Een veel voorkomende misvatting is dat als je een klein hotel runt, je alles zelf kunt doen en dat je niet veel technologie nodig hebt om je bedrijf te runnen.
Dit kan niet verder van de waarheid zijn: kleine hotels staan voor dezelfde uitdagingen als hun grotere tegenhangers, alleen op kleinere schaal.
U moet ook reserveringen beheren en zorgen voor een efficiënte dagelijkse bedrijfsvoering, terwijl u tegelijkertijd tegemoetkomt aan de behoeften en tevredenheid van de gasten, toch?
De sleutel tot succes het stroomlijnen van deze processen ligt in het benutten van krachtige tools, zoals hotelbeheersoftware.
Weet u niet zeker of u er baat bij zou hebben? Lees verder om hier meer over te weten te komen robuuste software voor klein hotelbeheer.
Laten we erin duiken!
Wat is hotelmanagementsoftware (HMS)?
Simpel gezegd helpt hotelbeheersoftware u bij het stroomlijnen van uw dagelijkse activiteiten.
Het brengt verschillende hotelafdelingen en -diensten op één plek samen en fungeert als dé centrale hub voor alle hotelactiviteiten.
Software voor hotelbeheer alle hotelactiviteiten aan de front- en backoffice van het hotelZoals:
- Reserveringsbeheer,
- Kamertoewijzing,
- Huishoudelijk beheer,
- Verkooppunt (POS) integratie,
- Facturering en facturatie,
- Gastenbeheer, en
- Rapportage en analyse.
Dankzij de robuuste functionaliteiten leidt automatisering van de hotelactiviteiten tot een snellere en nauwkeurigere taakvoltooiing.
8 belangrijkste soorten hotelbeheersoftware
Hotelbeheersoftware omvat meerdere oplossingen voor het naadloos runnen van uw hotel. Elke oplossing is geschikt voor verschillende aspecten van hotelactiviteiten:
✨ Vastgoedbeheersysteem (PMS)—Vertegenwoordigt de kern van de hotelactiviteiten en beheert taken zoals reserveringen, check-ins, check-outs, kamertoewijzingen, facturering, enz.
✨ Boekingsmachine—Stelt gasten in staat kamers rechtstreeks via de website van uw hotel te boeken, waardoor de noodzaak voor boekingsplatforms van derden wordt geëlimineerd.
✨ Kanaal manager—Omgekeerd helpt de Channel Manager u bij het beheren van uw beschikbaarheid en tarieven voor verschillende OTA's en boekingsplatforms om het bereik te maximaliseren.
✨ Customer Relationship Management (CRM)—Helpt u gastvoorkeuren bij te houden, loyaliteitsprogramma's te beheren en gastcommunicatie te personaliseren.
✨ Software voor inkomstenbeheer—Helpt u bij het optimaliseren van prijsstrategieën op basis van de vraag, bezettingsgraad en prijzen van concurrenten om uw omzet te maximaliseren.
✨ Point of Sale (POS)—Transacties afhandelen bij verschillende hotelwinkels, zoals restaurants, bars, cadeauwinkels, enz.
✨ Software voor huishoudelijk beheer Stroomlijnt de huishoudelijke activiteiten door taken aan het personeel toe te wijzen, de netheidsstatus van de kamers te volgen en te zorgen voor tijdige doorlooptijden.
✨ Voorraadbeheer—Helpt bij het efficiënt beheren en volgen van hotelmiddelen, benodigdheden en verbruiksartikelen.
? ProTip:
Hoewel je in eerste instantie misschien niet alle opties nodig hebt, maar eerder één functionaliteit, is het een goed idee om meteen op zoek te gaan naar software voor klein hotelmanagement die alle of de meeste functionaliteiten omvat.
Naarmate uw bedrijf groeit, groeit ook de vraag. Als u het systeem kunt implementeren om de activiteiten van uw hotel onmiddellijk te digitaliseren, krijgt u een concurrentievoordeel.
Bijvoorbeeld met OTA-SYNCHRONISATIE, Kunt u het volledige hotelmanagement aanspreken in plaats van één enkele functionaliteit.
