Sistema POS de hotel – tudo o que você precisa saber

As empresas do setor hoteleiro devem se adaptar para permanecerem competitivas e atender às demandas dos clientes. 

Um sistema POS de hotel poderoso e eficiente é essencial para atingir esse objetivo. 

Se você está pensando em investir em um ou simplesmente deseja saber mais sobre os recursos e benefícios de usá-lo, nós ouvimos você.

Continue lendo para saiba mais sobre um sistema POS de hotel e as maneiras como ele pode automatizar suas operações.

O que é um sistema POS de hotel?

Um Sistema POS de Hotel (Sistema de Ponto de Venda) é um software que agiliza e gerencia transações em hotéis e outras empresas de hospitalidade, como restaurantes, cafés, bares e lojas de presentes. 

Permite que você gerenciar estoque, processar pedidos de convidados e acompanhar vendas e receitas. 

Além disso, gerencia reservas de hóspedes, reservas e outros aspectos das operações do hotel. 

Por exemplo, se o seu hóspede reservou alguns dos serviços ou comodidades do seu hotel, o sistema POS adicionará automaticamente cada compra à conta final.

Assim, o hóspede poderá pagar todos os serviços cobrados no momento do check-out.

Além disso, um sistema POS pode fornecer informações valiosas insights sobre padrões de vendas e preferências dos hóspedes, aumentando sua receita.

8 principais benefícios dos sistemas POS de hotéis

✨ Maior eficiência – Os clientes podem fazer pedidos de forma rápida e fácil e sua equipe pode processá-los com mais eficiência. 

Um resultado? Tempos de espera mais curtos e uma melhor experiência geral do cliente.

✨ Pedidos precisos –  Os sistemas POS de hotéis ajudam a eliminar erros humanos ao inserir pedidos, resultando em pedidos mais precisos e clientes mais satisfeitos.

✨ Gerenciamento de estoque – Ajuda a rastrear os níveis de estoque, monitorar os níveis de estoque e automatizar processos de pedidos para garantir que o restaurante ou loja nunca fique sem itens populares.

✨Relatórios e análises – Permitem gerar relatórios sobre vendas, estoque e custos de mão de obra, que podem ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre pessoal e preços.

✨ Pagamentos mais rápidos – Os hóspedes podem pagar facilmente seus pedidos usando vários métodos de pagamento, incluindo cartões de crédito e débito, pagamentos móveis e muito mais.

✨ Maior segurança – Os sistemas POS podem ajudar a prevenir fraudes e roubos, rastreando pagamentos e monitorando o fluxo de caixa.

✨ Sincronização em tempo real – Sincroniza informações em tempo real em vários dispositivos para que todos os funcionários possam acessar os mesmos dados. 

✨Oportunidades de upsell – Permite destacar produtos ou serviços adicionais que os hóspedes possam estar interessados ​​em adquirir, levando a um aumento de receita e a uma melhor experiência do cliente.

A principal classificação dos sistemas POS

Embora existam várias maneiras de dividir e categorizar os sistemas POS, todos eles se enquadram em duas categorias principais: sistemas tradicionais, também conhecidos como sistemas POS baseados em legado ou sistemas locais, e baseados em nuvem.

Os sistemas POS tradicionais salvam dados em um servidor local, exigem um investimento considerável e não são flexíveis o suficiente para serem atualizados com novos recursos. 

Por outro lado, os sistemas baseados em nuvem usam tecnologia de nuvem para armazenar e processar dados, e você pode acessá-los de qualquer lugar com conexão à Internet.

Além disso, eles são mais econômicos, pois você não precisa investir em hardware pesado. 

5 tipos de sistemas POS baseados em funcionalidades

Dependendo a funcionalidade deles, os sistemas POS também podem se enquadrar nas seguintes categorias:

• Sistemas POS básicos – Atender pequenas empresas e oferecer recursos como gerenciamento de estoque, rastreamento de vendas e relatórios básicos.

Por exemplo, eles permitem que os gerentes de hotéis gerenciar tabelas e acompanhar de quais mesas estão ocupadas e por quanto tempo.

• Sistemas POS empresariais –  Ofereça recursos avançados de relatórios e análises e suporte a vários tipos de pagamento e moedas, além de suporte multilíngue.

Se um hotel tiver vários restaurantes, bares ou outros estabelecimentos de comida e bebida, ele poderá usar esse tipo de PDV para gerencie todos eles em uma única plataforma, incluindo gerenciamento de menu, processamento de pedidos, etc.

• Sistemas POS integrados – Fornece integrações com outros aplicativos de software empresarial, como contabilidade ou CRM, oferecendo insights mais abrangentes sobre as operações comerciais.

Por exemplo, se um hóspede encomendar um determinado tipo de vinho, o hotel poderá usar essa informação para recomendar vinhos semelhantes no futuro.

• Sistemas POS móveis – Permitir que as transações ocorram em dispositivos móveis, como tablets e smartphones.

Digamos que seus convidados estejam à beira da piscina e queiram tomar uma bebida. 

