Sistema POS per hotel: tutto ciò che devi sapere

Le aziende del settore dell’ospitalità devono adattarsi per rimanere competitive e soddisfare le richieste dei clienti. 

Un sistema POS per hotel potente ed efficiente è essenziale per raggiungere questo obiettivo. 

Se stai pensando di investire in uno di essi o semplicemente desideri saperne di più sulle caratteristiche e sui vantaggi del suo utilizzo, ti ascoltiamo.

Continua a leggere saperne di più su un sistema POS per hotel e i modi in cui può automatizzare le tue operazioni.

Cos'è un sistema POS per hotel?

Un sistema POS per hotel (sistema punto vendita) è un software che semplifica e gestisce le transazioni negli hotel e in altre attività ricettive, come ristoranti, caffè, bar e negozi di articoli da regalo. 

Ti permette di gestire l'inventario, elaborare gli ordini degli ospiti e tenere traccia delle vendite e dei ricavi. 

Inoltre gestisce le prenotazioni degli ospiti, prenotazioni e altri aspetti delle operazioni alberghiere. 

Ad esempio, se il tuo ospite ha prenotato alcuni servizi o comfort del tuo hotel, il sistema POS aggiungerà automaticamente ogni acquisto al conto finale.

Pertanto, l'ospite può pagare tutti i servizi addebitati al momento del check-out.

Inoltre, un sistema POS può fornire preziosi informazioni sui modelli di vendita e le preferenze degli ospiti, aumentando le tue entrate.

8 vantaggi principali dei sistemi POS per hotel

✨ Maggiore efficienza – I clienti possono effettuare ordini in modo rapido e semplice e il personale può elaborarli in modo più efficiente. 

Un risultato? Tempi di attesa più brevi e un'esperienza cliente complessivamente migliore.

✨ Ordini accurati –  I sistemi POS degli hotel aiutano a eliminare l'errore umano durante l'inserimento degli ordini, con il risultato di ordini più accurati e clienti più soddisfatti.

✨ Gestione dell'inventario – Ti aiuta a tenere traccia dei livelli di inventario, monitorare i livelli delle scorte e automatizzare i processi di ordinazione per garantire che il ristorante o il negozio non rimangano mai senza articoli popolari.

✨Reporting e analisi – Consentono di generare report su vendite, inventario e costi di manodopera, che possono aiutarti a prendere decisioni informate sul personale e sui prezzi.

✨ Pagamenti più veloci – Gli ospiti possono pagare facilmente i propri ordini utilizzando vari metodi di pagamento, tra cui carte di credito e debito, pagamenti mobili e altro ancora.

✨ Maggiore sicurezza – I sistemi POS possono aiutare a prevenire frodi e furti monitorando i pagamenti e il flusso di cassa.

✨ Sincronizzazione in tempo reale – Sincronizza le informazioni in tempo reale su più dispositivi in ​​modo che tutto il personale possa accedere agli stessi dati. 

✨Opportunità di upselling – Ti consente di evidenziare ulteriori prodotti o servizi che gli ospiti potrebbero essere interessati ad acquistare, con conseguente aumento delle entrate e una migliore esperienza del cliente.

La classificazione principale dei sistemi POS

Sebbene esistano diversi modi per dividere e classificare i sistemi POS, rientrano tutti in due categorie principali: sistemi tradizionali, noti anche come sistemi POS basati su legacy o sistemi on-premise, e quelli basati su cloud.

I sistemi POS tradizionali salvano i dati su un server locale, richiedono un investimento considerevole e non sono sufficientemente flessibili per essere aggiornati con nuove funzionalità. 

D'altra parte, i sistemi basati su cloud utilizzano la tecnologia cloud per archiviare ed elaborare i dati e puoi accedervi da qualsiasi luogo tramite una connessione Internet.

Inoltre, sono più convenienti poiché non è necessario investire in hardware pesante. 

