Comment un logiciel de gestion hôtelière peut-il vous aider à améliorer votre entreprise

Comment un logiciel de gestion hôtelière peut-il vous aider à améliorer votre entreprise

Une idée fausse très répandue est que si vous dirigez un petit hôtel, vous pouvez tout faire vous-même et que vous n’avez pas besoin de beaucoup de technologie pour gérer votre entreprise.

Cela ne peut pas être plus éloigné de la vérité : petits hôtels faire face aux mêmes défis comme leurs homologues plus grands, mais à une plus petite échelle.

Vous devez également gérer les réservations et assurer des opérations quotidiennes efficaces tout en répondant aux besoins et à la satisfaction des clients, n'est-ce pas ?

La clé pour réussir rationaliser ces processus consiste à exploiter des outils puissants, tels que logiciel de gestion hôtelière.

Vous ne savez pas si vous en profiterez ? Lisez la suite pour en savoir plus à ce sujet logiciel robuste pour la gestion des petits hôtels.

Plongeons dedans!

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion hôtelière (HMS) ?

En termes simples, un logiciel de gestion hôtelière vous aide à rationaliser vos opérations quotidiennes.  

Il rassemble différents départements et services hôteliers en un seul lieu, faisant office de plaque tournante centrale de toutes les activités hôtelières.

logiciel de gestion hôtelière

Le logiciel de gestion hôtelière couvre toutes les opérations hôtelières du front et du back office de l'hôtel, Tels que:

  • Gestion des réservations, 
  • Attribution des chambres, 
  • Gestion du ménage, 
  • Point de vente (POS) l'intégration, 
  • Facturation et facturation, 
  • Gestion des invités, et
  • Rapports et analyses.

Grâce à ses fonctionnalités robustes, l'automatisation des opérations hôtelières permet d'accomplir les tâches plus rapidement et plus précisément. 

8 principaux types de logiciels de gestion hôtelière

Logiciel de gestion d'hôtel comprend de multiples solutions pour le bon fonctionnement de votre hôtel. Chaque solution répond à différents aspects des opérations hôtelières :

Système de gestion immobilière (PMS)—Représente le cœur des opérations hôtelières, gérant des tâches telles que les réservations, les enregistrements, les départs, l'attribution des chambres, la facturation, etc.

Moteur de réservation— Permet aux clients de réserver des chambres directement via le site Web de votre hôtel, éliminant ainsi le besoin de plateformes de réservation tierces.

Gestionnaire de canaux—À l'inverse, le Channel Manager vous aide à gérer votre disponibilité et vos tarifs sur diverses OTA et plateformes de réservation afin de maximiser la portée.

types de logiciels de gestion hôtelière

Gestion de la relation client (CRM)— Vous aide à suivre les préférences des clients, à gérer les programmes de fidélité et à personnaliser les communications avec les clients.

Logiciel de gestion des revenus— Vous aide à optimiser les stratégies de tarification en fonction de la demande, des taux d'occupation et des prix des concurrents afin de maximiser vos revenus.

Point de vente (POS)—Gérer les transactions dans divers points de vente d'hôtels tels que des restaurants, des bars, des boutiques de cadeaux, etc.

Logiciel de gestion de l'entretien ménager Rationalise les opérations d'entretien ménager en attribuant des tâches au personnel, en suivant l'état de propreté des chambres et en garantissant des délais d'exécution rapides.

Gestion des stocks— Aide à gérer et à suivre efficacement les actifs, les fournitures et les consommables de l'hôtel.

💡 Conseil de pro :

Bien qu'au départ vous n'ayez peut-être pas besoin de toutes les options mais plutôt d'une seule fonctionnalité, il serait judicieux de rechercher immédiatement un logiciel de gestion de petits hôtels qui comprend toutes ou la plupart des fonctionnalités.

À mesure que votre entreprise se développe, la demande augmentera également, et le fait de pouvoir mettre en œuvre immédiatement le système pour numériser les opérations de votre hôtel vous donnera un avantage concurrentiel.

