Um equívoco comum é que, se você administra um pequeno hotel, pode fazer tudo sozinho e não precisa de muita tecnologia para administrar seu negócio.
Isso não pode estar mais longe da verdade: pequenos hotéis enfrentar os mesmos desafios como suas contrapartes maiores, apenas em menor escala.
Você também precisa gerenciar reservas e garantir operações diárias eficientes, ao mesmo tempo em que atende às necessidades e à satisfação dos hóspedes, certo?
A chave para o sucesso agilizando esses processos reside em aproveitar ferramentas poderosas, como software de gestão hoteleira.
Não tem certeza se você se beneficiaria com isso? Continue lendo para saber mais sobre isso software robusto para gestão de pequenos hotéis.
Vamos mergulhar!
O que é software de gestão hoteleira (HMS)?
Simplificando, o software de gestão hoteleira ajuda a agilizar suas operações diárias.
Reúne diferentes departamentos e serviços hoteleiros em um só lugar, atuando como hub central para todas as atividades do hotel.
O software de gestão hoteleira abrange todas as operações de front e back office do hotel, Tais como:
- Gestão de reservas,
- Atribuição de sala,
- Gestão de limpeza,
- Ponto de venda (PDV) integração,
- Faturamento e faturamento,
- Gestão de convidados e
- Relatórios e análises.
Graças às suas funcionalidades robustas, a automatização das operações do hotel permite uma conclusão de tarefas mais rápida e precisa.
8 tipos principais de software de gestão hoteleira
Software de gestão hoteleira compreende múltiplas soluções para o bom funcionamento do seu hotel. Cada solução atende a diferentes aspectos das operações hoteleiras:
✨ Sistema de gestão de propriedade (PMS)—Representa o núcleo das operações do hotel, gerenciando tarefas como reservas, check-ins, check-outs, atribuições de quartos, cobrança, etc.
✨ Mecanismo de reservas—Permite que os hóspedes reservem quartos diretamente pelo site do seu hotel, eliminando a necessidade de plataformas de reserva de terceiros.
✨ Gerente de canal—Por outro lado, o Channel Manager ajuda você a gerenciar sua disponibilidade e tarifas em várias OTAs e plataformas de reserva para maximizar o alcance.
✨ CRM (Customer Relationship Management)—Ajuda você a rastrear as preferências dos hóspedes, gerenciar programas de fidelidade e personalizar as comunicações com os hóspedes.
✨ Software de gerenciamento de receitas—Ajuda você a otimizar estratégias de preços com base na demanda, taxas de ocupação e preços dos concorrentes para maximizar sua receita.
✨ Ponto de Venda (POS)—Lidar com transações em vários pontos de venda do hotel, como restaurantes, bares, lojas de presentes, etc.
✨ Software de gerenciamento de limpeza Simplifica as operações de limpeza atribuindo tarefas à equipe, monitorando o status de limpeza dos quartos e garantindo entregas oportunas.
✨ Gestão de Inventário—Ajuda a gerenciar e rastrear com eficiência ativos, suprimentos e consumíveis do hotel.
? Dica profissional:
Embora inicialmente você possa não precisar de todas as opções, mas sim de uma única funcionalidade, seria uma boa ideia procurar imediatamente um software para gestão de pequenos hotéis que inclua todas ou a maioria das funcionalidades.
À medida que o seu negócio cresce, também cresce a procura, e poder implementar imediatamente o sistema para digitalizar as operações do seu hotel irá dar-lhe uma vantagem competitiva.
Por exemplo, com SINCRONIZAÇÃO OTA, você pode abordar toda a gestão hoteleira em vez de uma única funcionalidade.
Dessa forma, você terá uma visão clara de todas as operações sem mudar de aba ou usando ferramentas separadas para conseguir o mesmo.
Como o software de gerenciamento hoteleiro pode melhorar seus negócios de 8 maneiras incríveis?
Em vez de apenas listar os benefícios do sistema de gestão hoteleira, vamos ser práticos e verificar as reais maneiras pelas quais o software pode impulsionar a gestão do seu hotel.
1. Automatize tarefas operacionais
Imagine o seguinte cenário: um hóspede está fazendo check-out em um quarto de hotel.
Sem o HMS, ou seja, sem automação, a equipe da recepção:
- manualmente atualizar o status do quarto,
- Verifique o consumo do frigobar,
- Calcule a conta e
- Atualize a disponibilidade do quarto para limpeza.
A ênfase aqui está no manual. No entanto, com o HMS em funcionamento, veja como seria a automação:
✅ Atualização do status do quarto—Quando o hóspede faz check-out, o software muda automaticamente o status do quarto de ocupado para vago em a TPM.
✅ Consumo do frigobar— O sistema rastreia o consumo do frigobar e adiciona automaticamente essas cobranças à conta do seu hóspede com base em tarifas predefinidas.
