Sistema POS para hoteles: todo lo que necesita saber

Las empresas del sector hotelero deben adaptarse para seguir siendo competitivas y satisfacer las demandas de los clientes. 

Un sistema POS de hotel potente y eficiente es esencial para lograr este objetivo. 

Si está considerando invertir en uno o simplemente desea obtener más información sobre las características y beneficios de usarlo, lo escuchamos.

Sigue leyendo para aprenda más sobre un sistema POS de hotel y las formas en que puede automatizar sus operaciones.

¿Qué es un sistema POS de hotel?

Un Sistema POS (Sistema de Punto de Venta) de Hotel es un software que agiliza y gestiona las transacciones en hoteles y otros negocios hoteleros, como restaurantes, cafeterías, bares y tiendas de regalos. 

Te permite administrar inventario, procesar pedidos de huéspedes y realizar un seguimiento de las ventas y los ingresos. 

Por otra parte, se gestiona las reservas de los huéspedes, reservas y otros aspectos de las operaciones del hotel. 

Por ejemplo, si su huésped reservó algunos de los servicios o comodidades de su hotel, el sistema POS agregará automáticamente cada compra a la factura final.

De esta forma, el huésped puede pagar todos los servicios cobrados durante el check-out.

Además, un sistema POS puede proporcionar información valiosa insights sobre patrones de ventas y preferencias de los huéspedes, aumentando sus ingresos.

8 beneficios clave de los sistemas POS para hoteles

✨ Eficiencia mejorada – Los clientes pueden realizar pedidos rápida y fácilmente y su personal puede procesarlos de manera más eficiente. 

¿Un resultado? Tiempos de espera más cortos y una mejor experiencia general para el cliente.

✨ Órdenes precisas –  Los sistemas POS de hoteles ayudan a eliminar el error humano al ingresar pedidos, lo que resulta en pedidos más precisos y clientes más felices.

✨ Gestión de inventario – Le ayuda a realizar un seguimiento de los niveles de inventario, monitorear los niveles de existencias y automatizar los procesos de pedidos para garantizar que el restaurante o la tienda nunca se quede sin artículos populares.

✨Informes y análisis – Le permiten generar informes sobre ventas, inventario y costos laborales, que pueden ayudarlo a tomar decisiones informadas sobre personal y precios.

✨ Pagos más rápidos – Los huéspedes pueden pagar fácilmente sus pedidos utilizando varios métodos de pago, incluidas tarjetas de crédito y débito, pagos móviles y más.

✨ Mayor seguridad – Los sistemas POS pueden ayudar a prevenir fraudes y robos mediante el seguimiento de los pagos y el control del flujo de caja.

✨ Sincronización en tiempo real – Sincroniza información en tiempo real en múltiples dispositivos para que todo el personal pueda acceder a los mismos datos. 

✨Oportunidades de ventas adicionales – Le permite resaltar productos o servicios adicionales que los huéspedes pueden estar interesados ​​en comprar, lo que genera mayores ingresos y una mejor experiencia para el cliente.

La clasificación principal de los sistemas POS

Aunque existen varias formas de dividir y categorizar los sistemas POS, todos se dividen en dos categorías principales: sistemas tradicionales, también conocidos como sistemas POS heredados o sistemas locales, y los basados ​​en la nube.

Los sistemas POS tradicionales guardan datos en un servidor local, requieren una inversión considerable y no son lo suficientemente flexibles para actualizarse con nuevas funciones. 

Por otro lado, los sistemas basados ​​en la nube utilizan tecnología de la nube para almacenar y procesar datos, y puedes acceder a ellos desde cualquier lugar con una conexión a Internet.

Además, son más rentables ya que no es necesario invertir en hardware pesado. 

5 tipos de sistemas POS basados ​​en funcionalidades

Dependiendo de su funcionalidad, los sistemas POS también pueden clasificarse en las siguientes categorías:

• Sistemas POS básicos – Atiende a pequeñas empresas y ofrece funciones como gestión de inventario, seguimiento de ventas e informes básicos.

Por ejemplo, permiten a los administradores de hoteles gestionar tablas y realizar un seguimiento de qué mesas están ocupadas y por cuánto tiempo.

• Sistemas POS empresariales –  Ofrezca funciones avanzadas de informes y análisis y admita múltiples tipos de pago y monedas, además de soporte multilingüe.

Si un hotel tiene varios restaurantes, bares u otros establecimientos de alimentos y bebidas, puede utilizar este tipo de POS para gestionarlos todos desde una única plataforma, incluida la gestión de menús, procesamiento de pedidos, etc.

• Sistemas POS integrados – Proporcionar integraciones con otras aplicaciones de software empresarial como contabilidad o CRM, ofreciendo información más completa sobre las operaciones comerciales.

Por ejemplo, si un huésped pide un tipo particular de vino, el hotel puede utilizar esa información para recomendar vinos similares en el futuro.

• Sistemas POS móviles – Permitir que las transacciones se realicen en dispositivos móviles, como tabletas y teléfonos inteligentes.