Com o POS móvel, eles não precisam ir a um restaurante ou bar porque a equipe pode anotar pedidos e processar pagamentos no local.

• Quiosques de autoatendimento – Permita que os hóspedes façam seus próprios pedidos e paguem suas compras sem a ajuda de um caixa.

Além disso, você pode usá-los para check-ins e check-outs de hóspedes, permitindo que eles passem pela recepção e conclua esses processos de forma independente. 

Você também pode exibi-los em áreas de tráfego intenso, como lobbies de hotéis, e mostrar conteúdo informativo, como mapas, comodidades de hotéis ou programações de eventos. 

9 recursos essenciais de um sistema POS de hotel

Como os sistemas POS existem em vários formatos e tamanhos, é importante verificar quais recursos e funcionalidades você precisa em seu hotel.

Além das funções básicas, como cobrança e faturamento, existem características adicionais você deve prestar atenção.

1. Fácil implementação e uso 

O objetivo de usar um sistema POS é automatizar tarefas e processos específicos. Portanto, seu PDV deve ser fácil de implementar para que o treinamento da equipe não demore muito. 

Além disso, deve ser intuitivo e fácil de usar, permitindo que sua equipe e convidados o utilizem facilmente.

2. Gestão de inventário

Um bom sistema POS deve permitir que você rastrear níveis de estoque para itens do cardápio e outros produtos, facilitando o reordenamento e o reabastecimento de itens quando necessário.

Dessa forma, você evitará ficar sem produto.

3. Processamento de Pagamento

O PDV deve suportar uma variedade de métodos de pagamento, incluindo cartões de crédito e débito, pagamentos móveis e cartões-presente.

Sistemas POS mais avançados também permitem gerenciar e dividir contas. 

Esse recurso é útil quando você tem um grupo de convidados comendo juntos e deseja dividir a conta ou se duas pessoas dividem o quarto, mas uma delas faz o check-out mais cedo e deseja pagar apenas a sua parte na conta.

💡 Dica profissional:

Pagamentos OTA é um gateway de pagamento totalmente integrado que usa automação para processar transações instantaneamente com um único clique. 

Ele se conecta a todos os principais gateways de pagamento, permitindo aceitar pagamentos online de hóspedes em múltiplas moedas e por meio de vários canais, incluindo online, na loja ou celular.

4. Medidas de segurança

Considerando que um PDV lida com informações altamente confidenciais dos hóspedes, você definitivamente deve prestar atenção ao seu medidas de segurança para evitar o risco de fraude, roubo, etc. 

Assim, verifique suas possibilidades de autenticação, criptografia e atualizações regulares de software.

💡 Dica profissional:

OTA SYNC is Compatível com PCI DSS e PSD2 e protege sua empresa contra fraudes em pagamentos com cartão com autenticação 3D Secure para todas as transações online.

Além disso, a criptografia SSL de 256 bits transmite todos os dados com segurança e adicional tokenização opções significam OTA SYNC não armazena seus dados brutos.

5. Programas de fidelidade

Você deve ser capaz de combinar seu PDV com programas de fidelidade para incentivar a fidelidade do cliente, oferecendo recompensas e descontos para clientes recorrentes.

Por exemplo, você pode oferecer check-ins e check-outs tardios, uma noite extra grátis, um upgrade de quarto de hotel grátis, serviço de quarto grátis, etc. 

Dessa forma, você pode criar uma abordagem centrada no cliente e incentivá-los a gastar mais, ao mesmo tempo que promove a fidelidade do cliente.

6. Customer Relationship Management (CRM)

Ter um recurso de CRM permite armazenar dados de clientes e se comunicar com eles por e-mail ou outros sistemas de mensagens.

Além disso, o acesso a esses dados pode impulsionar e personalize a experiência do hóspede e tornar suas campanhas de marketing mais personalizadas e, portanto, eficientes.

💡 Dica profissional:

Com seu recurso de mensagens automatizadas, OTA SYNC permite que você envie e-mails automáticos pós-reserva, pré-chegada, pós-partida e feliz aniversário.

Além disso, você pode usar códigos promocionais e de desconto para dizer “obrigado” ou atrair novos hóspedes com ofertas promocionais.

7. PDV pronto para celular

Os sistemas POS móveis eliminam a necessidade de um terminal fixo, permitindo que sua equipe atenda os hóspedes de qualquer lugar do hotel.

Além disso, você pode reduzir a necessidade de hardware caro.

💡 Dica profissional:

OTA SYNC vem com um prático mobile app que suporta iOS e Android, permitindo que sua equipe e convidados realizem tarefas, solicitações e transações em qualquer lugar.

8. Relatórios e Análises

Os sistemas POS devem ser capazes de gerar informações detalhadas relatórios sobre vendas, estoque e outros métricas principais para ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre operações e estratégia.

9. Integrações

É essencial que um POS hoteleiro tenha opções de integração, pois permite trabalhar com outros sistemas para melhorar a funcionalidade e agilizar as diversas operações do hotel.

