre fonctionnalité importante du HMS car ils vous permettent de surveiller et analyser indicateurs clés de performance (KPI):

L'analyse de ces KPI vous permet prendre des décisions éclairées et des choix stratégiques qui améliorez vos revenus et l'expérience client.

De plus, la fonctionnalité offre rapports personnalisables adapté à vos besoins spécifiques, notamment en matière de finances, de marketing et d'opérations.

Ces rapports utilisent les données collectées par le logiciel afin que vous puissiez mieux comprendre vos opérations commerciales et les optimiser pour de meilleures performances.

De plus, les analyses et les rapports ne concernent pas uniquement votre propriété. Ils vous permettent en fait de comparez vos KPI à ceux de vos concurrents.

De cette façon, vous obtiendrez un meilleur aperçu de votre position sur le marché, de vos forces et de vos faiblesses pour ajuster votre approche en conséquence.

💡 Conseil de pro

Saviez-vous qu'avec OTA SYNC, Tu peux recevoir Rapports avancés sur les revenus, les finances et les hôtels ?

De plus, vous pouvez recevoir automatiquement des rapports spécifiques tels que le rapport du gestionnaire, l'entretien ménager, les tableaux ou tout autre rapport sur votre courrier électronique.

5. Accessible sur mobile 

Considérant que la majorité de la population dépense presque heures 2 plus sur leurs smartphones que sur leurs ordinateurs de bureau, l’accessibilité mobile est primordiale.

Il permet à votre personnel de gérer les opérations à distance, offrant une plus grande flexibilité et efficacité.

  • Mobile options d'enregistrement et d'entrée sans clé – Améliore l’expérience client en réduisant le temps d’attente, rendant l’accès aux chambres plus pratique.
  • Services de conciergerie mobiles – Offrez aux clients un moyen simple d’accéder aux informations sur leur séjour, aux informations sur l’hôtel, aux attractions locales et aux recommandations. 

En plus, ils peuvent modifier les réservations existantes, effectuez de futures réservations ou demandez d'autres services comme le service de chambre, le ménage, etc.

6. Intégrations

Les intégrations sont vitales pour le HMS car elles rationaliser les flux de travail et améliorer les opérations tout en optimisant l’expérience client.

En plus de cela, ils vous permettent de vous connecter et d'échanger des informations avec d'autres plateformes et fonctionnalités, telles que :

La gestion des canaux  - Garantit que tous les canaux de vente en ligne sont synchronisés et mis à jour en temps réel, réduisant ainsi les surréservations.

✨ Traitement des paiements – Termine le traitement des paiements rapidement, en toute sécurité et automatiquement.

✨ Logiciel d'entretien ménager – Permet au personnel d'optimiser ses tâches d'entretien ménager et sa gestion, en automatisant les tâches de nettoyage des chambres et en gardant l'inventaire des chambres à jour.

Et beaucoup plus.

💡 Conseil de pro

Avec OTA SYNC, vous pouvez vous connecter avec principales agences de voyages en ligne (OTA) et plateformes de paiement et de marketing populaires comme PayPal, Stripe, AdriaScan et HubSpot.

7. Gestion des revenus

La gestion des recettes vous aide à analyser et prévoir les tendances de la demande, définissez des stratégies de tarification optimales en fonction des conditions du marché, des revenus prévus, etc., pour maximiser la rentabilité. 

De cette façon, vous avez accès à des données précieuses, vous aidant à prendre des décisions éclairées et à ajuster les tarifs de vos chambres en conséquence.

8. Gestion et expérience des clients améliorées

La gestion de la relation client (CRM) est un aspect important de la gestion hôtelière car elle vous permet de :

  • Développez une compréhension plus profonde de vos invités et 
  • Suivez leur comportement, leurs préférences et leurs intérêts.

En conséquence, vous pouvez personnaliser leur expérience sur la base d'engagements antérieurs avec votre hôtel. 

En conséquence, vous pouvez améliorer l'expérience client et augmenter les taux de satisfaction et de fidélisation des clients.

