11 conseils pour gérer efficacement plusieurs propriétés [Guide]

11 conseils pour gérer efficacement plusieurs propriétés [Guide]

Gestion de plusieurs propriétés c'est comme essayer de jongler avec trop de balles à la fois – c'est beaucoup à gérer ! 

Entre la maintenance, les réservations multiples et la conformité légale, il y a beaucoup de choses à surveiller. 

Mais avec un plan solide, vous pouvez assurer que tout se passe bien et que vos invités soient heureux.

Voici 11 conseils pour vous aider à gérer efficacement plusieurs propriétés

Plongeons dedans!

Quels sont les 3 plus grands défis liés à la gestion de plusieurs propriétés ?

Étant donné que gérer plusieurs propriétés n’est pas une tâche facile, vous rencontrerez inévitablement certains problèmes et défis en cours de route.

  • Gestion du temps – Avec plusieurs invités et propriétés, garder tout organisé peut être difficile car vous devez jongler avec différents horaires, tâches et délais. 

Sans un système efficace, vous pourriez avoir du mal à établir des priorités et à accomplir tout à l'heure.

  • La communication - Une communication claire et opportune devient plus difficile avec plusieurs clients et propriétés en raison du grand nombre d'interactions. 

Si vous ne parvenez pas à bien gérer cela, vous risquez de manquer des messages importants, de retarder les réponses et de créer des malentendus.

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  • Faites évoluer votre entreprise – L'élargissement de votre portefeuille présente son propre ensemble de difficultés, telles qu'une charge administrative accrue et le besoin de ressources supplémentaires. 

La gestion d'un plus grand nombre de propriétés sans processus efficaces peut conduire à désorganisation et une diminution potentielle de la qualité du service.

Par conséquent, notre premier conseil vous montrera une approche plus rationalisée et sans stress à la gestion immobilière.

11 conseils pour gérer efficacement plusieurs propriétés

1. Optez pour un système de gestion immobilière (PMS)

Non seulement le SPM garder une trace de toutes les informations relatives à la propriété en un seul endroit, mais cela vous aide également automatiser les tâches de routine comme

  • Percevoir le loyer, 
  • Comptabilité, et 
  • Maintenance de toutes les propriétés que vous gérez.
Avantages du PMS

Le Systèmes PMS font gagner beaucoup de temps car ils réduire votre charge de travail en raison de leurs fonctionnalités et capacités d’automatisation.

💡 Conseil de pro :

OTA SYNC, un PMS en ligne, rationalise et automatise la gestion de tous les types et tailles de propriétés.

Ainsi, il propose des solutions qui incluent :

  • Outils de reporting, 
  • Facturation et facturation, 
  • Gestion du ménage, 
  • Outils de traitement des paiements, etc.

Qui plus est, son tableau de bord multi-propriétés vous permet de gérer plusieurs propriétés à partir d'un tableau de bord centralisé dans une seule vue.

Ainsi, que vous gériez des hôtels, des sociétés de capital-risque, des villas, des locations, etc., le tableau de bord affiche toutes vos propriétés et les informations complémentaires, Tels que:

✨ Toutes les arrivées, départs et séjours, 

✨ Statut de réservation,

✨Types de chambres,

✨ Canaux de réservation,

✨ Des revenus pour la période souhaitée, et

✨Le pays de vos invités.

2. Tout documenter

Vous devez tenir des registres détaillés des contrats, des inspections, des polices d'assurance et de l'historique d'entretien de chaque propriété.

Cette documentation vous sera utile pendant la saison des impôts ou en cas de litige.

Par exemple, si un client remet en question les services ou les travaux de maintenance effectués sur son logement, disposer d'une documentation claire peut aider à résoudre la situation rapidement. 

Ainsi, stockez tous vos documents au même endroit, comme un dossier numérique sur votre ordinateur ou un système basé sur le cloud, afin de pouvoir accéder facilement à tout lorsque vous en avez besoin.

3. Listez vos propriétés

Afin de attirer de nouveaux invités, il est important de référencer votre propriété sur les canaux pertinents. En fonction de votre public cible, vous pouvez commercialisez vos propriétés de diverses façons:

Inscription en ligne – Un moyen populaire de commercialiser vos propriétés en raison de sa portée plus large. 