Zo krijgt u een duidelijk overzicht van alle handelingen zonder van tabblad te wisselen of het gebruik van afzonderlijke tools om hetzelfde te bereiken.
Hoe kan hotelmanagementsoftware uw bedrijf op 8 geweldige manieren verbeteren?
In plaats van alleen maar de voordelen van het hotelmanagementsysteemLaten we eens praktisch worden en kijken naar de daadwerkelijke manieren waarop de software het management van uw hotel kan verbeteren.
1. Automatiseer operationele taken
Stel je het volgende scenario voor: een gast checkt uit in een hotelkamer.
Zonder het HMS, dat wil zeggen zonder automatisering, zou het receptiepersoneel:
- Handmatig update de kamerstatus,
- Controleer het minibarverbruik,
- Bereken de rekening en
- Update de beschikbaarheid van de kamer voor schoonmaak.
De nadruk ligt hier op handmatig. Maar als het HMS aanwezig is, zou de automatisering als volgt gaan:
✅ Update van de kamerstatus—Wanneer de gast uitcheckt, de software verandert automatisch de kamerstatus van bezet naar leeg in het PMS.
✅ Minibar-verbruik— Het systeem houdt het verbruik van de minibar bij en voegt deze kosten automatisch toe aan de rekening van uw gast op basis van vooraf gedefinieerde tarieven.
✅ Facturatie Gegevens—Het systeem berekent de eindafrekening voor de gast, inclusief kamerkosten, minibarverbruik, extra diensten die tijdens het verblijf worden gebruikt en eventuele kortingen of loyaliteitspunten.
✅ Beschikbaarheidsupdate—Zodra de kamer vrij is, werkt het HMS de beschikbaarheid van de kamer in realtime bij op uw website, boekingsmoduleen OTA's via de Channel Manager.
✅ Huishoudelijke melding—Het systeem waarschuwt het huishoudelijk personeel om de kamer schoon te maken, waardoor een efficiënt verloop voor de volgende gast wordt gegarandeerd.
De nadruk ligt hier op automatisch.
Zo bespaart de HMS tijd, vermindert menselijke fout, verbetert efficiëntie, en verbetert the algehele gastervaring.
Bovendien kan uw personeel zich concentreren op het leveren van uitzonderlijke service, in plaats van verzand te raken in administratieve taken.
2. Minimaliseer de kans op overboekingen
Channel Manager, een van de hoekstenen van hotelbeheersoftware, zorgt voor al uw advertentiekanalen, zoals OTA's, GDS-systemen en uw website, zijn gesynchroniseerd.
Wat betekent dat in de praktijk?
Wanneer een gast een kamer boekt via een OTA, de channel manager werkt onmiddellijk de beschikbaarheid van de kamers bij via alle aangesloten kanalen.
Als iemand bijvoorbeeld een kamer boekt op Booking.com, verlaagt de channel manager onmiddellijk het aantal beschikbare kamers op andere kanalen en op de website van uw hotel.
Omdat de channel manager de realtime beschikbaarheid monitort en wijzigingen automatisch over alle kanalen synchroniseert, is het risico op overboeking minimaal.
? Bovendien kun je zelfs drempels instellen voor elk kamertype.
Wanneer de beschikbare kamers een vooraf gedefinieerde drempel bereiken, kan het systeem verdere boekingen voor dat kamertype stoppen om overboekingen te voorkomen.
? In geval van discrepanties of problemen met voorraadupdates kan de kanaalmanager dit doen waarschuw het hotelpersoneel onmiddellijk om het probleem snel aan te pakken.
? ProTip:
De Channel Manager van OTA SYNC heeft een tweerichtingsverbinding en integreert native met het PMS en Boekingsmachine, zodat het alle prijzen en boekingen via alle verkoopkanalen en op uw site synchroniseert.
3. Vergroot de online zichtbaarheid
De kanaalmanager is niet alleen handig voor het synchroniseren van alle boekingsinformatie, maar is ook een grote aanwinst voor uw hotel online promoten en het uitbreiden van bereik.
