9 fonctions du système de gestion immobilière pour choisir le bon

Plusieurs éléments doivent être pris en compte lorsqu'on discute des fonctions d'un Système de gestion immobilière (PMS). 

Un bon PMS est tout aussi important que de disposer d’un personnel compétent pour gérer vos opérations. 

Il est crucial pour gérer les réservations, les enregistrements, les tâches ménagères et optimiser les activités qui génèrent des revenus et les tarifs des chambres. 

Le rêve de tout hôtelier est de rationaliser chaque partie de son flux de travail, rendant ainsi votre équipe plus efficace et augmentant ses revenus. 

En sachant quelles fonctions sont nécessaires, vous pouvez utiliser la technologie à votre avantage.

Dans cet article, nous énumérerons quelques fonctions clés pour vous aider à comprendre ce que votre logiciel doit inclure pour choisir le PMS adapté à votre entreprise.

Commençons!

Comment un système PMS peut-il aider votre entreprise ?

Un système de gestion immobilière (PMS) est un logiciel qui vous aide organiser, planifier et gérer les tâches quotidiennes de votre entreprise d'hébergement. 

Selon le logiciel, il peut gérer les réservations, les tâches de front et de back-office, la gestion des canaux et des revenus, la communication avec les clients, la maintenance, le ménage, etc.

Si le logiciel PMS est traditionnellement utilisé par les hôtels, il est désormais utilisé par différents types d'établissements, notamment :

• Hôtels
• Auberges
• Appartements
• Villas
• Maisons de vacances et locations de vacances
• Propriétés permanentes et résidentielles
• Logement étudiant, etc.

Vos besoins en logiciels différeront selon le type de propriété que vous gérez. 

De nombreux systèmes PMS vous permettent de choisir les modules et fonctions les mieux adaptés à la taille et au type de votre propriété.

La question est: Quels modules et fonctions vous conviennent le mieux ?

Examinons de plus près les principales caractéristiques et fonctions d'un système de gestion immobilière.

9 fonctions d'un bon système de gestion immobilière

1. Gestion des réservations

La gestion des réservations est un élément clé d'un système de gestion immobilière (PMS), car éviter la surréservation est crucial pour le bon fonctionnement de votre entreprise. 

Un bon système de gestion immobilière (PMS) vous permet de gérer les réservations des clients en ligne. 

Vous devriez être en mesure de gérer facilement les réservations en ligne, de suivre les détails de la réservation et les demandes spéciales, et de vérifier la disponibilité des chambres.

Lorsque vous choisissez un PMS, choisissez-en un qui : 

• Vous permet d'automatiser les tâches et de gérer les réservations depuis n'importe quel appareil, car les hôteliers modernes sont souvent en déplacement. 
• Il vous offre un superbe design, il est donc facile de voir et de rechercher des réservations en fonction de différents critères pour éviter de manquer des détails. 
• Pour les réservations de groupe, assurez-vous que le système peut gérer de grands groupes, y compris les blocs de chambres, l'envoi de liens de réservation et la gestion efficace des informations de facturation.

Astuce supplémentaire :

Avec OTA Sync's gestion de la propriété, vous pouvez facilement gérer vos opérations quotidiennes à partir d'un seul endroit.

Notre tableau de bord multi-propriétés vous permet de facilement gérer plusieurs propriétés à partir d’un tableau de bord centralisé.

Que vous gériez des hôtels, des auberges, des villas, des locations ou d'autres propriétés, le tableau de bord affiche toutes vos propriétés et des informations de réservation supplémentaires.

2. Moteur de réservation en ligne

Choisir un logiciel PMS avec un moteur de réservation qui ne facture pas de commissions peut être crucial pour la croissance de votre hôtel. 

Cela simplifie le processus de réservation et vous aide attirer plus de réservations directes et réduire la dépendance à l’égard des OTA. 

Cela donne aux hôtels plus de contrôle sur leur inventaire et leurs prix.

En plus de cela, cela facilite la réservation, réduit le recours aux agences de voyages en ligne (OTA) et augmente les revenus en évitant les frais intermédiaires.

Avec un PMS incluant un moteur de réservation, les soucis d’intégration sont minimisés. 

Assurez-vous que le moteur de réservation s'intègre parfaitement à votre site Web et à vos réseaux sociaux, en privilégiant un chargement rapide et une convivialité, en particulier sur les appareils mobiles.

Astuce supplémentaire :

Avec OTA Sync's moteur de réservation, vous pouvez permettre à vos clients de voir la disponibilité et les tarifs en direct, ainsi que des offres spéciales, pour booster les réservations directes sur votre site Web.