Les sites les plus populaires incluent des noms tels que Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, etc.

Photographies professionnelles – Assurez-vous de fournir des photos de haute qualité mettant en valeur les meilleures caractéristiques de la propriété pour attirer davantage de clients potentiels.

Visites virtuelles – Un excellent moyen de donner aux clients potentiels une vue complète et précise de la propriété. 

Ils peuvent mettre en valeur tous les aspects, y compris les détails mineurs comme les placards et les niches. 

Annonces imprimées – Consultez les journaux et les panneaux d'affichage locaux, et surtout parlez aux agents immobiliers locaux pour élargir la portée de votre public.

Bouche à oreille – Offrez des bonus de parrainage aux clients actuels et anciens lorsqu’ils en recommandent de nouveaux.

Réseaux Sociaux – Renforcez votre présence en ligne pour commercialiser les propriétés et diffuser la campagne gratuitement, ou utilisez des options de publicité payante avec des publicités ciblées.

💡 Conseil de pro :

OTA SYNC's Gestionnaire de canaux vous aide à gérer et à mettre à jour la disponibilité des chambres, les tarifs et les réservations en temps réel pour rester cohérent sur tous les canaux de réservation, y compris votre site Web.

De cette façon, vous pouvez contrôler efficacement la répartition des pièces et évitez la surréservation ou la sous-vente. 

Avec les mises à jour automatisées, le Channel Manager :

  • Réduit le risque d’erreurs manuelles
  • S'assure que les changements se reflètent instantanément sur tous les canaux connectés et
  • Augmente vos propriétés visibilité.

Depuis le tableau de bord centralisé, vous pouvez facilement connecter les principaux OTA et VRBO et définissez la couleur de la commission et du calendrier.

4. Automatisez le processus de réservation

Il est crucial d'avoir un système de réservation en ligne sur votre site Web pour accélérer le processus de réservation. 

Un moteur de réservation peut automatiser le processus de réservation et permettre aux clients de vérifier la disponibilité des chambres, d'afficher les prix et d'effectuer des réservations sécurisées en temps réel sans votre aide.

De cette façon, il élimine le besoin de processus de réservation manuels, réduit les erreurs et rationalise le processus de réservation pour vous et vos invités.

De plus, ayant un moteur de réservation personnalisé augmente la notoriété de la marque et stimule les réservations directes.

Enfin, veillez à sélectionner un moteur de réservation simple à utiliser et capable deIntégrez-vous en toute transparence à votre PMS.

💡 Conseil de pro : 

OTA SYNC's MULTISITES moteur de réservation vous permet de capturer et de maintenir votre marque unique avec des filtres, du contenu, des cartes, des promotions et des listes de fournitures personnalisés.

De cette façon, toutes vos propriétés seront automatiquement reconnaissables sur tous les canaux publicitaires.

5. Définir une tarification dynamique

Avoir un système de tarification flexible est un autre élément crucial à considérer car il vous permet de ajuster les prix en fonction de la demande du marché et d'autres facteurs pertinents.

C'est encore plus important si vous gérez plusieurs propriétés, car vous pouvez ajuster les prix de chaque propriété plutôt que de fixer le même prix pour toutes.

Par exemple, la tarification dynamique vous permettrait de augmenter le taux si une propriété particulière est très demandée et compte moins d’unités disponibles.

En revanche, si une propriété compte de nombreux logements disponibles et n'est pas très demandée, vous pourriez baisser le prix pour attirer plus de clients et remplir la propriété.

💡 Conseil de pro :

Avec la tarification dynamique d'OTA, vous pouvez maximiser les revenus en ajustant les prix en fonction : 

  • Demande du marché, 
  • Disponibilité du bien,
  • Prestations supplémentaires,
  • Code de promo, 
  • La saisonnalité et 
  • D’autres facteurs pertinents, plutôt que d’utiliser une approche universelle.

Ainsi, vous pouvez facilement définir des plans de tarification et de restrictions en choisissant l'embarquement, le prix de verrouillage, le séjour minimum et de nombreuses autres options, et modifier les détails lors de vos déplacements.