Digamos que sus invitados están junto a la piscina y quieren tomar una copa. 

Con el POS móvil, no tienen que ir a un restaurante o bar porque el personal puede tomar pedidos y procesar pagos en el lugar.

• Quioscos de autoservicio – Permitir a los invitados realizar sus propios pedidos y pagar sus compras sin la ayuda de un cajero.

Además, puede utilizarlos para las entradas y salidas de los huéspedes, lo que les permitirá evitar la recepción y completar estos procesos de forma independiente. 

También puede mostrarlos en áreas de mucho tráfico, como vestíbulos de hoteles, y mostrar contenido informativo como mapas, servicios del hotel u horarios de eventos. 

9 características imprescindibles de un sistema POS de hotel

Dado que los sistemas POS vienen en muchas formas y tamaños, es importante comprobar qué características y funcionalidades necesita en su hotel.

Además de las funciones básicas, como facturación y facturación, existen características adicionales debes prestarle atención.

1. Fácil implementación y uso 

El objetivo de utilizar un sistema POS es automatizar tareas y procesos específicos. Por lo tanto, su POS debe ser fácil de implementar para que la capacitación del personal no requiera demasiado tiempo. 

Además, debe ser intuitivo y fácil de usar, permitiendo que su personal e invitados lo utilicen fácilmente.

2. La gestión del inventario

Un buen sistema POS debería permitirle rastrear niveles de inventario para elementos del menú y otros productos, lo que facilita reordenar y reabastecer artículos cuando sea necesario.

De esta forma evitarás quedarte sin producto.

3. Procesamiento de pagos

El punto de venta debe ser compatible una variedad de métodos de pago, incluidas tarjetas de crédito y débito, pagos móviles y tarjetas de regalo.

Los sistemas POS más avanzados también le permiten administrar y dividir facturas. 

Esta característica resulta útil cuando tienes un grupo de invitados comiendo juntos que quieren dividir la cuenta o si dos personas comparten la habitación, pero una de ellas sale antes y quiere pagar solo su parte de la cuenta.

💡 Consejo profesional:

Pagos OTA es una pasarela de pago totalmente integrada que utiliza la automatización para procesar transacciones instantáneamente con un solo clic. 

Se conecta a todas las principales pasarelas de pago, lo que le permite aceptar pagos en línea de los huéspedes en múltiples monedas y a través de varios canales, incluidos online, en la tienda o móvil.

4. Medidas de seguridad

Teniendo en cuenta que un POS maneja información altamente confidencial de los huéspedes, definitivamente debes prestar atención a su medidas de seguridad para evitar riesgos de fraude, robo, etc. 

Por lo tanto, verifique sus posibilidades de autenticación, cifrado y actualizaciones periódicas de software.

💡 Consejo profesional:

OTA SYNC is Cumple con PCI DSS y PSD2 y protege su negocio contra el fraude en pagos con tarjeta con autenticación 3D Secure para todas las transacciones en línea.

Además, el cifrado SSL de 256 bits transmite todos los datos de forma segura y adicional tokenización opciones significan OTA SYNC no almacena sus datos sin procesar.

5. Programas de lealtad

Debería poder combinar su POS con programas de fidelización para incentivar la fidelidad de los clientes ofreciendo recompensas y descuentos a los clientes habituales.

Por ejemplo, puede ofrecer llegadas y salidas tardías, una noche extra gratuita, una mejora de habitación de hotel gratuita, servicio de habitaciones gratuito, etc. 

De esta manera, puede crear un enfoque centrado en el cliente e incitarlos a gastar más mientras fomenta su lealtad.

6. Gestión de la relación con el cliente (CRM)

Tener una función de CRM le permite almacenar datos de clientes y comunicarse con ellos por correo electrónico u otros sistemas de mensajería.

Además, el acceso a esos datos puede impulsar y personalizar la experiencia del huésped y hacer que sus campañas de marketing sean más personalizadas y, por tanto, eficientes.

💡 Consejo profesional:

Con su función de mensajería automatizada, OTA SYNC le permite enviar correos electrónicos automáticos después de la reserva, antes de la llegada, después de la salida y de feliz cumpleaños.

Además, puedes utilizar códigos promocionales y de descuento para decir "gracias" o atraer nuevos huéspedes con ofertas promocionales.

7. POS listo para dispositivos móviles

Los sistemas POS móviles eliminan la necesidad de una terminal estacionaria, lo que permite a su personal atender a los huéspedes desde cualquier lugar del hotel.

Además, puede reducir la necesidad de hardware costoso.

💡 Consejo profesional:

OTA SYNC viene con un práctico aplicación movil que admite iOS y Android, lo que permite a su personal e invitados realizar tareas, solicitudes y transacciones sobre la marcha.

8. Informes y análisis

Los sistemas POS deberían poder generar información detallada informes sobre ventas, inventario y otros llaves metricas para ayudarle a tomar decisiones informadas sobre operaciones y estrategia.

