11 tips om meerdere eigendommen effectief te beheren [Handleiding]

11 tips om meerdere eigendommen effectief te beheren [Handleiding]

Beheer van meerdere eigendommen Het kan zijn alsof je met te veel ballen tegelijk probeert te jongleren – het is veel om mee om te gaan! 

Tussen onderhoud, meerdere boekingen en naleving van de wetgeving is er veel waar u op moet letten. 

Maar met een gedegen plan zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en je gasten tevreden zijn.

Hier zijn 11 tips om u te helpen meerdere eigendommen effectief te beheren

Laten we erin duiken!

Wat zijn de drie grootste uitdagingen bij het beheren van meerdere eigendommen?

Omdat het beheren van meerdere eigendommen geen eenvoudige opgave is, zult u onderweg onvermijdelijk tegen bepaalde problemen en uitdagingen aanlopen.

  • Time management – Met meerdere gasten en accommodaties kan het lastig zijn om alles georganiseerd te houden, omdat je verschillende schema's, taken en deadlines moet combineren. 

Zonder een efficiënt systeem kan dat wel moeite om prioriteiten te stellen en te bereiken alles op tijd.

  • Communicatie - Duidelijke en tijdige communicatie wordt een grotere uitdaging als er meerdere gasten en accommodaties zijn vanwege het enorme aantal interacties. 

Als u dit niet goed beheert, loopt u het risico belangrijke berichten te missen, reacties uit te stellen en misverstanden te creëren.

hoe-je-gastcommunicatie kunt verbeteren
  • Uw bedrijf schalen – Het uitbreiden van uw portefeuille brengt zijn eigen problemen met zich mee, zoals verhoogde administratieve lasten en de behoefte aan extra middelen. 

Het beheren van meer eigendommen zonder efficiënte processen kan leiden tot desorganisatie en een potentiële afname van de kwaliteit van de dienstverlening.

Daarom zal onze eerste tip het je laten zien een meer gestroomlijnde en stressvrije aanpak tot vastgoedbeheer.

11 tips om meerdere eigendommen effectief te beheren

1. Kies voor een Property Management Systeem (PMS)

Niet alleen doet het PMS bijhouden van alle vastgoedgerelateerde informatie op één plek, maar het helpt u ook routinetaken automatiseren als

  • Huur innen, 
  • Boekhouding, en 
  • Onderhoud voor alle panden die u beheert.
Voordelen van PMS

De PMS-systemen zijn grote tijdbesparingen omdat ze verminder je werkdruk vanwege hun automatiseringsfunctionaliteiten en -mogelijkheden.

💡ProTip:

OTA SYNCeen online-PMS, stroomlijnt en automatiseert het beheer van alle soorten en maten vastgoed.

Het biedt dus oplossingen die het volgende omvatten:

  • Rapportagehulpmiddelen, 
  • Facturering en facturatie, 
  • Huishoudelijk beheer, 
  • Hulpmiddelen voor betalingsverwerking, enz.

Wat meer is, het is dashboard met meerdere eigendommen Hiermee kunt u meerdere eigendommen beheren vanuit een gecentraliseerd dashboard in één weergave.

Dus of u nu hotels, VC's, villa's, huurwoningen, enz. beheert, het dashboard toont al uw eigendommen en de aanvullende informatieZoals:

✨ Alle aankomsten, vertrekken en overnachtingen, 

✨ Reserveringsstatus,

✨ Kamertypes,

✨ Boekingskanalen,

✨Inkomen voor de gewenste periode, en

✨Het land van je gasten.

2. Documenteer alles

Je mag gedetailleerde gegevens bijhouden van de contracten, inspecties, verzekeringspolissen en onderhoudsgeschiedenis van elk onroerend goed.

Deze documentatie komt van pas tijdens het belastingseizoen of als er een geschil ontstaat.

Als een gast bijvoorbeeld vragen heeft over service- of onderhoudswerkzaamheden aan zijn unit, kan het hebben van duidelijke documentatie helpen de situatie snel op te lossen. 

Bewaar dus al je documenten op één plek, zoals een digitale map op je computer of een cloudgebaseerd systeem, zodat je overal gemakkelijk bij kunt wanneer je het nodig hebt.

3. Maak een lijst van uw eigendommen

Om te nieuwe gasten aantrekken, is het belangrijk om uw woning op relevante kanalen te vermelden. Afhankelijk van je doelgroep kan dat uw eigendommen op de markt brengen op verschillende manieren:

Online vermelding – Een populaire manier om uw eigendommen op de markt te brengen vanwege het grotere bereik. 