6. Suivez vos finances

Lorsque vous exploitez plusieurs propriétés, la gestion de vos finances est essentielle pour maintenir la rentabilité et assurer une trésorerie saine.

Tout d'abord, tenir des registres financiers séparés pour chaque propriété et saisissez toutes les transactions, telles que les revenus de location, les dépenses, les réparations, l'entretien, etc., dans les grands livres appropriés.

  • Utilisez un logiciel de comptabilité pour catégoriser les transactions, générer des factures, suivre les paiements et produire des rapports financiers.
  • Surveiller les dépenses et assurez-vous qu'ils respectent votre budget.
  • Surveiller la trésorerie pour comparer les revenus locatifs aux tendances des dépenses et des bénéfices. Cela vous aidera à voir combien d’argent provient de vos propriétés et combien d’argent sort de votre entreprise.

💡 Conseil de pro :

La gestion de plusieurs propriétés peut être délicate avec des besoins financiers et des délais différents pour chacune. Comment tout suivre facilement ?

OTA SYNC garde une trace de tous vos documents financiers et fournit dossiers à jour et précis.

De plus, il offre Rapports et analyses avancés à gérer les revenus, finances et rapports immobiliers.

Ainsi, vous pouvez obtenir des analyses détaillées sur:

  • Taux d'occupation
  • Durée du séjour
  • Nombre de réservations
  • Arrivées par filières et pays, 
  • Rapports de rythme, etc.

En fait, vous pouvez recevoir des rapports complets sur votre email à votre fréquence préférée sans ajuster manuellement les paramètres ! 

Cela garantit que vous restez informé de la situation financière de votre propriété sans aucun effort supplémentaire.

7. Automatisez les paiements

C'est déjà assez stressant de gérer les paiements pour une seule propriété, sans parler d'un portefeuille plus important. Alors pourquoi ne pas automatiser le processus ?

Selon le logiciel que vous choisissez, vous pouvez exploiter les fonctionnalités telles que la facturation récurrente, la génération automatique de factures et le suivi des paiements. 

De plus, vous pouvez accepter les paiements des clients via différents canaux, notamment en ligne, en magasin ou mobile. 

La plupart des solutions PMS offrent des fonctionnalités de traitement des paiements. Néanmoins, faites attention à la façon dont ils traiter les données sensibles et les protocoles de sécurité.

💡 Conseil de pro :

Paiements OTA is une passerelle de paiement entièrement intégrée et conforme à la norme PCI DSS qui fournit de multiples intégrations avec les systèmes de paiement, tels que Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi, etc.

De plus, il permet diverses options de paiement, notamment les cartes bancaires et de crédit virtuelles, les portefeuilles numériques, etc.

De plus, OTA SYNC prend en charge l'envoi d'argent dans la devise de votre compte bancaire local à éviter les frais de conversion

Cette option multi-devises est pratique si vos propriétés se trouvent dans différents pays. 

8. Restez au top des impôts

Si vous gérez plusieurs propriétés dans différentes villes, régions ou même pays, il est essentiel de tout savoir sur réglementation fiscale locale.

Vous pouvez envisager de travailler avec un comptable ou un fiscaliste pour éviter les erreurs et éviter des complications juridiques ou financières plus tard.

Les inspections régulières contribuent également à la sécurité des passagers. En identifiant et en traitant les risques potentiels pour la sécurité, tels que des freins usés, un éclairage défectueux ou le remplacement du revêtement de sol, les inspections permettent de réduire le risque d'accidents et de blessures et d'améliorer la sécurité générale du service. Les inspections régulières sont un moyen concret de mettre en valeur l'engagement des prestataires de services de transport en faveur du bien-être des passagers et des conducteurs. tenir des registres détaillés de toutes les propriétés à des fins fiscales. 

Ces registres comprennent les relevés de revenus et de dépenses, les détails des améliorations immobilières, les dates de transaction, les informations sur les locataires, etc.

En conséquence, non seulement vous simplifier la préparation des déclarations de revenus, mais aussi profiter de déductions pour les réparations, les frais d’entretien et l’amortissement.

💡 Conseil de pro :

Les lois fiscales changent fréquemment, il est donc essentiel de se tenir au courant des dernières nouvelles, législations et développements et de mettre à jour vos dossiers ou documents si nécessaire.