Dankzij de integratiemogelijkheden kan de goede Channel Manager uw vastgoed koppelen aan een groot aantal OTA’s, GDS-systemen, metazoekmachines, etc.
? Door uw hotel te adverteren op platforms met veel verkeer, vergroot u uw bereik en zichtbaarheid, kunt u nieuwe markten aanboren en verhoogt u het aantal boekingen en de bezettingsgraad.
? Bovendien kunt u dankzij multi-channel distributie integreren met internationale en niche-OTA's, gasten uit verschillende regio's aantrekken en specifieke reizigerssegmenten targeten.
? ProTip:
Met OTA SYNC kunt u eenvoudig integreren met grote OTA's om boekingen uit verschillende bronnen te stimuleren en inkomstenstromen verbeteren.
Voor nog meer maatwerk kunt u gebruik maken van onze iCal-linkgenerator om agendagegevens soepel te delen tussen verschillende platforms en apps.
4. Stimuleer directe boekingen
Een ander krachtig “wapen” om het boekingspercentage van uw hotel te verhogen is uw website.
Het grootste voordeel is dat jij hoeft geen commissie te betalen, zoals u doet voor OTA's.
Dat betekent overigens niet dat je geen OTA's moet gebruiken, maar dat je alle middelen die je hebt moet combineren voor een maximale impact.
? Maar om terug te komen directe boekingen-De boekingsengine maakt dit mogelijk u de boekingspagina maken en aanpassen zodat deze aansluit bij uw merk en de merkbekendheid vergroot.
? Bovendien is direct boeken ook mogelijk gunstig voor uw gasten omdat ze direct de beschikbaarheid voor geselecteerde data kunnen zien.
Ze hoeven dus alleen de nodige reserveringsgegevens in te vullen en hun verblijf in uw hotel te boeken.
? ProTip:
De Booking Engine van OTA SYNC biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee bezoekers de beschikbaarheid van kamers kunnen controleren, prijzen kunnen bekijken en veilig en in realtime boekingen kunnen voltooien.
Ook systeembranding aanpassen met uw logo en kleuren en pas boekingsformulieren, e-mails, facturen en instellingen aan om uw merk herkenbaar te maken.
5. Maximaliseer de omzet
Net als de Channel Manager heeft ook de Booking Engine meer dan één functionaliteit.
Naast dat u een uitstekende assistent bent bij het naar u verzenden van directe boekingen, kunt u het ook gebruiken als een extra bron van inkomsten.
Met de Booking Engine kunt u dat doen upsell of cross-sell aanvullende diensten en bieden speciale promoties, kortingen, promotiecodes, enz.
? ProTip:
Met OTA SYNC kunt u bijvoorbeeld extra diensten of voorzieningen verkopen en gebruiken promotie- en kortingscodes om “dankjewel” te zeggen of nieuwe gasten aan te trekken met promotionele aanbiedingen.
6. Stroomlijn het financiële beheer
In de kern van elke hotelbeheersoftware is automatisering.
Naast automatisering van de dagelijkse werkzaamheden ook het HMS automatiseert het financiële beheer door oplossingen te bieden voor:
- Genereer diverse facturen rechtstreeks vanuit het systeem
- Volg uitgaven
- Betalingsherinneringen versturen.
Bovendien integreren veel hotelbeheersystemen met boekhoudsoftware, waardoor een naadloze overdracht van financiële gegevens mogelijk is inkomsten, kosten en belastingen.
? Een groot voordeel op het gebied van financieel beheer is dat het HMS ermee kan integreren Betaling Gateways.
Ze faciliteren veilige online betalingen, beheren pre-autorisaties en verwerken terugbetalingen efficiënt om de betalingsafhandeling te vereenvoudigen.
? OTA-betalingenis bijvoorbeeld zo'n systeem: het stelt u in staat transacties onmiddellijk veilig te verwerken en automatisch virtuele creditcards te belasten.
Als gevolg hiervan kunt u de afrekenervaring voor gasten vergroten.
Bovendien is OTA SYNC actief in meer dan 150 landen en ondersteunt meerdere valuta's, met automatische dagelijkse wisselkoersupdates.