De meest populaire sites bevatten namen zoals Airbnb, Booking.com, HomeAway, Expedia, enz.

Professionele foto's – Zorg ervoor dat u foto's van hoge kwaliteit levert die de beste kenmerken van de accommodatie laten zien, zodat u meer potentiële gasten kunt aantrekken.

Virtual Tours – Een uitstekende manier om potentiële gasten een uitgebreid, nauwkeurig beeld van de woning te geven. 

Ze kunnen elk aspect onder de aandacht brengen, inclusief kleine details zoals kasten en nissen. 

Advertenties afdrukken – Controleer lokale kranten en reclameborden, en praat vooral met lokale makelaars om het bereik van uw publiek te vergroten.

Mond op mond – Zorg voor verwijzingsbonussen voor huidige en voormalige gasten wanneer zij nieuwe gasten doorverwijzen.

Social Media – Vergroot uw online aanwezigheid om de eigendommen op de markt te brengen en de campagne gratis te verspreiden, of gebruik betaalde advertentie-opties met gerichte advertenties.

💡ProTip:

OTA SYNC's Kanaal manager helpt u de beschikbaarheid van kamers, tarieven en boekingen in realtime te beheren en bij te werken om consistent te blijven op alle boekingskanalen, inclusief uw website.

Zo kunt u de ruimteverdeling efficiënt regelen vermijd overboeking of onderverkoop. 

Met geautomatiseerde updates kan de channel manager:

  • Vermindert het risico op handmatige fouten
  • Verzekerd dat veranderingen worden onmiddellijk weerspiegeld via alle verbonden kanalen en
  • Verhoogt uw eigenschappen' zichtbaarheid.

Vanaf het gecentraliseerde dashboard kunt u eenvoudig verbind grote OTA's en VRBO's en stel de commissie en kalenderkleur in.

4. Automatiseer het boekingsproces

Het is van cruciaal belang om een ​​online boekingssysteem op uw website te hebben om het reserveringsproces te versnellen. 

Een boekingsmachine kan het reserveringsproces automatiseren en gasten in staat stellen de beschikbaarheid van kamers te controleren, prijzen te bekijken en veilige boekingen in realtime af te ronden zonder uw hulp.

Op deze manier elimineert het de noodzaak van handmatige boekingsprocessen, vermindert het fouten en stroomlijnt het reserveringsproces voor zowel u als uw gasten.

Verder hebben een gepersonaliseerde boekingsmodule vergroot de naamsbekendheid en stimuleert directe boekingen.

Zorg er ten slotte voor dat u een boekingssysteem selecteert dat gemakkelijk te gebruiken is en dat kannaadloos integreren met uw PMS.

💡ProTip: 

OTA SYNC's meerdere eigendommen boekingsmodule Hiermee kunt u uw unieke merk vastleggen en behouden met aangepaste filters, inhoud, kaarten, promoties en aanbodlijsten.

Zo zijn al uw panden automatisch herkenbaar op alle advertentiekanalen.

5. Stel dynamische prijzen in

Het hebben van een flexibel prijssysteem is een ander cruciaal ding om te overwegen, omdat het u dat mogelijk maakt prijzen aanpassen op basis van de marktvraag en andere relevante factoren.

Het is zelfs nog belangrijker als u meerdere eigendommen beheert, omdat u de prijzen van elk afzonderlijk eigendom kunt aanpassen in plaats van voor allemaal dezelfde prijs in te stellen.

Met dynamische prijzen kunt u dat bijvoorbeeld doen verhoog het tarief als er veel vraag is naar een bepaald onroerend goed en er minder beschikbare eenheden zijn.

Aan de andere kant, als een woning veel beschikbare eenheden heeft en er niet veel vraag naar is, zou dat wel kunnen prijs verlagen om meer gasten aan te trekken en het pand te vullen.

💡ProTip:

Met de dynamische prijzen van OTA is dat mogelijk maximaliseer inkomsten door prijzen aan te passen op basis van: 

  • Marktvraag, 
  • Beschikbaarheid van onroerend goed,
  • Extra diensten,
  • Promotie codes, 
  • Seizoensgebondenheid, en 
  • Andere relevante factoren, in plaats van een one-size-fits-all aanpak te gebruiken.

U kunt dus eenvoudig prijs- en beperkingsplannen instellen door instappen, de vergrendelingsprijs, het minimumverblijf en vele andere opties te kiezen, en onderweg gegevens wijzigen.