Assim, você pode conectar seu PDV a diversas plataformas de contabilidade, CRM e outras plataformas. 

Contudo, um dos mais importantes integrações é aquele com sistemas de gestão de propriedades hoteleiras (TPM) porque permite a integração perfeita de dados e transações do cliente.

💡 Dica profissional:

Além de fornecer integrações com diversas OTAs, CRMs, softwares de automação, etc., OTA SYNC também possui integrações com:

• Vários sistemas de pagamento, como Stripe, PayPal, FlutterWave, etc.
• sistemas POS, como Octopos, eBar, Allegra, Aria, etc.

Qual a diferença entre um PMS e um POS?

Um PMS e um POS são dois tipos diferentes de software na indústria hoteleira. 

Embora ambos os sistemas sejam cruciais para a gestão das operações de um hotel, eles têm finalidades e funções diferentes.

Uma TPM gerencia reservas, reservas, operações de recepção, limpeza e contabilidade. 

Assim, serve como o sistema de gerenciamento principal para hotéis que você usa para gerenciar dados de hóspedes, tarifas de quartos, horários de limpeza e muito mais.

Além disso, ajuda a melhorar o atendimento ao cliente, aumentar a eficiência operacional e gerenciar processos contábeis, como faturamento e gestão de receitas.

Um sistema POS, por outro lado, gerencia as transações que ocorrem nos diversos departamentos do hotel. 

Normalmente, você usará um sistema POS em restaurantes, bares, lojas de presentes e outras áreas onde os clientes fazem compras. 

Ele permite que sua equipe processe pedidos, gerencie estoque e rastreie pagamentos. 

Além disso, ajuda a agilizar as operações do seu hotel, melhorar a precisão dos pedidos e oferecer uma melhor experiência ao cliente.

Embora os sistemas PMS e POS tenham funções diferentes, você pode integrá-los para compartilhar dados e fornecer uma visão mais completa das operações de um hotel.

Bônus: 4 principais sistemas POS para hotéis

Como um presente especial, compartilharemos os 4 principais sistemas POS de hotéis, oferecendo diferentes funcionalidades e implementações:

1. OTA SYNC - Um tudo-em-um PMS baseado em nuvem centralizando as operações diárias do hotel, cobrança e faturamento.

Embora não seja um POS, inclui integrações com vários sistemas POS, soluções ERP e ferramentas de relatórios para fornecer uma visão geral abrangente do desempenho do hotel.

2. PDV Invu – Um sistema baseado em nuvem para empresas de hospitalidade e serviços de alimentação, como restaurantes, cafés e bares. 

Ele fornece recursos como gerenciamento de tabelas, rastreamento de estoque, relatórios em tempo real, gerenciamento de clientes e gerenciamento de funcionários.

3. Lightspeed – Uma plataforma de POS e comércio eletrônico baseada em nuvem para empresas de varejo e hospitalidade. 

Ele fornece uma solução completa de gerenciamento de negócios, incluindo gerenciamento de estoque, CRM, contabilidade e análise.

4. POS quadrado – Um sistema de processamento de pagamentos e leitor de cartão móvel para pequenas empresas. 

Ele oferece uma variedade de recursos para ajudar a gerenciar vendas, estoque e informações do cliente.

Resumindo

Um sistema POS de hotel é uma ferramenta crucial para as empresas na indústria hoteleira, permitindo que você:

• Simplifique as operações, 
• Gerenciar estoque e 
• Melhore a experiência do cliente. 

Ao escolher um sistema POS de hotel, considere suas necessidades comerciais específicas, comportamento do cliente, segurança e opções de integração necessárias.

E se você ainda procura uma solução confiável, sugerimos OTA SYNC. 🚀

Como um sistema POS de hotel se combina com o OTA SYNC TPM?

OTA SYNC é uma solução PMS abrangente que agiliza as operações diárias e as tarefas repetitivas e mundanas.

Além de fornecer recursos padrão do PMS, como Gerente de canal e Mecanismo de reservas, para automatizar as operações diárias e expandir seu alcance, OTA SYNC permite que você se conecte a vários sistemas POS e:

🔥 Criar faturas em 2 cliques com o sistema puxando todas as informações automaticamente, bastando apenas escolher o status e inserir serviços adicionais se necessário.

🔥 Faça operações avançadas de fatura e dividir e mesclar por item, quarto, hóspede, valor, etc.

🔥 Do Fiscalização e ter comunicação automatizada com máquinas fiscais do governo e máquinas fiscais digitais.

🔥 Obtenha um visão geral da caixa registradora no início e no final do dia e veja receitas, depósitos, retiradas, etc.

🔥 Acompanhe todas as suas despesas na propriedade para que você saiba sua receita líquida real.

🔥 Acesse recursos Premium, como solução de gestão de SPA e Bem-Estar, que permite agendar compromissos, gerenciar clientes e alocar recursos.

🔥 Facilmente configurar impostos diferentes específico para diferentes mercados.

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