De plus, les invités valoriser les programmes de fidélité parce qu'ils sentent que vous les appréciez et que vous les récompensez pour leur fidélité.

Par exemple, vous pouvez inciter les clients en leur proposant des avantages spéciaux, des réductions et des offres, telles que des surclassements de chambre, des départs tardifs, des locations de voitures, etc.

💡 Conseil de pro

L'application invité by OTA SYNC propose des enregistrements rapides, des recommandations personnalisées et des notifications instantanées pour fidéliser et améliorer l'expérience client.

9. Sécurité des données 

Effectuer des réservations et des moyens de paiement gérer les informations et données sensibles des clients. 

Par conséquent, lors du choix du HMS, faites attention s'il est conforme aux normes PCI-DSS et PSD2.

De plus, recherchez les options de sécurité 3D et de tokenisation.

10. Gestion du personnel et communication

Le HMS devrait faciliter la communication entre les gestionnaires, le personnel et les clients, garantissant ainsi le bon fonctionnement et améliorant l'expérience client.

Ainsi, avec l'aide du HMS, vous pouvez :

  • Permettre aux gestionnaires de optimiser la planification des employés et la gestion du temps.
  • Affecter des tâches aux membres de leur équipe et vérifier leur statut d’achèvement.
  • Utiliser le système de communication interne centralisé pour minimiser les erreurs de communication.
  • Suivre les performances des employés et générer des rapports de performances.

C'est dans la poche

Le HMS joue un rôle essentiel dans les opérations et le succès d'un hôtel en fournir une plate-forme centrale pour la gestion des réservations, des transactions financières, des activités de communication et de marketing.

De plus, les fonctionnalités ci-dessus du système de gestion hôtelière :

  • Aidez votre personnel à travailler plus efficacement, 
  • Offrir aux clients une expérience de séjour optimisée,
  • T'aider maximiser les revenus, etc.

Et dans la mer des solutions HMS, un coche toutes les cases ci-dessus. Et bien plus.

Comment pouvez- OTA SYNC Rationaliser vos opérations ?

OTA SYNC est un tout infonuagique système de gestion hôtelière couvrant chaque étape du processus de réservation en assurant la satisfaction ultime des clients.

Avec son tableau de bord centralisé, OTA SYNC offre une large gamme de fonctionnalités couvrant gérer les propriétés, les réservations, les canaux et les stratégies de revenus. 

Ainsi, notre logiciel fournit des fonctionnalités pour assurez-vous que votre hôtel fonctionne à merveille : 

🔥 Options de personnalisation fournissez des filtres, du contenu, des cartes et des promotions personnalisés pour refléter le style de votre hôtel.

🔥 Tableau de bord multi-propriétés vous permet de voir toutes vos propriétés sur un calendrier sans changer d'onglet.

🔥 Booster de revenus Plug and Play qui vous permet de modifier et d'adapter les prix en fonction de dates et de listes de prix spécifiques, d'effectuer des modifications groupées pour de grandes plages de dates, etc.

🔥 Hub multi-propriétés vous permet de connecter un moteur de réservation personnalisé à votre site Web.

🔥 Conformité PCI DSS et PSD 2, tokenisation, cryptage de bout en bout et authentification sécurisée 3D assurer la sûreté et la sécurité des données.

🔥 Gestionnaire de canaux vous permet de gérer et de mettre à jour la disponibilité des chambres, les tarifs et les réservations en temps réel, en vous assurant que tout est synchronisé.

🔥 Différents paramètres fiscaux spécifiques au marché vous pouvez facilement configurer.

🔥 Les fonctions premium comme Banquets et événements et des solutions de gestion de SPA et de bien-être pour améliorer les organisations et l'expérience client.

🔥 Solutions d'entretien ménager pour une attribution efficace des tâches, des mises à jour en temps réel sur l'état des chambres et une communication transparente entre le personnel d'entretien. 

🔥 Et bien plus encore.

Prêt à approfondir OTA SYNC?

Inscrivez-vous OTA SYNC aujourd'hui pour simplifier et centraliser les opérations de votre hôtel. 

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