9. Integraciones

Es esencial que el POS de un hotel tenga opciones de integración, ya que eso le permite trabajar con otros sistemas para mejorar la funcionalidad y agilizar diversas operaciones del hotel.

Por lo tanto, puede conectar su POS a varias plataformas de contabilidad, CRM y otras. 

Sin embargo, uno de los más importantes integraciones es el que tiene sistemas de gestión de propiedades hoteleras (PMS) porque permite una integración perfecta de los datos y transacciones de los clientes.

💡 Consejo profesional:

Además de proporcionar integraciones con diversas OTA, CRM, software de automatización, etc., OTA SYNC también tiene integraciones con:

• Múltiples sistemas de pago, Tales como Stripe, PayPal, FlutterWave, etc.
• sistemas de punto de venta, como Octopos, eBar, Allegra, Aria, etc.

¿En qué se diferencian un PMS y un POS?

Un PMS y un POS son dos tipos diferentes de software en la industria hotelera. 

Si bien ambos sistemas son cruciales para gestionar las operaciones de un hotel, tienen propósitos y funciones diferentes.

un síndrome premenstrual gestiona reservas, reservas, operaciones de recepción, limpieza y contabilidad. 

Así, sirve como el sistema central de gestión para hoteles que utiliza para administrar datos de huéspedes, tarifas de habitaciones, horarios de limpieza y más.

Además, le ayuda a mejorar el servicio al cliente, aumentar la eficiencia operativa y gestionar procesos contables como facturación y gestión de ingresos.

Un sistema POS, por otro lado, gestiona las transacciones que se producen en los distintos departamentos del hotel. 

Normalmente, utilizará un sistema POS en restaurantes, bares, tiendas de regalos y otras áreas donde los clientes realizan compras. 

Le permite a su personal procesar pedidos, administrar inventario y realizar un seguimiento de los pagos. 

Además, le ayuda a optimizar las operaciones de su hotel, mejorar la precisión de los pedidos y ofrecer una mejor experiencia al cliente.

Si bien los sistemas PMS y POS tienen diferentes funciones, puedes integrarlos para compartir datos y proporcionar una visión más completa de las operaciones de un hotel.

Bonificación: 4 mejores sistemas POS para hoteles

Como regalo especial, compartiremos los 4 mejores sistemas POS para hoteles, que brindan diferentes funcionalidades e implementación:

1. OTA SYNC – Todo en uno PMS basado en la nube centralizando las operaciones diarias del hotel, la facturación y la facturación.

Aunque no es un POS, incluye integraciones con varios sistemas POS, soluciones ERP y herramientas de informes para proporcionar una descripción completa del desempeño del hotel.

2. TPV Invu – Un sistema basado en la nube para empresas de hostelería y servicios de alimentación, como restaurantes, cafeterías y bares. 

Proporciona funciones como gestión de tablas, seguimiento de inventario, informes en tiempo real, gestión de clientes y gestión de empleados.

3. Lightspeed – Una plataforma de comercio electrónico y punto de venta basada en la nube para empresas minoristas y hoteleras. 

Proporciona una solución completa de gestión empresarial, que incluye gestión de inventario, CRM, contabilidad y análisis.

4. Plaza de POS – Un sistema de procesamiento de pagos y lector de tarjetas móviles para pequeñas empresas. 

Ofrece una variedad de funciones para ayudar a administrar las ventas, el inventario y la información de los clientes.

Envolviéndolo

Un sistema POS de hotel es una herramienta crucial para las empresas en la industria hotelera, permitiéndole:

• Agilizar las operaciones, 
• Administrar el inventario y 
• Mejorar la experiencia del cliente. 

Al elegir un sistema POS para hotel, asegúrese de considerar sus necesidades comerciales específicas, el comportamiento del cliente, la seguridad y las opciones de integración necesarias.

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¿Cómo se combina un sistema POS de hotel con el OTA SYNC síndrome premenstrual?

OTA SYNC es una solución PMS integral que agiliza las operaciones diarias y las tareas repetitivas y mundanas.

Además de proporcionar funciones estándar de PMS, como Channel Manager & OTA´s y Motor de reservas, para automatizar las operaciones diarias y ampliar su alcance, OTA SYNC le permite conectarse a varios sistemas POS y:

🔥 Crea facturas en 2 clics y el sistema extrae toda la información automáticamente, por lo que solo necesita elegir el estado e insertar servicios adicionales si es necesario.

🔥 Realizar operaciones avanzadas de facturación y dividir y fusionar por artículo, habitación, huésped, cantidad, etc.

🔥 Do Fiscalización y tener comunicación automatizada con las máquinas fiscales digitales y de impuestos del gobierno.

🔥 Consigue un descripción general de la caja registradora al inicio y al final del día y ver ingresos, depósitos, retiros, etc.

🔥 Seguimiento de todos sus gastos en la propiedad para que pueda conocer sus ingresos netos reales.

🔥 Accede a funciones premium, como la solución de gestión de SPA y bienestar, que le permite programar citas, gestionar clientes y asignar recursos.

🔥 Fácilmente configurar diferentes impuestos específicos para diferentes mercados.

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