Par exemple, avec OTA SYNC, vous pouvez s'occuper de la gestion complète de l'hôtel plutôt qu'une seule fonctionnalité.

De cette façon, vous aurez un aperçu clair de toutes les opérations sans changer d'onglet ou en utilisant des outils distincts pour obtenir le même résultat.

Comment un logiciel de gestion hôtelière peut-il améliorer votre entreprise de 8 manières étonnantes ?

Au lieu de simplement énumérer les avantages du système de gestion hôtelière, soyons pratiques et vérifions de quelle manière le logiciel peut améliorer la gestion de votre hôtel.

1. Automatisez les tâches opérationnelles 

Imaginez le scénario suivant : un client quitte une chambre d'hôtel. 

Sans le HMS, c'est-à-dire sans automatisation, le personnel de la réception :

  • Manuellement mettre à jour le statut de la chambre, 
  • Vérifiez la consommation du minibar, 
  • Calculez la facture et
  • Mettre à jour la disponibilité de la chambre pour le nettoyage.

L'accent est ici mis sur le manuel. Cependant, avec le HMS en place, voici comment se déroulerait l’automatisation :

Mise à jour de l'état de la chambre—Lorsque l'invité vérifie, le logiciel change automatiquement le statut de la chambre d'occupé à vacant dans le SPM.

Consommation du minibar— Le système suit la consommation du minibar et ajoute automatiquement ces frais à la facture de votre client en fonction de tarifs prédéfinis.

Facturation—Le système calcule la facture finale du client, y compris les frais de chambre, la consommation du minibar, les services supplémentaires utilisés pendant le séjour et les éventuelles réductions ou points de fidélité.

Mise à jour de disponibilité—Une fois la chambre vacante, le HMS met à jour la disponibilité de la chambre en temps réel sur votre site internet, moteur de réservation, et les OTA via le Channel Manager.

Avis d'entretien ménager—Le système demande au personnel d'entretien de nettoyer la chambre, garantissant ainsi un roulement efficace pour le prochain client.

L'accent est mis ici sur automatiquement.

Ainsi, le HMS fait gagner du temps, réduit erreur humaine, améliore l'efficacité, et améliore le expérience globale des clients

De plus, cela permet à votre personnel de se concentrer sur la fourniture d’un service exceptionnel plutôt que de s’enliser dans des tâches administratives.

2. Minimisez les risques de surréservation

Channel Manager, l'une des pierres angulaires des logiciels de gestion hôtelière, assure toutes vos canaux publicitaires, tels que les OTA, les systèmes GDS et votre site Web, sont synchronisés.

Qu'est-ce que cela signifie en pratique?

Lorsqu'un client réserve une chambre via une OTA, le Channel Manager met instantanément à jour la disponibilité des chambres sur tous les canaux connectés. 

Par exemple, si quelqu'un réserve une chambre sur Booking.com, le gestionnaire de canaux réduit immédiatement le nombre de chambres disponibles sur d'autres canaux et sur le site Web de votre hôtel.

Étant donné que le gestionnaire de canaux surveille la disponibilité en temps réel et synchronise automatiquement les modifications sur tous les canaux, le risque de surréservation est minime.

🔥 De plus, vous pouvez même définir des seuils pour chaque type de chambre. 

Lorsque les chambres disponibles atteignent un seuil prédéfini, le système peut arrêter d'autres réservations pour ce type de chambre afin d'éviter les surréservations.

🔥 En cas d'écarts ou de problèmes avec les mises à jour de l'inventaire, le Channel Manager peut alerter le personnel de l'hôtel immédiatement pour résoudre le problème rapidement.

💡 Conseil de pro :

OTA SYNCLe Channel Manager de dispose d'une connexion bidirectionnelle et s'intègre nativement à le SPM et Moteur de réservation, il synchronise donc tous les prix et réservations sur tous les canaux de vente et sur votre site.

3. Augmentez la visibilité en ligne

Le gestionnaire de chaîne n'est pas seulement pratique pour synchroniser toutes les informations de réservation, mais c'est aussi un grand atout pour promouvoir votre hôtel en ligne et une portée élargie.