Connectez-le simplement à votre site Web, définissez votre offre et les informations que vous souhaitez afficher, et vous êtes prêt à partir.

3. La gestion des canaux

Une excellente fonction PMS qui peut vous aider à améliorer votre entreprise vous permet de partager votre inventaire sur les canaux de distribution en ligne et de synchroniser les informations avec votre PMS en temps réel. 

Un Channel Manager vous aide augmentez votre visibilité en ligne et apporter plus de réservations et profit. 

Que vous ayez besoin de mettre à jour la disponibilité ou de modifier les tarifs, vous pouvez tout faire dans votre PMS et le mettre à jour automatiquement sur tous les canaux de réservation. 

Ce qui est génial, c'est que les nouvelles réservations en ligne vont directement dans votre PMS, vous avez donc toujours le contrôle de votre occupation et pouvez agir rapidement si nécessaire. 

Vous devriez rechercher un gestionnaire de canaux ayant de solides relations bidirectionnelles avec les principaux agents de voyages en ligne (OTA) tels que Airbnb, Réservation, Expedia, les fournisseurs GDS, et plus encore.

Astuce supplémentaire :

Avec OTA Sync gestionnaire de canaux vous pouvez facilement gérer toutes vos annonces à partir d'un seul endroit.

Connectez et synchronisez simplement vos chaînes OTA et vous êtes prêt à partir.

4. Traitement des paiements

Si un PMS que vous envisagez ne dispose pas d'un processeur de paiement ou d'une passerelle de paiement acceptant diverses cartes de crédit ou s'intégrant à un système de point de vente (POS), vous devrez gérer les paiements manuellement. 

Cela implique des tâches telles que le reporting, les rapprochements et la gestion des rétrofacturations, qui augmentent toutes le risque d'erreurs lorsqu'elles sont effectuées manuellement et le nombre de tâches que vous devez effectuer.

Avoir un intégré processeur de paiement avec votre PMS peut vous aider à simplifier les paiements et la comptabilité des clients tout en garantissant des rapports plus précis. 

Cela vous aidera à supprimer les tâches inutiles afin que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites le mieux : gérer votre entreprise et améliorer votre service client.

Astuce supplémentaire :

Avec OTA Payments, une passerelle de paiement entièrement intégrée, vous pouvez traiter instantanément les paiements de manière automatisée en un seul clic.

Lorsque vos futurs invités effectuent une réservation, ils peuvent payer facilement et de manière fiable les frais d'hébergement et autres frais, tels que les taxes et les services supplémentaires.

5. Gestion de l’entretien ménager et de la maintenance

Lorsqu'un système de gestion immobilière comprend une fonction d'entretien ménager, des tâches telles que l'attribution du nettoyage des chambres au bon personnel et la mise à jour de l'état des chambres deviennent plus faciles. 

Un rapport de maintenance fait partie de cette fonctionnalité. 

Il garantit que les chambres d’hôtel disposent d’un approvisionnement suffisant en articles de toilette, savon, shampoing et serviettes propres. 

Cette fonctionnalité permet au personnel d’entretien de gérer efficacement l’état des chambres et de garantir que les clients disposent des fournitures de salle de bain nécessaires.

Le OTA Sync PMS, vous pouvez affecter des employés au nettoyage de pièces spécifiques. 

Créez simplement un rapport de maintenance de ce qui doit être modifié ou nettoyé, et vous pourrez facilement imprimer ce rapport et le fournir à vos femmes de ménage. 

Une fois qu'ils ont terminé leurs tâches, vous pouvez mettre à jour les statuts des chambres, simplifiant ainsi l'enregistrement des invités.

6. Gestion des invités

Un service personnalisé joue un rôle essentiel dans la fidélisation de la clientèle au sein du secteur hôtelier. 

Les profils d'invités et les outils d'engagement peuvent vous aider personnalisez vos services pour répondre aux préférences et aux exigences de chaque client, en garantissant que chaque client se sente valorisé et respecté. Cette approche personnalisée améliore l'expérience client globale, augmentant la probabilité de réservations répétées et de commentaires positifs.

Optez pour une solution offrant une fonctionnalité de messagerie et capacités de vente incitative pour rationaliser ce processus, offrir un service client exceptionnel et augmenter les revenus grâce à des mises à niveau et des services supplémentaires.

En offrant un service personnalisé, vous pouvez cultiver un sentiment de fidélité et d'appartenance parmi les clients, conduisant à une fidélité accrue des clients et à des références positives de bouche à oreille.

Astuce supplémentaire : Avec OTA Sync, vous pouvez fournir des services personnalisés à vos clients, optimiser les prix des menus et les attirer avec des ventes incitatives tout en générant plus de revenus pour votre hôtel.