7. Haal waardevolle, bruikbare inzichten uit rapporten
Uiteraard is financieel beheer onlosmakelijk verbonden met analyses en rapporten.
Integraties met boekhoudsystemen vergemakkelijken dus de financiële rapportage en zorgen voor consistentie tussen operationele en financiële gegevens.
Verder de HMS rapportagefuncties inzicht geven in de omzetprestaties, bezettingsgraden, het gemiddelde dagtarief (ADR) en de totale omzet die per periode wordt gegenereerd.
Naast omzetrapportages genereert het HMS gedetailleerde financiële rapporten, inclusief winst- en verliesrekeningen, balansen, kasstroomoverzichten en bezettingsrapporten.
Al deze rapporten zouden u moeten helpen identificeer verbeterpunten en weloverwogen zakelijke beslissingen nemen.
?ProTip:
Wist u dat OTA SYNC geavanceerde inkomsten, financiële en hotelrapporten voor een uitgebreid overzicht van de financiële gezondheid en prestatiestatistieken van uw hotel?
Bovendien kunt u elk rapport op de door u gewenste frequentie per e-mail ontvangen zonder dat u zich bij het systeem hoeft aan te melden en de parameters handmatig hoeft aan te passen.
8. Verbeter de communicatie met gasten
Hotelbeheersoftware kan dat aanzienlijk doen verhogen communicatie met gasten omdat het u in staat stelt om:
- Personaliseer interacties,
- Stroomlijn berichtenprocessen en
- Bied efficiënte manieren om met gasten in contact te komen vóór, tijdens en na hun verblijf.
Nog belangrijker is dat het laat zien dat digitaal gaan niet hoeft te betekenen dat je koud of onpersoonlijk wordt.
Eerlijk gezegd heb ik het gevoel dat het omarmen van digitale methoden onze creativiteit heeft aangewakkerd om met hulpmiddelen te komen waarmee gasten zich thuis kunnen voelen.
Dus, hoe kun je het ijs breken met je gasten?
? Pro-tip:
OTA-SYNCHRONISATIE Gast-app vinkt alle bovenstaande vakjes aan en stelt u in staat zich aan te passen aan de behoeften van uw gasten en hun verblijf te personaliseren door:
- Snelle check-ins,
- Advies op maat, en
- Directe meldingen om zinvolle interacties te creëren en snel aan hun behoeften te voldoen.
Bovendien met automatisch welkom, bedankje en allerlei andere mogelijkheden geautomatiseerde berichten, kunt u hun algehele ervaring verbeteren, van boeking tot feedback na uw verblijf.
Hoe kan OTA SYNC u helpen uw hotelbeheer te verbeteren?
Er schuilt een bijzondere kracht in het hebben van meer en flexibelere controle over uw hotel, wetende dat u:
- Beheer eenvoudig alle functies in het overzichtssysteem en
- Gebruik uw tijd efficiënter.
OTA-SYNCHRONISATIE, een allesomvattende software voor klein en groot hotelmanagement, kan precies dat doen en u helpen:
? Bekijk alles uw boekingen en meerdere eigendommen on één dashboard om realtime updates en status te hebben.
? Behandel terugkerende facturen, gesplitste facturering en facturering voor groepsboekingen naadloos het financieel beheer vergemakkelijkent.
? Profiteer van dynamisch prijzen en optimaliseer de prijzen afhankelijk van seizoensgebondenheid, vakanties, speciale data, bezettingsgraden, enz., om de omzet te maximaliseren.
? U kunt er zeker van zijn dat u uw kent gevoelige gegevens zijn veilig dankzij ons volledig PCI DSS-compatibele systeem, ondersteund door tokenisatie, end-to-end-codering en andere beveiligingsstandaarden.
? En de lijst gaat maar door.
Klaar om OTA SYNC te testen?
Probeer OTA SYNC gratis en ontdek de manieren om de manier waarop u uw kleine hotelbedrijf beheert en laat groeien, te transformeren.
Blijf leren:
Topideeën voor digitale transformatie voor uw hotel
10 manieren om uw hotelbedrijf te verbeteren in deze uitdagende tijden
