Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione alberghiera?

Il ruolo trasformativo del software del sistema di gestione alberghiera (HMS) ha avuto un grande impatto sul funzionamento del settore dell’ospitalità.

Non solo un sistema di gestione alberghiera facilita e automatizzare le operazioni alberghiere quotidiane, ma contribuisce anche a un'esperienza migliorata per gli ospiti.

E questo è solo l'inizio delle possibilità quasi infinite che il software HMS può offrire alle tue attività di ospitalità.

Vuoi saperne di più tutti i vantaggi di un sistema gestionale alberghiero?

Immergiamoci allora!

Che cos'è un sistema di gestione alberghiera (HMS)?

Un sistema di gestione alberghiera (HMS) è un soluzione software onnicomprensiva per snellire e ottimizzare le attività operative e amministrative all'interno di una struttura alberghiera o ricettiva.

Integra vari moduli per:

• automatizzare i processi chiave, 
• migliorare i servizi per gli ospiti e 
• facilitare una gestione efficiente delle risorse.

I 5 principali vantaggi di un sistema di gestione alberghiera 

1. Esperienza degli ospiti migliorata 

Migliorare l’esperienza degli ospiti è uno dei vantaggi più importanti dell’HMS. Ad esempio, gli ospiti possono prenotare le loro camere tramite telefoni cellulari e siti web.

Inoltre, con un sistema di prenotazione online intuitivo, possono navigare facilmente tra le tipologie di camere, le date disponibili e i prezzi.

1.1. Esperienza pre-arrivo fluida

Soddisfare i tuoi ospiti e offrire loro la migliore esperienza non dovrebbe durare solo durante il loro soggiorno nel tuo alloggio.

Attraverso la comunicazione automatizzata via email, gli ospiti possono ricevere conferma della loro prenotazione, liste di controllo prima dell'arrivo e informazioni sulle attrazioni locali. 

A seconda dell'HMS che scegli, puoi personalizzare la tua comunicazione con gli ospiti e fornire un'esperienza più accogliente per far sentire gli ospiti apprezzati e apprezzati.

1.2. Assegnazione della stanza

Con l'assegnazione automatizzata delle stanze, gli ospiti possono ottenere stanze in base alle loro preferenze e ai soggiorni precedenti. 

Questa tecnologia ti consente di fornire un'esperienza più personalizzata per ciascun ospite, offrendo servizi, tipologie di camere e posizioni che meglio si adattano alle loro esigenze.

💡ProTip

OTA SYNC, un HMS tutto in uno, viene fornito con il motore di prenotazione a ottenere prenotazioni dirette dal tuo sito web con zero commissioni.

Pertanto, gli ospiti possono verificare la disponibilità delle camere, visualizzare i prezzi e completare prenotazioni sicure in tempo reale.

2. Gestione efficiente della stanza

La gestione della camera si riferisce a coordinare le attività di pulizia e manutenzione per garantire che le camere siano pulite, ben tenute e disponibili per gli ospiti in tempo.

• Aggiornamenti sullo stato delle camere in tempo reale – Contrassegnare le stanze come pulite, sporche o bisognose di manutenzione.
• Assegnazione dei compiti e definizione delle priorità – Il sistema assegna le attività di pulizia al personale addetto alle pulizie in base allo stato della camera, all'occupazione e alle preferenze degli ospiti. 
• App per le pulizie mobili - App mobile integrato con l'HMS consente al personale addetto alle pulizie di:

• ricevere incarichi di compiti, 
• aggiornare gli stati delle camere e 
• comunicare con la reception in tempo reale. 

In definitiva, esso migliora l’efficienza e la reattività.

• Gestione dell'inventario per le forniture domestiche – Gli avvisi automatici possono avvisare il personale quando le scorte stanno per esaurirsi, prevenendo ritardi nei processi di pulizia.
• Integrazione con le preferenze dell'ospite – Si integra con i profili e le preferenze degli ospiti, consentendo al personale addetto alle pulizie di personalizzare la configurazione della camera in base alle esigenze dei singoli ospiti. 

Ciò può includere fattori come la temperatura della stanza, la scelta dei servizi o richieste specifiche di biancheria da letto.

3. Elaborazione dei pagamenti senza interruzioni

L'integrazione con i sistemi POS te lo consente gestire vari flussi di entrate senza soluzione di continuità, compresi ristoranti, servizi termali, ecc., e semplificare il monitoraggio e il reporting finanziario.

Inoltre, questo non solo offre comodità ma anche garantisce la sicurezza delle informazioni finanziarie sensibili.

💡ProTip

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4. Rapporti e analisi robusti

A seconda della complessità dell'HMS, puoi ottenere report dettagliati su vari aspetti delle operazioni alberghiere:

• Tassi di occupazione,
• Tariffe per camere 
• Reddito, 
• Dati demografici degli ospiti, ecc.

Puoi prendere decisioni informate che migliorano le operazioni e promuovono la crescita dei ricavi sfruttando dati e approfondimenti.

Inoltre, puoi utilizzare i dati per identificare tendenze, fare previsioni e creare campagne di marketing mirate che attraggono e trattengono gli ospiti. 

Ad esempio, se un hotel registra tassi di occupazione bassi durante i giorni feriali, puoi utilizzare queste informazioni per creare promozioni che incentivano i viaggiatori a prenotare durante la settimana.