5 tipi di sistemi POS basati sulle funzionalità

A seconda di la loro funzionalità, i sistemi POS possono anche rientrare nelle seguenti categorie:

• Sistemi POS di base – Soddisfare le piccole imprese e offrire funzionalità come la gestione dell'inventario, il monitoraggio delle vendite e la reportistica di base.

Ad esempio, consentono ai gestori degli hotel di farlo gestire le tabelle e tenerne traccia di quali tavoli sono occupati e per quanto tempo.

• Sistemi POS aziendali –  Offri funzionalità avanzate di reporting e analisi e supporta più tipi di pagamento e valute, oltre al supporto multilingue.

Se un hotel dispone di più ristoranti, bar o altri punti vendita di cibo e bevande, può utilizzare questo tipo di POS gestirli tutti da un'unica piattaforma, inclusa la gestione dei menu, l'elaborazione degli ordini, ecc.

• Sistemi POS integrati – Fornire integrazioni con altre app software aziendali come contabilità o CRM, offrendo approfondimenti più completi sulle operazioni aziendali.

Ad esempio, se un ospite ordina un particolare tipo di vino, l'hotel può utilizzare tali informazioni per consigliare vini simili in futuro.

• Sistemi POS mobili – Consentire che le transazioni avvengano su dispositivi mobili, come tablet e smartphone.

Supponiamo che i tuoi ospiti siano a bordo piscina e vogliano bere qualcosa. 

Con il POS mobile non è necessario recarsi al ristorante o al bar perché il personale può prendere gli ordini e elaborare i pagamenti sul posto.

• Chioschi self-service – Consentire agli ospiti di effettuare i propri ordini e pagare i propri acquisti senza l'aiuto di un cassiere.

Inoltre, puoi utilizzarli per il check-in e il check-out degli ospiti, consentendo agli ospiti di bypassare la reception e completare questi processi in modo indipendente. 

Puoi anche visualizzarli in aree ad alto traffico come le hall degli hotel e mostrare contenuti informativi come mappe, servizi dell'hotel o programmi di eventi. 

9 caratteristiche indispensabili di un sistema POS per hotel

Poiché i sistemi POS sono disponibili in molte forme e dimensioni, è importante verificare quali caratteristiche e funzionalità sono necessarie nel tuo hotel.

Oltre alle funzioni di base, come fatturazione e fatturazione, ci sono caratteristiche aggiuntive dovresti prestare attenzione.

1. Facile implementazione e utilizzo 

Lo scopo principale dell'utilizzo di un sistema POS è automatizzare attività e processi specifici. Pertanto, il tuo POS dovrebbe essere facile da implementare in modo che la formazione del personale non richieda troppo tempo. 

Inoltre, dovrebbe essere intuitivo e facile da usare, consentendo al personale e agli ospiti di utilizzarlo facilmente.

2. Gestione delle scorte

Un buon sistema POS dovrebbe permettertelo tenere traccia dei livelli di inventario per le voci di menu e altri prodotti, facilitando il riordino e il rifornimento degli articoli quando necessario.

In questo modo eviterai di rimanere senza prodotto.

3. Elaborazione dei pagamenti

Il POS dovrebbe supportare una varietà di metodi di pagamento, comprese carte di credito e debito, pagamenti mobili e buoni regalo.

I sistemi POS più avanzati consentono anche di gestire e dividere le fatture. 

Questa funzione è utile quando hai un gruppo di ospiti che mangiano insieme e vogliono dividere il conto o se due persone condividono la stanza, ma uno di loro fa il check-out prima e vuole pagare solo la sua parte del conto.

💡 Suggerimento:

Pagamenti OTA è un gateway di pagamento completamente integrato che utilizza l'automazione per elaborare istantaneamente le transazioni con un solo clic. 

Si collega a tutti i principali gateway di pagamento, consentendoti di accettare i pagamenti online degli ospiti più valute e attraverso vari canali, tra cui online, in negozio o mobile.

4. Misure di sicurezza

Considerando che un POS tratta informazioni altamente sensibili sugli ospiti, dovresti assolutamente prestare attenzione ad esse misure di sicurezza per evitare il rischio di frode, furto, ecc. 

