11 dicas para gerenciar várias propriedades de maneira eficaz [Guia]

11 dicas para gerenciar várias propriedades de maneira eficaz [Guia]

Gerenciando múltiplas propriedades pode ser como tentar fazer malabarismos com muitas bolas ao mesmo tempo – é muita coisa para lidar! 

Entre manutenção, múltiplas reservas e conformidade legal, há muito o que ficar por dentro. 

Mas com um plano sólido, você pode manter tudo funcionando perfeitamente e seus convidados felizes.

Aqui estão 11 dicas para ajudá-lo a gerenciar várias propriedades de maneira eficaz

Vamos mergulhar!

Quais são os três maiores desafios do gerenciamento de múltiplas propriedades?

Como gerenciar múltiplas propriedades não é uma tarefa fácil, você inevitavelmente encontrará certos problemas e desafios ao longo do caminho.

  • Gestão de tempo – Com vários hóspedes e propriedades, manter tudo organizado pode ser difícil porque você precisa conciliar vários horários, tarefas e prazos. 

Sem um sistema eficiente, você pode luta para priorizar e realizar tudo na hora.

  • Comunicação - A comunicação clara e oportuna torna-se mais desafiadora com vários hóspedes e propriedades devido ao grande volume de interações. 

Se você não administrar bem isso, corre o risco de perder mensagens importantes, atrasar respostas e criar mal-entendidos.

como melhorar a comunicação com os hóspedes
  • Expandindo seu negócio – A expansão da sua carteira apresenta o seu próprio conjunto de dificuldades, tais como o aumento da carga administrativa e a necessidade de recursos adicionais. 

Gerenciar mais propriedades sem processos eficientes pode levar a desorganização e uma potencial diminuição na qualidade do serviço.

Portanto, nossa primeira dica vai te mostrar uma abordagem mais simplificada e sem estresse à gestão de propriedades.

11 dicas para gerenciar várias propriedades de maneira eficaz

1. Opte por um Sistema de Gerenciamento de Propriedade (PMS)

Não só faz a TPM observar de todas as informações relacionadas à propriedade em um só lugar, mas também ajuda você automatizar tarefas rotineiras como

  • Cobrando aluguel, 
  • Contabilidade, e 
  • Manutenção de todas as propriedades que você gerencia.
Benefícios da TPM

A Sistemas PMS economizam muito tempo porque reduza sua carga de trabalho devido às suas funcionalidades e capacidades de automação.

💡 Dica profissional:

OTA SYNC, um TPM on-line, agiliza e automatiza o gerenciamento de todos os tipos e tamanhos de propriedades.

Assim, fornece soluções que incluem:

  • Ferramentas de relatórios, 
  • Faturamento e faturamento, 
  • Gestão de limpeza, 
  • Ferramentas de processamento de pagamentos, etc.

E mais, é painel de múltiplas propriedades permite gerenciar várias propriedades a partir de um painel centralizado em uma única visualização.

Portanto, quer você administre hotéis, VCs, vilas, aluguéis, etc., o painel mostra todas as suas propriedades e as informações adicionais, Tais como:

✨ Todas as chegadas, partidas e estadias, 

✨ Status da reserva,

✨ Tipos de quartos,

✨ Reserva de canais,

✨ Renda para o período desejado, e

✨ O país dos seus convidados.

2. Documente tudo

Você deveria manter registros detalhados dos contratos, inspeções, apólices de seguro e histórico de manutenção de cada propriedade.

Esta documentação será útil durante a época fiscal ou se surgir uma disputa.

Por exemplo, se um hóspede questionar serviços ou trabalhos de manutenção realizados na sua unidade, ter uma documentação clara pode ajudar a resolver a situação rapidamente. 

Assim, armazene todos os seus documentos em um só lugar, como uma pasta digital no seu computador ou um sistema baseado em nuvem, para que você possa acessar tudo facilmente quando precisar.

