Wat is een vastgoedbeheersysteem in een hotel – de ultieme gids

Wat is een vastgoedbeheersysteem in een hotel – de ultieme gids

Als u in de hotelbranche werkzaam bent, heeft u waarschijnlijk wel eens van de term gehoord “vastgoedbeheersysteem” (PMS)

Maar zoals vaak gebeurt met technologische innovaties, voelen mensen zich terughoudend om ze te gebruiken uit angst of omdat ze er niet genoeg vertrouwen in hebben. 

Helaas is dat zo je kunt het missen over geweldige oplossingen zoals PMS. 

Het Eigendom management systeem in een hotel is een must als je dat wilt blijf voorop lopen.

Maar wat is een PMS precies en hoe kan uw bedrijf er nog meer profijt van hebben?

Lees verder om alle ins en outs van een hotelbeheersysteem in een hotel te ontdekken en waarom dit zo is een essentieel hulpmiddel voor het succesvol runnen van een hotel.

Laten we erin duiken!

Wat is een Property Management Systeem (PMS) in een hotel?

Het Property Management Systeem (PMS) is een software-app die hotels helpt hun dagelijkse activiteiten beheren, zoals reserveringen, check-ins, check-outs, facturering en schoonmaak.

hotel-eigendom-management-systeem

Kortom, het is een hulpmiddel dat stroomlijnt de activiteiten van het hotel en helpt de gast ervaring.

Je kunt het bekijken als het digitale equivalent van de receptie van een hotel, waardoor hotelpersoneel alle aspecten van het verblijf van hun gasten vanuit een centrale hub kan beheren.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een vastgoedbeheersysteem in een hotel?

Een typisch PMS-systeem heeft verschillende modules, die elk specifieke hotelactiviteiten beheren.

1. Reserveringsbeheer

Hiermee kan hotelpersoneel reserveringen beheren, van het maken van boekingen tot het wijzigen of annuleren ervan.

Het helpt je dus de beschikbaarheid van kamers beheren en zorgt voor nauwkeurige boekingsinformatie.

Bovendien wordt niet alleen uw informatie gecentraliseerd, maar stelt het systeem uw gasten ook in staat om online, via online reisbureaus (OTA's) of rechtstreeks op uw website te reserveren.

2. Receptiebeheer

De receptiemodule beheert alles wat te maken heeft met het in- en uitcheckproces van de gast, inclusief kamertoewijzingen, betalingen en verwerking van aanbetalingen

Het beheert ook vragen van gasten over hoteldiensten, voorzieningen en nabijgelegen attracties.

3. Kanaalbeheer

De kanaalmanager distribueert hotelinventaris over verschillende online kanalen dus je kunt vergroot uw bereik en meer boekingen krijgen.

Zo kunt u verbinding maken met verschillende boekingskanalen en OTA's, Global Distribution System (GDS), metasearch, enz.

4. Inkomstenbeheer

Revenue Management vertegenwoordigt een reeks hulpmiddelen om maximaliseer inkomsten door de prijzen en beschikbaarheid van uw producten of diensten te optimaliseren.

U kunt bijvoorbeeld dynamische prijzen instellen die prijzen en aanbiedingen zal aanpassen afhankelijk van de vraag, seizoensgebondenheid, tarieven van concurrenten en boekingstrends.

inkomstenbeheer

Binnen de module Inkomstenbeheer kunt u ook:

  • Bewaak en beheer de beschikbaarheid van kamers over kamertypes, beperkingen en black-outdata.
  • Gebruik eerdere gegevens, markttrends en voorspellende analyses om voorspelde vraag voor verschillende periodes.
  • Analyseer boekingspatronen en klantgedrag anticiperen op toekomstige verschuivingen gewild.
  • Pas prijsstrategieën aan naar specifieke klantsegmenten.
  • Identificeer kansen om aanvullende diensten of kamercategorieën upsellen. 
  • Vergelijk de prestaties van uw hotel met benchmarks voor de sector.
  • monitor prijsstrategieën van concurrenten.
  • Monitoren en volgen KPI's, zoals Gemiddeld Dagtarief (ADR), Opbrengst per beschikbare kamer (RevPAR)en bezettingsgraad.

5. Gastervaring

Beheert en bewaart een database met gastinformatie, voorkeuren en geschiedenis u kunt gebruiken voor gepersonaliseerde diensten en gerichte marketing.

U kunt bijvoorbeeld creëren loyaliteitsprogramma's of speciale aanbiedingen voor vaste klanten.