✅ Faturação—O sistema calcula a conta final do hóspede, incluindo despesas de quarto, consumo do frigobar, serviços adicionais utilizados durante a estadia e eventuais descontos ou pontos de fidelidade.
✅ Atualização de disponibilidade—Assim que o quarto estiver vago, o HMS atualiza a disponibilidade do quarto em tempo real no seu site, motor de reservas do nosso websitee OTAs por meio do Channel Manager.
✅ Notificação de limpeza—O sistema avisa a equipe de limpeza para limpar o quarto, garantindo uma rotatividade eficiente para o próximo hóspede.
A ênfase aqui está em automaticamente.
Assim, o HMS economiza tempo, reduz erro humano, melhora eficiência, e aumenta da experiência geral do hóspede.
Além disso, permite que sua equipe se concentre na prestação de um serviço excepcional, em vez de ficar presa em tarefas administrativas.
2. Minimize a chance de overbookings
O Channel Manager, um dos pilares do software de gestão hoteleira, garante todos os seus canais de publicidade, como OTAs, sistemas GDS e seu site, estão sincronizados.
O que isso significa na prática?
Quando um hóspede reserva um quarto através de uma OTA, o channel manager atualiza instantaneamente a disponibilidade do quarto em todos os canais conectados.
Por exemplo, se alguém reservar um quarto no Booking.com, o channel manager reduz imediatamente a contagem de quartos disponíveis em outros canais e no site do seu hotel.
Como o channel manager monitoriza a disponibilidade em tempo real e sincroniza automaticamente as alterações em todos os canais, o risco de overbooking é mínimo.
? Além disso, você pode até definir limites para cada tipo de quarto.
Quando os quartos disponíveis atingem um limite predefinido, o sistema pode interromper novas reservas para esse tipo de quarto para evitar reservas em excesso.
? Em caso de discrepâncias ou problemas com atualizações de inventário, o gerente do canal pode alertar a equipe do hotel imediatamente para resolver o problema prontamente.
? Dica profissional:
O Channel Manager do OTA SYNC tem uma conexão bidirecional e integra-se nativamente com a TPM e Mecanismo de reservas, sincronizando todos os preços e reservas em todos os canais de vendas e no seu site.
3. Aumente a visibilidade online
O gerente de canais não é útil apenas para sincronizar todas as informações de reserva, mas também é um grande trunfo para promovendo seu hotel on-line e expandindo o alcance.
Graças às suas possibilidades de integração, o bom Channel Manager pode conectar a sua propriedade a um grande número de OTAs, sistemas GDS, motores de metabusca, etc.
? Anunciar o seu hotel em plataformas de alto tráfego irá expandir o seu alcance e visibilidade, permitir-lhe-á entrar em novos mercados e aumentar as reservas e as taxas de ocupação.
? Além disso, a distribuição multicanal permite a integração com OTAs internacionais e de nicho, atrair hóspedes de diferentes regiões e atingir segmentos específicos de viajantes.
? Dica profissional:
Com o OTA SYNC, você pode integrar-se facilmente com as principais OTAs para gerar reservas de diversas fontes e melhorar os fluxos de receita.
Para ainda mais personalização, você pode usar nosso Gerador de links iCal para compartilhar dados de calendário sem problemas em diferentes plataformas e aplicativos.
4. Aumente as reservas diretas
Outra “arma” potente para aumentar a taxa de reservas do seu hotel é o seu site.
A maior vantagem é que você não precisa pagar nenhuma comissão, como você faz com OTAs.
A propósito, isso não significa que você não deva usar OTAs, mas sim combinar todos os recursos disponíveis para obter o máximo impacto.
? Mas voltando para reservas diretas-O Motor de Reservas permite você pode criar e personalizar a página de reserva para se alinhar à sua marca e aumentar o conhecimento da marca.
? Além disso, a reserva direta também é benéfico para seus convidados porque eles podem ver imediatamente a disponibilidade para as datas selecionadas.
Assim, basta preencher os dados de reserva necessários e reservar a estadia no seu hotel.
? Dica profissional:
O mecanismo de reservas da OTA SYNC oferece uma interface amigável para que os visitantes verifiquem a disponibilidade dos quartos, visualizem preços e concluam reservas seguras em tempo real.
Você também pode personalizar a marca do sistema com seu logotipo e cores e personalize formulários de reserva, e-mails, faturas e configurações para tornar sua marca reconhecível.
5. Maximize a receita
Assim como o Channel Manager, o Booking Engine também possui mais de uma funcionalidade.
Além de ser um excelente auxiliar no envio de reservas diretas para você, você pode utilizá-lo como um fonte adicional de receita.
O Motor de Reservas permite que você upsell ou venda cruzada serviços adicionais e oferecem promoções especiais, descontos, códigos promocionais, etc.