Grâce à ses possibilités d'intégration, le bon Channel Manager peut connecter votre propriété à un grand nombre d'OTA, de systèmes GDS, de métamoteurs de recherche, etc.

rôle-du-channel-manager-dans-la-distribution-hôtelière

🔥 La publicité de votre hôtel sur des plateformes à fort trafic élargira votre portée et votre visibilité, vous permettra d'accéder à de nouveaux marchés et d'augmenter les réservations et les taux d'occupation.

🔥 De plus, la distribution multicanal vous permet de vous intégrer à des OTA internationales et de niche, d'attirer des clients de différentes régions et de cibler des segments de voyageurs spécifiques.

💡 Conseil de pro :

Avec OTA SYNC, vous pouvez facilement intégrer les principales OTA pour générer des réservations provenant de diverses sources et améliorer les flux de revenus.

Pour encore plus de personnalisation, vous pouvez utiliser notre Générateur de liens iCal pour partager facilement les données du calendrier sur différentes plates-formes et applications.

4. Boostez les réservations directes

Votre site Web est une autre « arme » puissante pour augmenter le taux de réservation de votre hôtel. 

Le plus grand avantage est que vous je n'ai pas à payer de commissions, comme vous le faites pour les OTA.

D’ailleurs, cela ne veut pas dire que vous ne devez pas utiliser les OTA mais plutôt combiner toutes les ressources dont vous disposez pour un impact maximal.

🔥 Mais revenons à réservations directes-Le moteur de réservation permet vous pouvez créer et personnaliser la page de réservation pour l'aligner sur votre marque et accroître sa notoriété.

avantages du moteur de réservation

🔥 De plus, la réservation directe est également bénéfique pour vos invités car ils peuvent voir immédiatement la disponibilité pour les dates sélectionnées. 

Ainsi, il leur suffit de remplir les données de réservation nécessaires et de réserver leur séjour dans votre hôtel.

💡 Conseil de pro :

OTA SYNCLe moteur de réservation de offre une interface conviviale permettant aux visiteurs de vérifier la disponibilité des chambres, de consulter les prix et d'effectuer des réservations sécurisées en temps réel. 

Vous pouvez aussi vous personnaliser la marque du système avec votre logo et vos couleurs et personnalisez les formulaires de réservation, les e-mails, les factures et les paramètres pour rendre votre marque reconnaissable.

5. Maximiser les revenus

Tout comme le Channel Manager, le moteur de réservation possède également plusieurs fonctionnalités. 

En plus d'être un excellent assistant pour envoyer des réservations directes, vous pouvez l'utiliser comme un source de revenus supplémentaire.

Le moteur de réservation vous permet de vente incitative ou vente croisée des services supplémentaires et proposer des promotions spéciales, des réductions, des codes promotionnels, etc.

moteur-de-réservation-pour-l'orthographe-et-la-vente-de-corss

💡 Conseil de pro :

Par exemple, OTA SYNC vous permet de vendre des services ou des commodités supplémentaires et d'utiliser codes promotionnels et de réduction pour dire « merci » ou attirer de nouveaux invités avec des offres promotionnelles.

codes-promotionnels-et-de-remise-ota-sync

6. Rationaliser la gestion financière

Au cœur de toute logiciel de gestion hôtelière c'est l'automatisation. 

En plus de l'automatisation des opérations quotidiennes, le HMS automatise la gestion financière en apportant des solutions pour :

  • Générez diverses factures directement à partir du système
  • Suivre les dépenses
  • Envoyez des rappels de paiement.

De plus, de nombreux systèmes de gestion hôtelière s'intègrent à un logiciel de comptabilité, permettant un transfert transparent de données financières telles que hausse du, les dépenses et les taxes.

🔥 Un grand avantage en matière de gestion financière est que le HMS peut s'intégrer à Passerelles de paiement.

Ils facilitent les paiements en ligne sécurisés, gèrent les préautorisations et traitent les remboursements efficacement pour simplifier le traitement des paiements.