Verder kan dat ook automatiseren voor- en naverblijf e-mails, bedankbriefjes enz.

6. Huishoudelijk beheer

Verzorgt huishoudelijke taken, waaronder het schoonmaken van de kamer, onderhoud en voorraadbeheer.

Enkele belangrijkste functionaliteiten De dekkingen voor huishoudelijk beheer zijn:

  • Update van de kamerstatus in realtime – gereinigd, vuil, geïnspecteerd.
  • Geautomatiseerde taaktoewijzingen op basis van de kamerstatus, prioriteit en andere criteria.
  • Voorraadbeheer, zoals het volgen van linnengoed, het aanvullen van de voorraad, enz.
  • Gevonden voorwerpen volgen en herstellen.

7. Betalingsbeheer

Deze module beheert de financiën van het hotel, zoals facturering, incasso's en betalingsverwerkingen legt financiële transacties vast, zodat u de financiële prestaties van het hotel kunt zien.

Wanneer u het PMS-systeem integreert met uw betalingssysteem, kunt u dat bovendien doen betalingsprocessen automatiseren en bieden verschillende betaalmogelijkheden voor uw klanten.

Ze kunnen bijvoorbeeld betalen met creditcards, virtuele kaarten, Google Pay, enz.

8. Rapportage

Om de prestaties van uw hotel over alle kanalen en sectoren heen te kunnen volgen, is dit een must om te zien wat werkt en wat niet.

Het resultaat is dat u dat wel kunt datagedreven beslissingen nemen.

Dit is waar de rapportage- en analysefunctie van pas komt, omdat ze een verscheidenheid aan rapporten bieden:

📜 Bezettingsrapporten – Inzicht in het percentage kamers dat over een bepaalde periode bezet is.

📜 Inkomstenrapporten – Totale inkomsten gegenereerd door uw hotel.

📜 financiële verslagen – Uitgaven in verband met exploitatie, onderhoud en andere categorieën.

📜 Kanaalprestatieanalyse – Prestatie-evaluatie van verschillende online boekingsplatforms en OTA's.

📜 Gasttevredenheidsrapporten – Feedback en recensies van gasten, zodat u verbeterpunten kunt identificeren.

9. Beveiliging en naleving

. omgaan met gevoelige informatie die gastinformatie en creditcard- of betalingsgegevens bevat, is het van het grootste belang om dit te doen uw gast voelt zich zelfverzekerd er zal geen kwaad worden gedaan.

Zo krijgt u een PMS-hoes van hoge kwaliteit data encryptie, toegangscontroles, bescherming van gastgegevens, gegevensback-ups, veilige API's en integraties, naleving van lokale regelgeving, enz.

🎁 6 extra functies die een top-PMS zou moeten hebben

Naast belangrijke functionaliteiten bieden top PMS-oplossingen ook functionaliteiten daarnaast operationele processen en gastbeleving faciliteren.

1. Cloudgebaseerd zijn

Hoewel de meeste moderne vastgoedbeheersystemen cloudgebaseerd zijn, is het een goed idee om de informatie dubbel te controleren.

Dus, Wat maakt een cloudgebaseerd PMS een betere optie dan een on-premise PMS?

cloud-vs-traditionele-pms

✨Het is meer kostenefficient omdat de exploitatiekosten lager zijn.

De risico van het verliezen van gegevens is lager.

✨Het is veel flexibeler.

Wil je dieper ingaan op dit onderwerp? Geen probleem – ga naar onze blog, Waarom zou u een cloud-PMS verkiezen boven PMS op locatie? En vind meer interessante details.

2. Een mobiele app hebben

Met een mobiele app maakt snellere toegang tot informatie. 

Bovendien maakt het het ook mogelijk snelle updates en wijzigingen onderweg, om nog maar te zwijgen van het feit dat het biedt een betere gebruikerservaring.

3. Het aanbieden van gepersonaliseerde belastingen en toeslagen

Meer geavanceerde vastgoedbeheersystemen zullen daartoe mogelijkheden bieden specifieke kosten aanpassen en toepassen op basis van gastvoorkeuren, lokale regelgeving, etc.

Op deze manier kunt u uw prijsstructuur aanpassen aan de specifieke behoeften van gasten en voldoen aan regionale belastingvereisten.

4. Uitstekende klantenondersteuning bieden

Als je ooit op Capterra of vergelijkbare platforms hebt gesurft op zoek naar een PMS, heb je waarschijnlijk gemerkt dat een van de De voornaamste klachten betreffen de klantenservice - of het ontbreken daarvan.