3. Liste suas propriedades

A fim de atrair novos hóspedes, é importante listar sua propriedade em canais relevantes. Dependendo do seu público-alvo, você pode comercialize suas propriedades de varias maneiras:

Listagem on-line – Uma forma popular de comercializar suas propriedades devido ao seu maior alcance. 

Os sites mais populares incluem nomes como Airbnb, Booking.com, Vrbo, Expedia, etc.

Fotografias profissionais – Certifique-se de fornecer fotos de alta qualidade mostrando as melhores características da propriedade para atrair mais hóspedes em potencial.

Tours Virtuais – Uma excelente forma de proporcionar aos potenciais hóspedes uma visão abrangente e precisa da propriedade. 

Eles podem mostrar todos os aspectos, incluindo pequenos detalhes como armários e nichos. 

Anúncios impressos – Verifique jornais e outdoors locais e, principalmente, converse com corretores de imóveis locais para expandir o alcance do seu público.

Boca a boca – Ofereça bônus de indicação para hóspedes atuais e antigos quando eles indicarem novos.

Redes sociais – Aumente a sua presença online para comercializar os imóveis e divulgar a campanha gratuitamente, ou utilize opções de publicidade paga com anúncios direcionados.

💡 Dica profissional:

OTA SYNC'S Gerente de canal ajuda você a gerenciar e atualizar a disponibilidade de quartos, tarifas e reservas em tempo real para manter a consistência em todos os canais de reserva, inclusive no seu site.

Desta forma, você pode controlar eficientemente a distribuição da sala e evite overbooking ou underselling. 

Com atualizações automatizadas, o channel manager:

  • Reduz o risco de erros manuais
  • Assegura que as mudanças refletem instantaneamente em todos os canais conectados e
  • Aumenta suas propriedades' visibilidade.

No painel centralizado, você pode facilmente conectar os principais OTAs e VRBOs e defina a comissão e a cor do calendário.

4. Automatize o processo de reserva

É fundamental ter um sistema de reservas online em seu site para agilizar o processo de reserva. 

Um motor de reservas pode automatizar o processo de reserva e permitir que os hóspedes verifiquem a disponibilidade de quartos, visualizem preços e concluam reservas seguras em tempo real sem a sua ajuda.

Desta forma, elimina a necessidade de processos manuais de reserva, reduz erros e agiliza o processo de reserva para você e seus convidados.

Além disso, tendo um motor de reservas personalizado aumenta o conhecimento da marca e aumenta as reservas diretas.

Finalmente, certifique-se de selecionar um mecanismo de reservas que seja fácil de usar e que possa ser usado.Integre-se perfeitamente ao seu PMS.

💡 Dica profissional: 

OTA SYNC'S multipropriedade motor de reservas do nosso website permite capturar e manter sua marca exclusiva com filtros, conteúdo, mapas, promoções e listas de suprimentos personalizados.

Desta forma, todos os seus imóveis serão automaticamente reconhecíveis em todos os canais de publicidade.

5. Defina preços dinâmicos

Ter um sistema de preços flexível é outra coisa crucial a considerar porque permite que você ajustar os preços com base na demanda do mercado e outros fatores relevantes.

É ainda mais importante se você administra várias propriedades porque você pode ajustar os preços de cada propriedade individual em vez de definir o mesmo preço para todas elas.

Por exemplo, o preço dinâmico permitiria que você aumentar a taxa se um determinado imóvel estiver em alta demanda e tiver menos unidades disponíveis.

Por outro lado, se um imóvel tiver muitas unidades disponíveis e não estiver em alta demanda, você poderá abaixe o preço para atrair mais hóspedes e lotar o imóvel.

💡 Dica profissional:

Com os preços dinâmicos da OTA, você pode maximizar a receita ajustando os preços com base em: 

  • Demanda de mercado, 
  • Disponibilidade de propriedade,
  • Serviços extras,
  • Códigos promocionais, 
  • Sazonalidade e 
  • Outros factores relevantes, em vez de utilizar uma abordagem única.