6. Volg uw financiën

Wanneer u meerdere eigendommen beheert, is het beheren van uw financiën van cruciaal belang voor het behoud van de winstgevendheid en het garanderen van een gezonde cashflow.

Eerst en vooral, gescheiden financiële administratie bijhouden voor elk onroerend goed en voer alle transacties, zoals huurinkomsten, kosten, reparaties, onderhoud, enz., in de juiste grootboeken in.

  • Te gebruiken boekhoudsoftware om transacties te categoriseren, facturen te genereren, betalingen bij te houden en financiële rapporten te produceren.
  • Bewaak de uitgaven en zorg ervoor dat ze binnen uw budget vallen.
  • Bewaak de cashflow om huurinkomsten te vergelijken met uitgaven en winstontwikkelingen. Dit zal u helpen te zien hoeveel geld er uit uw eigendommen komt en hoeveel er uit het bedrijf gaat.

💡ProTip:

Het beheren van meerdere eigendommen kan lastig zijn, aangezien voor elk vastgoed verschillende financiële behoeften en tijdlijnen gelden. Hoe houd je alles makkelijk bij?

OTA SYNC houdt al uw financiële documenten bij en verstrekt deze actuele en nauwkeurige administratie.

Verder biedt het Geavanceerde rapporten en analyses naar inkomsten beheren, financiën en rapporten over onroerend goed.

Zo kunt u krijg gedetailleerde analyses op:

  • Bezettingsgraad
  • Duur van het verblijf
  • Aantal reserveringen
  • Aankomsten per kanalen en landen, 
  • Temporapporten, enz.

Eigenlijk kan dat uitgebreide rapporten ontvangen op uw e-mail op de door u gewenste frequentie zonder de parameters handmatig aan te passen! 

Dit zorgt ervoor dat u zonder extra moeite op de hoogte blijft van de financiële status van uw eigendom.

7. Automatiseer betalingen

Het is al stressvol genoeg om de betalingen voor één woning af te handelen, laat staan ​​voor een grotere portefeuille. Dus waarom zou u het proces niet automatiseren?

Afhankelijk van de software die je kiest, kan dat hefboomfuncties zoals terugkerende facturering, automatisch genereren van facturen en het volgen van betalingen. 

Bovendien kunt u betalingen van gasten accepteren via verschillende kanalen, waaronder online, in de winkel of mobiel. 

De meeste PMS-oplossingen bieden functies voor betalingsverwerking. Let echter op hoe ze dat doen omgaan met gevoelige gegevens en de beveiligingsprotocollen.

💡ProTip:

OTA-betalingen is een volledig geïntegreerde PCI DSS-compatibele betalingsgateway dat meerdere integraties biedt met betalingssystemen, zoals Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi, enz.

Bovendien zijn er verschillende betalingsmogelijkheden mogelijk, waaronder bank- en virtuele creditcards, digitale portemonnees, enz.

Bovendien, OTA SYNC ondersteunt het verzenden van geld in de valuta van uw lokale bankrekening vermijd eventuele conversiekosten

Deze optie voor meerdere valuta is handig als uw eigendommen zich in verschillende landen bevinden. 

8. Blijf op de hoogte van belastingen

Als u meerdere eigendommen beheert in verschillende steden, regio's of zelfs landen, is het essentieel om alles te weten te komen lokale belastingregels.

U kunt overwegen om samen te werken met een accountant of een belastingprofessional om fouten te voorkomen en later juridische of financiële complicaties te voorkomen.

Voorts gedetailleerde gegevens bijhouden van alle eigendommen voor belastingdoeleinden. 

Deze gegevens omvatten inkomsten- en uitgavenoverzichten, details over de verbetering van het onroerend goed, transactiedata, informatie over de huurder, enz.

Als gevolg hiervan zul je dat niet alleen doen de belastingvoorbereiding vereenvoudigen, maar profiteer er ook van inhoudingen voor reparaties, onderhoudskosten en afschrijvingen.

💡ProTip:

De belastingwetten veranderen regelmatig, dus het is van essentieel belang om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws, wetgeving en ontwikkelingen en indien nodig uw administratie of documentatie bij te werken.

OTA SYNC actief in 150 landen en staat je toe om verschillende belastingtarieven en instellingen instellen afhankelijk van de markt of regio waarin u actief bent.

Als u dit wel doet, voorkomt u dat u boetes krijgt of de belastingwetten en -regelgeving overtreedt.