Pertanto, controlla le sue possibilità di autenticazione, crittografia e aggiornamenti regolari del software.

💡 Suggerimento:

OTA SYNC is Conforme PCI DSS e PSD2 e protegge la tua azienda dalle frodi sui pagamenti con carta con l'autenticazione 3D Secure per tutte le transazioni online.

Per di più, la crittografia SSL a 256 bit trasmette tutti i dati in modo sicuro e aggiuntivi tokenizzazione opzioni significano OTA SYNC non memorizza i tuoi dati grezzi.

5. Programmi di fidelizzazione

Dovresti essere in grado di combinare il tuo POS con programmi fedeltà per incentivare la fedeltà dei clienti offrendo premi e sconti ai clienti abituali.

Ad esempio, puoi offrire check-in e check-out posticipati, una notte extra gratuita, un upgrade gratuito della camera d'albergo, il servizio in camera gratuito, ecc. 

In questo modo, puoi creare un approccio incentrato sul cliente e spingerli a spendere di più, favorendo al tempo stesso la fidelizzazione dei clienti.

6. Customer Relationship Management (CRM)

Avere una funzionalità CRM ti consente di archiviare i dati dei clienti e comunicare con loro tramite e-mail o altri sistemi di messaggistica.

Inoltre, l’accesso a tali dati può aumentare e personalizzare l'esperienza dell'ospite e rendere le tue campagne di marketing più personalizzate e, quindi, efficienti.

💡 Suggerimento:

Con la sua funzione di messaggistica automatizzata, OTA SYNC ti consente di inviare email automatiche dopo la prenotazione, prima dell'arrivo, dopo la partenza e di buon compleanno.

Inoltre, puoi utilizzare codici promozionali e sconti per dire “grazie” o attirare nuovi ospiti con offerte promozionali.

7. POS predisposto per dispositivi mobili

I sistemi POS mobili eliminano la necessità di un terminale fisso, consentendo al personale di servire gli ospiti da qualsiasi punto dell'hotel.

Inoltre, è possibile ridurre la necessità di hardware costoso.

💡 Suggerimento:

OTA SYNC viene fornito con un pratico Mobile App che supporta iOS e Android, consentendo al personale e agli ospiti di eseguire attività, richieste e transazioni in movimento.

8. Reporting e analisi

I sistemi POS dovrebbero essere in grado di generare informazioni dettagliate rapporti su vendite, inventario e altro chiave metrica per aiutarti a prendere decisioni informate sulle operazioni e sulla strategia.

9. Integrazioni

È essenziale che il POS di un hotel disponga di opzioni di integrazione poiché ciò gli consente di funzionare con altri sistemi per migliorare la funzionalità e semplificare le varie operazioni dell'hotel.

Pertanto, puoi connettere il tuo POS a varie piattaforme di contabilità, CRM e altre piattaforme. 

Tuttavia, uno dei più importanti integrazioni è quello con sistemi di gestione della proprietà alberghiera (PMS) perché consente una perfetta integrazione dei dati e delle transazioni dei clienti.

💡 Suggerimento:

Oltre a fornire integrazioni con vari OTA, CRM, software di automazione, ecc., OTA SYNC ha anche integrazioni con:

• Sistemi di pagamento multipli, come Stripe, PayPal, FlutterWave, ecc.
• Sistemi POS, come Octopos, eBar, Allegra, Aria, ecc.

In cosa differiscono un PMS e un POS?

Un PMS e un POS sono due diversi tipi di software nel settore dell'ospitalità. 

Sebbene entrambi i sistemi siano fondamentali per la gestione delle operazioni di un hotel, hanno scopi e funzioni diversi.

Una sindrome premestruale gestisce prenotazioni, prenotazioni, operazioni di reception, pulizie e contabilità. 

Quindi, serve come il sistema di gestione centrale per gli hotel che utilizzi per gestire i dati degli ospiti, le tariffe delle camere, gli orari delle pulizie e altro ancora.

Inoltre, ti aiuta a migliorare il servizio clienti, aumentare l'efficienza operativa e gestire processi contabili come fatturazione e gestione delle entrate.