Assim, você pode definir facilmente planos de preços e restrições escolhendo embarque, preço de bloqueio, estadia mínima e muitas outras opções, além de alterar detalhes em qualquer lugar.

6. Acompanhe suas finanças

Quando você administra várias propriedades, gerenciar suas finanças é fundamental para manter a lucratividade e garantir um fluxo de caixa saudável.

Em primeiro lugar, manter registros financeiros separados para cada propriedade e registrar todas as transações, como receitas de aluguel, despesas, reparos, manutenção, etc., em livros apropriados.

  • Use software de contabilidade para categorizar transações, gerar faturas, rastrear pagamentos e produzir relatórios financeiros.
  • Monitorar despesas e verifique se eles estão dentro do seu orçamento.
  • Monitore o fluxo de caixa para comparar a receita de aluguel com as despesas e tendências de lucro. Isso o ajudará a ver quanto dinheiro está entrando em suas propriedades e quanto está saindo do negócio.

💡 Dica profissional:

Gerenciar várias propriedades pode ser complicado com diferentes necessidades financeiras e prazos para cada uma. Como você controla tudo facilmente?

OTA SYNC mantém controle de todos os seus documentos financeiros e fornece registros atualizados e precisos.

Além disso, oferece Relatórios avançados e análises para gerenciar receitarelatórios financeiros e de propriedade.

Assim, você pode obtenha análises detalhadas em:

  • Taxa de ocupação
  • O tempo de permanência
  • Número de reservas
  • Chegadas por canais e países, 
  • Relatórios de ritmo, etc.

Na verdade, você pode receba relatórios abrangentes em seu e-mail na frequência de sua preferência sem ajustar manualmente os parâmetros! 

Isso garante que você fique atualizado sobre a situação financeira da sua propriedade sem nenhum esforço extra.

7. Automatize pagamentos

Já é estressante o suficiente lidar com pagamentos de uma propriedade, quanto mais de um portfólio maior. Então, por que não automatizar o processo?

Dependendo do software que você escolher, você pode aproveitar recursos como faturamento recorrente, geração automática de faturas e rastreamento de pagamentos. 

Além disso, você pode aceitar pagamentos de hóspedes por meio de vários canais, incluindo online, na loja ou celular. 

A maioria das soluções PMS oferece recursos de processamento de pagamentos. No entanto, preste atenção em como eles lidar com dados confidenciais e os protocolos de segurança.

💡 Dica profissional:

Pagamentos OTA is um gateway de pagamento compatível com PCI DSS totalmente integrado que fornece múltiplas integrações com sistemas de pagamento, como Stripe, PayPal, Flutterwave, Wombi, etc.

Além disso, permite diversas opções de pagamento, incluindo cartões de crédito bancários e virtuais, carteiras digitais, etc.

Além disso, OTA SYNC suporta o envio de dinheiro na moeda local da sua conta bancária para evite quaisquer taxas de conversão

Esta opção de múltiplas moedas é útil se suas propriedades estiverem em países diferentes. 

8. Fique por dentro dos impostos

Se você administra várias propriedades em diferentes cidades, regiões ou mesmo países, é essencial descobrir tudo o que há para saber sobre regulamentos fiscais locais.

Você pode considerar trabalhar com um contador ou profissional tributário para evitar erros e evitar complicações jurídicas ou financeiras posteriormente.

Além disso, manter registros detalhados de todos os imóveis para efeitos fiscais. 

Esses registros incluem declarações de receitas e despesas, detalhes de melhorias de propriedade, datas de transações, informações sobre inquilinos, etc.

Como resultado, você não apenas simplificar a preparação de impostos, mas também aproveite deduções para reparos, custos de manutenção e depreciação.

💡 Dica profissional:

As leis tributárias mudam com frequência, por isso é essencial manter-se atualizado com as últimas notícias, legislação e desenvolvimentos e atualizar seus registros ou documentação, se necessário.