9. Beheer gastcommunicatie

Een blije en tevreden gast is degene die steeds weer terugkomt maar jou ook doorverwijst naar nieuwe gasten.

En een van de belangrijkste factoren bij het tevreden maken van uw gasten is het beheren van vragen van gasten, potentiële problemen, enz., snel en zonder vertraging.

U kunt bijvoorbeeld maak aanpasbare sjablonen voor veelvoorkomende vragen of situaties van gasten, zoals incheckinstructies, veelgestelde vragen of bevestigingsberichten.

Bovendien kunt u gebruik chatbots ermee omgaan communicatie met gasten automatisch. Chatbots kunnen veelgestelde vragen beantwoorden, belangrijke informatie verstrekken en zelfs boekingen afhandelen.

💡ProTip:

OTA SYNC's Vraag conciërge functie binnen de Gastapp behandelt verzoeken in realtime en geeft gasten toegang tot cruciale informatie over hun accommodatie, inzicht in de huisregels, enz.

10. Onderhoud en inspecteer uw eigendommen

Je mag controleer de staat van uw eigendommen zowel voor u als voor uw gasten.

Het is belangrijk om eventuele onderhoudsbehoeften te identificeren en te controleren of deze nodig zijn gasten houden zich aan de voorwaarden en huisregels van uw accommodatie. 

Wees er ook klaar voor noodsituaties afhandelen zoals huurdersproblemen, noodsituaties op het gebied van onroerend goed en andere onverwachte gebeurtenissen.

Zorg er daarom voor dat je een noodplan hebben om met deze situaties om te gaan.

Voor gasten spreekt proactief zijn bij het oplossen van problemen boekdelen en helpt het bij het opbouwen van loyaliteit en een positieve relatie.

💡ProTip:

OTA SYNC's Huishoudmodule heeft een gecentraliseerd dashboard voor efficiënte taaktoewijzing, realtime updates over de status van onroerend goed, enz.

Het beschikt over geautomatiseerde schoonmaakschema's, onderhoudswaarschuwingen, enz., en stelt u in staat belangrijke factoren in de gaten te houden, zoals het type woning, het aantal gasten, de status van de woning, enz.

11. Zorg voor verzekeringsdekking

Een verzekeringsdekking beschermt uw eigendommen en bezittingen tegen natuurrampen, brand, diefstal en andere schade. 

Zo beschermt u uw beleggingen tegen aanzienlijke verliezen in onverwachte omstandigheden.

U kunt ook overwegen: Aansprakelijkheid dekking, die u kan beschermen als een gast gewond raakt op het terrein. 

De verzekering kan bijvoorbeeld hun medische rekeningen, arbeidsongeschiktheidsdekking en andere toepasselijke bedragen dekken.

Beheer uw meerdere eigendommen met OTA SYNC

Of u nu jongleert met woninghuur of... vakantiehuizen, door het juiste PMS te kiezen, kunt u dat doen automatiseer alle processen en repetitieve taken.

OTA SYNC, een alles-in-één PMS, voorziet u van robuuste tools en oplossingen voor:

???? Geef een overzicht van de verschillende toegangsmodi waar gasten, accommodatie-eigenaren en boekingsportal-eigenaren over kunnen beschikken.

???? Stel dynamische prijzen in afhankelijk van de vraag, seizoensgebondenheiden andere factoren.

???? Krijgen directe boekingen via de Booking Engine die u op uw website kunt implementeren.

???? creëren onbeperkt facturen waar alle informatie automatisch wordt opgehaald, dus u hoeft alleen maar de status te kiezen en aanvullende services in te voegen.

???? Beheren alle eigendommen van een gecentraliseerd knooppunt en heb een duidelijk overzicht van de bezetting, betalingen enz. in onze drag-and-drop kleurgecodeerde kalender.

???? Ontvang realtime updates en meldingen onderweg dankzij onze mobiele app, beschikbaar voor iOS en Android.

En dit is nog maar een blik op wat OTA SYNC kan bieden.

Benieuwd naar meer?

Start uw gratis proefperiode van 14 dagen met toegang tot alle functies en maak het runnen van meerdere eigendommen niet alleen beheersbaar maar ook lonend.

Blijf leren:

10 beste hotelgast-apps voor uw bedrijf

De 5 beste Channel Manager-oplossingen voor vakantiehuizen 

8 tips om een ​​bedrijf voor het beheer van vakantieverhuur te starten

gerelateerde berichten
Index