? Dica profissional:
Por exemplo, o OTA SYNC permite que você venda serviços ou comodidades adicionais e use códigos promocionais e de desconto para dizer “obrigado” ou atrair novos hóspedes com ofertas promocionais.
6. Simplifique a gestão financeira
No cerne de qualquer software de gestão hoteleira é automação.
Além da automação das operações diárias, o HMS também automatiza a gestão financeira fornecendo soluções para:
- Gere diversas faturas diretamente do sistema
- Controlar despesas
- Envie lembretes de pagamento.
Além disso, muitos sistemas de gestão hoteleira integram-se com software de contabilidade, permitindo a transferência perfeita de dados financeiros, como receita, despesas e impostos.
? Um grande benefício em relação à gestão financeira é que o HMS pode ser integrado com gateways de pagamento.
Eles facilitam pagamentos on-line seguros, gerenciam pré-autorizações e processam reembolsos com eficiência para simplificar o processamento de pagamentos.
? Pagamentos OTA, por exemplo, é um desses sistemas – ele permite processar transações instantaneamente com segurança e cobrar automaticamente cartões de crédito virtuais.
Como resultado, você pode aumentar a experiência de checkout do convidado.
Além disso, a OTA SYNC opera em mais de 150 países e suporta várias moedas, com atualizações automáticas diárias da taxa de câmbio.
7. Obtenha informações úteis e valiosas a partir de relatórios
Naturalmente, a gestão financeira é inseparável de análises e relatórios.
Assim, as integrações com sistemas contábeis facilitam os relatórios financeiros e garantem a consistência entre os registros operacionais e financeiros.
Além disso, o HMS funções de relatório fornecem insights sobre o desempenho da receita, taxas de ocupação, taxa diária média (ADR) e receita total gerada por período.
Além de relatórios de receitas, o HMS gera relatórios financeiros detalhados, incluindo demonstrações de lucros e perdas, balanços, demonstrações de fluxo de caixa e relatórios de ocupação.
Todos esses relatórios devem ajudá-lo identificar áreas para melhoria e tomar decisões de negócios informadas.
?Dica:
Você sabia que o OTA SYNC oferece serviços avançados receitarelatórios financeiros e internos do hotel para obter uma visão abrangente da saúde financeira e das métricas de desempenho do seu hotel?
Além disso, você pode receber qualquer relatório por e-mail na frequência desejada, sem fazer login no sistema e ajustar os parâmetros manualmente.
8. Melhore a comunicação com os hóspedes
O software de gestão hoteleira pode significativamente aumentar comunicação do convidado porque permite que você:
- Personalize as interações,
- Simplifique os processos de mensagens e
- Forneça maneiras eficientes de interagir com os hóspedes antes, durante e depois da estadia.
Ainda mais importante, mostra que tornar-se digital não significa necessariamente ser frio ou impessoal.
Verdade seja dita, tenho a sensação de que a adoção de métodos digitais despertou a nossa criatividade para criar ferramentas que façam com que os hóspedes se sintam em casa.
então, como você pode quebrar o gelo com seus convidados?
? Dica profissional:
SINCRONIZAÇÕES OTA Aplicativo convidado marca todas as caixas acima e permite-lhe adaptar-se às necessidades dos seus hóspedes e personalizar a sua estadia, fornecendo:
- Check-ins rápidos,
- Recomendações personalizadas e
- Notificações instantâneas para criar interações significativas e atender prontamente às suas necessidades.
Além do mais, com boas-vindas automáticas, agradecimento e uma variedade de outras mensagens automáticas, você pode aprimorar a experiência geral, desde a reserva até o feedback pós-estadia.
Como o OTA SYNC pode ajudar você a melhorar a gestão do seu hotel?
Existe um poder especial em ter um controle maior e mais flexível sobre o seu hotel, sabendo que você pode:
- Controle facilmente todas as funções no sistema de visão geral e
- Use seu tempo com mais eficiência.
SINCRONIZAÇÃO OTA, um software abrangente para gerenciamento de hotéis de pequeno e grande porte, pode fazer exatamente isso e ajudá-lo a:
? Ver tudo suas reservas e propriedades múltiplas on um único painel para ter atualizações e status em tempo real.
? Lide com faturas recorrentes, faturamento dividido e faturamento para reservas de grupos de maneira integrada para facilitar a gestão financeirat.
? Beneficie-se de precificação dinâmica e otimizar preços dependendo sazonalidade, feriados, datas especiais, taxas de ocupação, etc., para maximizar a receita.
? Fique tranquilo sabendo que seu dados confidenciais estão seguros devido ao nosso sistema totalmente compatível com PCI DSS, apoiado por tokenização, criptografia ponta a ponta e outros padrões de segurança.
? E a lista continua.
Pronto para testar o OTA SYNC?
Experimente o OTA SYNC gratuitamente e descubra maneiras de transformar a forma como você gerencia e expande seu pequeno negócio hoteleiro.
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