OTA SYNC opera em 150 países e permite que você definir diferentes taxas e configurações de impostos dependendo do mercado ou região onde você atua.

Isso evitará que você receba penalidades ou viole leis e regulamentos fiscais.

9. Gerenciar comunicações com convidados

Um hóspede feliz e satisfeito é aquele que sempre volta, mas também indica novos hóspedes.

E um dos principais fatores para deixar seus hóspedes felizes é gerenciar as dúvidas dos hóspedes, possíveis problemas, etc., rapidamente e sem demora.

Por exemplo, você pode crie modelos personalizáveis para dúvidas ou situações comuns dos hóspedes, como instruções de check-in, perguntas frequentes ou mensagens de confirmação.

Além disso, você pode usar chatbots lidar comunicação do convidado automaticamente. Os chatbots podem responder perguntas frequentes, fornecer informações importantes e até mesmo gerenciar reservas.

💡 Dica profissional:

OTA SYNC'S Pergunte ao concierge recurso dentro o aplicativo convidado atende solicitações em tempo real e permite que os hóspedes acessem informações cruciais sobre sua acomodação, entendam as regras da casa, etc.

10. Mantenha e inspecione suas propriedades

Você deveria verifique o estado dos seus imóveis para o seu bem e para o bem dos seus convidados.

É importante identificar quaisquer necessidades de manutenção e verificar se os hóspedes cumprem os termos e a ordem da sua propriedade. 

Além disso, esteja pronto para lidar com emergências como problemas com inquilinos, emergências imobiliárias e outros eventos inesperados.

Portanto, certifique-se de ter um plano de contingência para lidar com essas situações.

Para os hóspedes, ser proativo na resolução de problemas diz muito e ajuda a construir lealdade e um relacionamento positivo.

💡 Dica profissional:

OTA SYNC'S Módulo de limpeza tem um painel centralizado para atribuição eficiente de tarefas, atualizações em tempo real sobre o status da propriedade, etc.

Possui programações de limpeza automatizadas, alertas de manutenção, etc., e permite monitorar fatores importantes como tipo de propriedade, número de hóspedes, status da propriedade, etc.

11. Ter cobertura de seguro

A cobertura do seguro protege sua propriedade e pertences contra desastres naturais, incêndios, roubos e outros danos. 

Dessa forma, você protege seus investimentos contra perdas significativas em circunstâncias inesperadas.

Você também pode considerar cobertura de responsabilidade, que pode protegê-lo caso um hóspede se machuque na propriedade. 

Por exemplo, o seguro pode cobrir despesas médicas, cobertura de invalidez e quaisquer outros valores aplicáveis.

Gerencie suas múltiplas propriedades com OTA SYNC

Esteja você fazendo malabarismos com aluguéis residenciais ou casas de férias, escolher o PMS certo permite que você automatizar todos os processos e tarefas repetitivas.

OTA SYNC, um PMS completo, fornece ferramentas e soluções robustas para:

🔥 Descreva diferentes modos de acesso que hóspedes, proprietários e proprietários de portais de reservas podem ter.

🔥 Defina preços dinâmicos dependendo da demanda, sazonalidade, e outros fatores.

🔥 Get reservas diretas através do Motor de Reservas que você pode implementar no seu site.

🔥 Crie faturas ilimitadas onde todas as informações são extraídas automaticamente, então você deve apenas escolher o status e inserir serviços adicionais.

🔥 Gerencie todas as propriedades de um hub centralizado e tenha uma visão clara da ocupação, pagamentos, etc., em nosso calendário codificado por cores de arrastar e soltar.

🔥 Receba atualizações e notificações em tempo real em movimento graças ao nosso mobile app, disponível para iOS e Android.

E isso é apenas uma olhada no que OTA SYNC pode fornecer.

Curioso para saber mais?

Comece seu teste gratuito de 14 dias com acesso a todos os recursos e tornar a administração de múltiplas propriedades não apenas gerenciável, mas também gratificante.

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