Een traag reagerende of inefficiënte klantenservice kan een grote breker zijn. Volgens Het onderzoek van Zendex, 73% van de klanten gaat naar een concurrent nadat ze verschillende negatieve interacties hebben meegemaakt.

5. Het bieden van een gebruiksvriendelijke interface

Een intuïtief PMS hebben bespaart veel trainingstijd van het personeel en maakt een naadloze overstap naar een nieuw systeem. 

Hoe sneller u en uw medewerkers kennis maken met het systeem, hoe eerder u kunt beginnen met de implementatie ervan.

Bovendien, hetzelfde geldt voor uw gasten als u een mobiele app heeft. 

6. Een gecentraliseerd dashboard hebben

Zodra je beseft wat een levensredder een gecentraliseerd dashboard betekent dat u nooit meer terug wilt naar de oude manier van werken.

Het laat je zien een real-time overzicht van alle aspecten van uw activiteiten, taken, reserveringen, statistieken, enz., allemaal op één plek.

Waarom zou u een vastgoedbeheersysteem gebruiken?

redenen-om-een-pms te gebruiken

Dingen waar u op moet letten bij het kiezen van de juiste PMS voor uw hotel

Hoewel PMS-oplossingen bieden veel voordelen, ze hebben ook mogelijke tekortkomingen.

Zorg er daarom, voordat u voor een PMS kiest, voor dat:

✨Biedt functies waar u voordeel uit haalt.

✨ Heeft krachtige beveiligingsmaatregelen.

✨ Heeft een snelle klantenservice.

✨Biedt integraties relevant voor u.

✨ Heeft eenvoudig en snel onboarden.

✨Heeft genoeg aanpassingsmogelijkheden.

✨Biedt vlotte datamigratie.

✨ Sluit aan bij uw budget.

Wrapping It Up

Het integreren van een robuust PMS in uw hotelbedrijf wordt absoluut noodzakelijk als u zoekt:

  • efficiëntie, 
  • grotere inkomsten, 
  • datagestuurde besluitvorming, en 
  • naadloze gastinteracties. 

Echter, Veel PMS-oplossingen pakken slechts één of twee functionaliteiten aan en bieden niet het hele pakket.

Dus als u op zoek bent naar een PMS dat alle functies onder zijn dak omvat, wij hebben een oplossing voor u – OTA SYNC.

Waarom zou OTA SYNC Uw vastgoedbeheersysteem in een hotel zijn?

ota-sync-homepage

OTA SYNC is een alles-in-één cloudgebaseerde software voor vastgoedbeheer dat het beheer van hotels en privéaccommodaties faciliteert en automatiseert. 

Ons belangrijkste doel is om maximaliseer de voordelen technologische oplossingen brengen in de horecawereld.

Wat kunnen wij leveren?

Naadloze onboarding zonder hulp van de accountmanager.

Dashboard voor meerdere eigendommen waarmee u meerdere accommodaties kunt beheren vanuit een gecentraliseerd dashboard en overboekingen kunt voorkomen.

Flexibele belasting- en algemene instellingen die marktspecifiek zijn.

2-factor authenticatiebescherming op Microsoft Azure.

Dynamische prijsmogelijkheden waardoor u de verkoop- en prijsinstellingen onafhankelijk en op basis van vooraf ingestelde beperkingen kunt wijzigen.

2-weg verbinding met OTA's, boekingsplatforms en de mogelijkheid van iCAL-koppelingen en open API.

Een gebruiksvriendelijke boekingsmodule waarmee gasten rechtstreeks kamers kunnen boeken en de beschikbaarheid van kamers kunnen controleren, prijzen kunnen bekijken, enz.

Oplossing voor huishoudelijk beheer voor efficiënte taaktoewijzing, realtime updates over de kamerstatus en naadloze communicatie tussen het huishoudelijk personeel.

Gast-app om de gastervaring te verbeteren door snelle check-ins, aanbevelingen op maat en directe meldingen onderweg aan te bieden.

OTA SYNC Betalingsverwerker, een volledig geïntegreerde betalingsgateway die procestransacties onmiddellijk op een veilige manier automatiseert.

Klaar om verder te springen OTA SYNC’s karretje?

MELD U AAN VOOR OTA SYNC vandaag en ontketen de kracht die ons PMS biedt.

Blijf leren

De 5 beste hotelbeheersoftware om te proberen in 2024

Wanneer is het juiste moment om uw PMS te veranderen?

Het juiste vastgoedbeheersysteem voor uw hotel kiezen

gerelateerde berichten