Pour tout faciliter, vous pouvez également leur envoyer un email de confirmation ou une facture directement depuis l'application.

7. Gestion des revenus

La gestion des revenus est l'une des fonctionnalités les plus critiques, car un hôtel ou toute entreprise ne peut pas prospérer sans gagner de l'argent. 

Un bon PMS devrait simplifier la gestion des revenus en vous aidant à obtenir des réservations directes et à augmenter vos bénéfices en réduisant les coûts. 

Recherchez des fonctionnalités de reporting qui vous permettent de voir et d'analyser si votre stratégie est efficace.

Avec la possibilité de voir et d’analyser les résultats, vous pouvez facilement modifier votre stratégie de revenus selon vos besoins. 

Cela inclut la gestion des tarifs de groupe, des forfaits et des tarifs personnalisés.

8. Rapports et analyses

Les rapports sont des éléments fondamentaux d’un système de gestion immobilière. 

Ils fournissent des données précieuses pour améliorer les performances de votre propriété et vous aider à prendre des décisions intelligentes.

Vos magasins PMS détails de la réservation, tarifset données d'occupation, ce qui facilite la génération de rapports.

Ces rapports couvrent divers aspects des opérations hôtelières, depuis les revenus et les taux d'occupation jusqu'à la satisfaction des clients et l'efficacité opérationnelle, offrant une vue complète de vos performances.

Choisissez un outil qui facilite la gestion des données et le reporting Easy et vous permet de personnaliser les rapports et accédez aux données en temps réel. 

Avec un PMS basé sur le cloud, vous pouvez facilement accéder à ces données, répondre aux changements de demande, ajuster les stratégies et optimiser les opérations pour augmenter les revenus et l'efficacité.

Assurez-vous que le système vous permet de définir des mesures cibles afin que vous puissiez suivre les progrès vers vos objectifs commerciaux.

Astuce supplémentaire :

Imaginez que vous faites la publicité de vos propriétés en utilisant des canaux OTA tels qu'Airbnb, Booking et autres.

Avec OTA Sync Statistiques, vous pouvez facilement suivre vos performances en temps réel, créer des rapports et comprendre quel canal vous apporte le plus de réservations et de revenus.

Vous pouvez également analyser les performances mois après mois et découvrir de quels pays vous avez le plus d'arrivées.

Sur la base de cette reconnaissance, vous pouvez adapter vos stratégies et diffuser des annonces dans ces pays pour maximiser vos réservations.

9. Capacités d'intégration

Une communication efficace avec d'autres systèmes hôteliers et des applications tierces est essentielle pour améliorer l'efficacité du flux de travail. 

Le PMS moderne vous permet de vous connecter à divers systèmes, tels que les plateformes POS (point de vente), CRM (gestion de la relation client) et de gestion des canaux.

Assurez-vous que votre PMS est équipé de nombreuses fonctionnalités et d'une interface conviviale, qui peuvent améliorer considérablement l'efficacité opérationnelle et améliorer la satisfaction des clients dans les hôtels modernes.

Astuce supplémentaire :

Vous pouvez intégrer OTA Sync avec diverses plates-formes facilement et gérez les données ou les fonctions dont disposent vos clients directement depuis l'application.

Choisissez simplement de personnaliser les widgets natifs que nous proposons ou d'utiliser notre API pour développer votre propre solution.

Choisissez le meilleur système de gestion immobilière

Le choix du meilleur système de gestion immobilière répondre à vos besoins peut être une étape cruciale dans la gestion de votre activité hôtelière.

Tous les logiciels de gestion immobilière ne sont pas identiques. 

Si vous ne savez toujours pas quel PMS choisir, consultez cet article sur le 7 meilleurs systèmes de point de vente pour hôtels pour vous aider à choisir la solution idéale pour votre entreprise. 

Les systèmes modernes combinent de nombreuses fonctions dans un seul logiciel pour rendre la gestion des clients et de l'hôtel plus facile et plus fluide.

C'est comme ça OTA Sync a été fondée – pour aider les hôteliers et les gestionnaires de location à obtenir tout ce dont ils ont besoin pour leur bien locatif en un seul endroit.

En plus de vous fournir chacune de ces fonctions, OTA Sync t'aide:

• Effectuez des opérations de facturation avancées et divisez-les ou fusionnez-les par article, chambre, invité, montant, etc.
• Configurez facilement différentes taxes, en vous adaptant aux différents marchés pour éviter les litiges juridiques.
• Effectuez la fiscalisation et automatisez la communication avec les machines fiscales numériques et les taxes gouvernementales.
• Vérifiez la caisse enregistreuse au début et à la fin de chaque journée pour voir les revenus, les dépôts, les retraits, etc.

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