OTA SYNC opère dans 150 pays et vous permet de définir différents taux et paramètres d'imposition en fonction du marché ou de la région où vous opérez.

Cela vous évitera d’être pénalisé ou d’enfreindre les lois et réglementations fiscales.

9. Gérer les communications avec les invités

Un client heureux et satisfait est celui qui revient sans cesse mais qui vous renvoie également à de nouveaux clients.

Et l'un des facteurs clés pour rendre vos invités heureux est de gérer les demandes des clients, les problèmes potentiels, etc., rapidement et sans délai.

Par exemple, vous pouvez créer des modèles personnalisables pour les demandes ou situations courantes des clients, telles que les instructions d'enregistrement, les FAQ ou les messages de confirmation.

En outre, vous pouvez utiliser des chatbots gérer communication avec les invités automatiquement. Les chatbots peuvent répondre aux FAQ, fournir des informations importantes et même gérer les réservations.

💡 Conseil de pro :

OTA SYNC's Demandez au concierge fonctionnalité dans l'application invité répond aux demandes en temps réel et permet aux clients d'accéder à des informations cruciales sur leur logement, de comprendre le règlement intérieur, etc.

10. Entretenez et inspectez vos propriétés

Vous devez vérifiez l'état de vos propriétés pour votre bien et celui de vos invités.

Il est important d'identifier tout besoin de maintenance et de vérifier si les invités adhèrent aux conditions et à l'ordre de la maison de votre propriété. 

Soyez également prêt à gérer les urgences comme les problèmes de locataires, les urgences immobilières et d’autres événements inattendus.

Par conséquent, assurez-vous avoir un plan d'urgence pour faire face à ces situations.

Pour les clients, être proactif dans la résolution des problèmes en dit long et contribue à renforcer la fidélité et une relation positive.

💡 Conseil de pro :

OTA SYNC's Module d'entretien ménager dispose d'un tableau de bord centralisé pour une attribution efficace des tâches, des mises à jour en temps réel sur l'état de la propriété, etc.

Il propose des programmes de nettoyage automatisés, des alertes de maintenance, etc., et vous permet de surveiller des facteurs importants tels que le type de propriété, le nombre d'invités, l'état de la propriété, etc.

11. Avoir une couverture d'assurance

La couverture d'assurance protège vos biens et vos biens contre les catastrophes naturelles, les incendies, le vol et autres dommages. 

De cette façon, vous protégez vos investissements contre pertes importantes dans des circonstances inattendues.

Vous pouvez également envisager Couverture de responsabilité, qui peut vous protéger si un invité est blessé sur la propriété. 

Par exemple, l'assurance peut couvrir leurs frais médicaux, leur couverture d'invalidité et tout autre montant applicable.

Gérez vos multiples propriétés avec OTA SYNC

Que vous jongliez avec la location résidentielle ou maisons de vacances, choisir le bon PMS vous permet de automatiser tous les processus et tâches répétitives.

OTA SYNC, un PMS tout-en-un, vous équipe d'outils et de solutions robustes pour :

🔥 Décrire les différents modes d'accès que les invités, les propriétaires et les propriétaires de portails de réservation peuvent avoir.

🔥 Définir une tarification dynamique en fonction de la demande, saisonnalité, et d'autres facteurs.

🔥 Obtenez réservations directes via le moteur de réservation que vous pouvez mettre en œuvre sur votre site internet.

🔥 Création factures illimitées où toutes les informations sont extraites automatiquement, vous devez donc simplement choisir le statut et insérer des services supplémentaires.

🔥 Gérer toutes les propriétés de un hub centralisé et ayez un aperçu clair de l'occupation, des paiements, etc., dans notre calendrier à code couleur par glisser-déposer.

🔥 Recevez des mises à jour et des notifications en temps réel en déplacement grâce à notre Mobile App, disponible pour iOS et Android.

Et ceci n'est qu'un aperçu de ce que OTA SYNC peut fournir.

Envie d'en savoir plus?

Commencez votre essai gratuit de 14 jours avec accès à toutes les fonctionnalités et rendre la gestion de plusieurs propriétés non seulement gérable mais également gratifiante.

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