Un sistema POS, invece, gestisce le transazioni che avvengono nei vari reparti dell'hotel. 

In genere, utilizzerai un sistema POS in ristoranti, bar, negozi di articoli da regalo e altre aree in cui i clienti effettuano acquisti. 

Consente al tuo personale di elaborare gli ordini, gestire l'inventario e tenere traccia dei pagamenti. 

Inoltre, ti aiuta a semplificare le operazioni del tuo hotel, a migliorare l'accuratezza degli ordini e a offrire una migliore esperienza al cliente.

Sebbene i sistemi PMS e POS abbiano funzioni diverse, puoi integrarli per condividere dati e fornire una visione più completa delle operazioni di un hotel.

Bonus: 4 migliori sistemi POS per hotel

Come regalo speciale, condivideremo i 4 migliori sistemi POS per hotel, fornendo funzionalità e implementazioni diverse:

1. OTA SYNC - Un all-in-one PMS basato sul cloud centralizzare le operazioni alberghiere quotidiane, la fatturazione e la fatturazione.

Sebbene non sia un POS, include integrazioni con vari sistemi POS, soluzioni ERP e strumenti di reporting da fornire una panoramica completa delle prestazioni dell'hotel.

2. Invu POS – Un sistema basato su cloud per le attività di ospitalità e di servizi di ristorazione, come ristoranti, caffè e bar. 

Fornisce funzionalità come la gestione delle tabelle, il monitoraggio dell'inventario, la creazione di report in tempo reale, la gestione dei clienti e la gestione dei dipendenti.

3. Lightspeed – Una piattaforma POS ed e-commerce basata su cloud per le attività di vendita al dettaglio e di ospitalità. 

Fornisce una soluzione di gestione aziendale completa, inclusa la gestione dell'inventario, CRM, contabilità e analisi.

4. POS quadrato – Un sistema di elaborazione dei pagamenti e di lettura di carte mobile per le piccole imprese. 

Offre una gamma di funzionalità per aiutare a gestire le vendite, l'inventario e le informazioni sui clienti.

Wrapping It Up

Un sistema POS per hotel lo è uno strumento fondamentale per le imprese nel settore dell'ospitalità, permettendoti di:

• Semplificare le operazioni, 
• Gestire l'inventario e 
• Migliora l'esperienza del cliente. 

Quando scegli un sistema POS per hotel, assicurati di considerare le tue esigenze aziendali specifiche, il comportamento dei clienti, la sicurezza e le opzioni di integrazione necessarie.

E se stai ancora cercando una soluzione affidabile, ti suggeriamo OTA SYNC. ?

Come si combina un sistema POS per hotel con il OTA SYNC sindrome premestruale?

OTA SYNC è una soluzione PMS onnicomprensiva che semplifica le operazioni quotidiane e le attività ripetitive e banali.

Oltre a fornire funzionalità PMS standard, come Channel Manager ed Motore di prenotazione, per automatizzare le operazioni quotidiane ed espandere la tua portata, OTA SYNC consente di connettersi a vari sistemi POS e:

🔥 Crea fatture in 2 click il sistema estrae tutte le informazioni automaticamente, quindi devi solo scegliere lo stato e inserire servizi aggiuntivi se necessario.

🔥 Esegui operazioni di fatturazione avanzate e dividere e unire per articolo, camera, ospite, importo, ecc.

🔥 Do Fiscalizzazione e avere una comunicazione automatizzata con le tasse governative e le macchine fiscali digitali.

🔥 Ottieni un panoramica del registratore di cassa all'inizio e alla fine della giornata e vedere entrate, depositi, prelievi, ecc.

🔥 Tieni traccia di tutte le tue spese nella proprietà in modo da conoscere le entrate nette effettive.

🔥 Accedi alle funzionalità Premium, come la soluzione di gestione SPA e benessere, che consente di pianificare appuntamenti, gestire clienti e allocare risorse.

🔥 Facilmente istituire tasse diverse specifici per i diversi mercati.

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