🔥 Paiements OTA, par exemple, est un tel système : il vous permet de traiter instantanément des transactions en toute sécurité et de facturer automatiquement les cartes de crédit virtuelles.

En conséquence, vous pouvez enrichir l’expérience de paiement des invités.

De plus, OTA SYNC opère dans plus de 150 pays et prend en charge plusieurs devises, avec des mises à jour quotidiennes automatiques des taux de change.

7. Obtenez des informations précieuses et exploitables à partir des rapports

Naturellement, la gestion financière est indissociable des analyses et des rapports. 

Ainsi, les intégrations avec les systèmes comptables facilitent le reporting financier et garantissent la cohérence entre les enregistrements opérationnels et financiers.

De plus, le HMS fonctions de reporting fournissent des informations sur les performances des revenus, les taux d'occupation, le tarif journalier moyen (ADR) et les revenus totaux générés par période.

Outre les rapports sur les revenus, le HMS génère rapports financiers détaillés, y compris les états de profits et pertes, les bilans, les états des flux de trésorerie et les rapports d'occupation.

Tous ces rapports devraient vous aider identifier les axes d'amélioration et prendre des décisions commerciales éclairées.

💡Conseil de pro :

Saviez-vous que OTA SYNC offres avancées hausse du, finances et rapports internes à l'hôtel pour un aperçu complet de la santé financière et des indicateurs de performance de votre hôtel ?

rapports ota-sync

De plus, vous pouvez recevoir n'importe quel rapport par e-mail à la fréquence souhaitée sans vous connecter au système ni ajuster les paramètres manuellement.

8. Améliorer la communication avec les clients

Les logiciels de gestion hôtelière peuvent considérablement de renforcer communication avec les invités car il vous permet de :

  • Personnalisez les interactions, 
  • Rationalisez les processus de messagerie et 
  • Proposez des moyens efficaces d’interagir avec les clients avant, pendant et après leur séjour.

Plus important encore, cela montre que passer au numérique ne signifie pas nécessairement devenir froid ou impersonnel.

À vrai dire, j’ai le sentiment que l’adoption des méthodes numériques a stimulé notre créativité pour proposer des outils permettant aux clients de se sentir chez eux.

Alors, comment briser la glace avec vos invités ?

conseils-pour-une-bonne-communication-avec-les-invités

???? Astuce Pro:

OTA SYNC's Application invité coche toutes les cases ci-dessus et vous permet de vous adapter aux besoins de vos Clients et de personnaliser leur séjour en leur proposant :

  • Enregistrements rapides, 
  • Des recommandations personnalisées, et 
  • Notifications instantanées pour créer des interactions significatives et répondre rapidement à leurs besoins.

De plus, avec un message de bienvenue, de remerciement et une variété d'autres messages automatisés messages automatisés, vous pouvez améliorer leur expérience globale, depuis la réservation jusqu'aux commentaires après le séjour.

Comment pouvez- OTA SYNC Vous aider à améliorer la gestion de votre hôtel ?

Il y a un pouvoir particulier à avoir un contrôle plus grand et plus flexible sur votre hôtel, sachant que vous pouvez :

  • Contrôlez facilement toutes les fonctions du système de vue d'ensemble et 
  • Utilisez votre temps plus efficacement.

OTA SYNC, un logiciel complet pour la gestion des petits et grands hôtels, peut faire exactement cela et vous aider à :

🔥 VOIR PLUS vos réservations et propriétés multiples on un tableau de bord unique pour avoir des mises à jour et un statut en temps réel.

tableau de bord ota-sync

🔥 Gérez les factures récurrentes, la facturation fractionnée et la facturation des réservations de groupe de manière transparente pour faciliter la gestion financièret.

🔥 Bénéficiez de tarification dynamique et optimiser les prix en fonction saisonnalité, jours fériés, dates spéciales, taux d'occupation, etc., pour maximiser les revenus.

🔥 Soyez assuré de connaître votre les données sensibles sont sécurisées grâce à notre système entièrement conforme à la norme PCI DSS, soutenu par la tokenisation, le cryptage de bout en bout et d'autres normes de sécurité.

🔥 Et la liste est longue.

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