5. Gestione centralizzata dei dati

La centralizzazione dei dati gioca un ruolo fondamentale miglioramento dell’efficienza operativa, servizi per gli ospiti e prestazioni aziendali complessive.

Con i dati centralizzati, gli aggiornamenti e le modifiche apportate in una parte del sistema si riflettono sull'intera piattaforma in tempo reale. 

Inoltre, la gestione centralizzata dei dati garantisce che tutte le informazioni relative alla prenotazione vengano inviate un database unificato, riducendo il rischio di overbooking e doppia prenotazione.

8 fattori da considerare quando si sceglie un sistema di gestione alberghiera

Quando si sceglie l'HMS giusto per il tuo immobile, dovresti considerare alcuni fattori.

1. Dimensioni e tipologia dell'hotel

Le dimensioni e la tipologia dell’hotel giocano un ruolo cruciale nel determinare l’HMS appropriato poiché i boutique hotel più piccoli hanno esigenze diverse rispetto ai grandi resort.

Così, scegli l'HMS scalabile per adattarsi alle dimensioni e alla complessità della tua proprietà.

2. Numero di stanze

Il numero di stanze direttamente incide sulla complessità delle operazioni, quindi gli hotel più grandi con numerose camere potrebbero richiedere un sistema più robusto che gestisca in modo efficiente:

• elevati volumi di prenotazioni, 
• check-in e 
• check-out. 

D’altro canto, agli alberghi più piccoli potrebbero andare bene anche soluzioni più semplici.

3. Integrazioni

L'HMS dovrebbe integrarsi perfettamente con gli altri sistemi del tuo hotel, come i sistemi POS (Point of Sale), i software di contabilità e gli strumenti CRM.

Inoltre, dovrebbe anche fornire molte integrazioni con le agenzie di viaggio online (OTA), canali di prenotazione, ecc., a amplia la tua portata e rendi la tua struttura più visibile.

L'integrazione è davvero importante perché garantisce un flusso regolare di informazioni tra i diversi dipartimenti, riducendo al minimo l'immissione manuale dei dati ed riducendo il rischio di errori.

4. Interfaccia utente e facilità d'uso

L'interfaccia utente dovrebbe essere intuitiva e facile da usare in modo che i membri del personale, soprattutto alla reception, possano farlo navigare facilmente nel sistema. 

Inoltre, un'interfaccia ben progettata si accorcia il processo di onboarding e i tempi di formazione.

5. Assistenza clienti efficiente

L'integrazione e la connessione del sistema del tuo hotel a un nuovo HMS, la migrazione dei dati, ecc. sono tutte attività che richiedono molto tempo e richiedono molti passaggi e indicazioni. 

Ecco perché è fondamentale averlo servizio clienti tempestivo questo non lascia i tuoi clienti indugiare troppo a lungo alla ricerca di una risposta o di assistenza. 

Il livello di supporto e formazione fornito dall'HMS è vitale per la sua implementazione e sfruttamento di successo.

6. Opzioni di personalizzazione

I principali sistemi di gestione alberghiera condividere funzionalità ad esempio gestore di canale, gestione delle prenotazioni, integrazione POS, ecc.

Però, i non lo sono tutti flessibile per quanto riguarda personalizzazione e personalizzazione. Ancora una volta, a seconda delle dimensioni e dei requisiti della tua proprietà, controlla se l'HMS desiderato può aiutarti a includere:

• consigli personalizzati, 
• offerte esclusive, 
• pacchetti su misura in linea con le preferenze degli ospiti, ecc.

7. Costo e ritorno sull'investimento (ROI)

Considerare il costo complessivo dell'implementazione e della manutenzione dell'HMS e valutare la struttura dei prezzi, inclusi i costi iniziali, le tariffe di abbonamento e i costi aggiuntivi. 

Inoltre, valutare il potenziale ROI analizzando il contributo apportato dall'HMS maggiore efficienza, generazione di entrate e maggiore soddisfazione degli ospiti.

8. Sicurezza e conformità

Essere nel settore dell'ospitalità significa gestire molti dati e informazioni sensibili come informazioni sugli ospiti e transazioni finanziarie.

Pertanto, il tuo HMS dovrebbe fornire solide funzionalità di sicurezza, tra cui crittografia e controlli di accesso, per salvaguardare i dati sensibili.

Inoltre, l'HMS deve rispettare gli standard e le normative di settore come le leggi sulla protezione dei dati.

Wrapping It Up

L'HMS va oltre l'assistenza operativa di base, offrendo una soluzione olistica migliora le esperienze degli ospiti, ottimizza l'utilizzo delle risorse e contribuisce al successo complessivo.

Sfortunatamente, questa forza di abbracciare con successo vari settori e aree lo è una grande sfida per molti sistemi HMS contemporaneamente.

Questo è il motivo per cui molti gestiscono solo una o poche funzionalità HMS e non forniscono un'esperienza onnicomprensiva.

Tuttavia, questo non è il caso di uno strumento HMS: OTA SYNC.

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OTA SYNC è un sistema di gestione alberghiera all-in-one basato sul cloud che offre un'esperienza completa agli ospiti: prima, durante e dopo l'arrivo.

Per di più, OTA SYNC is ricco di funzionalità robuste a automatizzare e semplificare operazioni e attività.

Così, come puoi trarne vantaggio OTA SYNC?

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