Hotel-Kassensystem – Alles, was Sie wissen müssen

Unternehmen im Gastgewerbe müssen sich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Kundenanforderungen gerecht zu werden. 

Um dieses Ziel zu erreichen, ist ein leistungsstarkes und effizientes Hotel-Kassensystem unerlässlich. 

Wenn Sie darüber nachdenken, in eines zu investieren oder einfach mehr über die Funktionen und Vorteile seiner Verwendung erfahren möchten, hören wir auf Sie.

Lesen Sie weiter zu Erfahren Sie mehr über ein Hotel-Kassensystem und die Möglichkeiten, Ihre Abläufe zu automatisieren.

Was ist ein Hotel-Kassensystem?

Ein Hotel-Kassensystem (Point of Sale System) ist eine Software, die rationalisiert und verwaltet Transaktionen in Hotels und anderen Gastronomiebetrieben wie Restaurants, Cafés, Bars und Souvenirläden. 

Es ermöglicht es Ihnen Inventar verwalten, bearbeiten Sie Gastbestellungen und verfolgen Sie Verkäufe und Einnahmen. 

Darüber hinaus ist es verwaltet Gästebuchungen, Reservierungen und andere Aspekte des Hotelbetriebs. 

Wenn Ihr Gast beispielsweise einige Dienstleistungen oder Annehmlichkeiten Ihres Hotels gebucht hat, fügt das Kassensystem jeden Einkauf automatisch der Endabrechnung hinzu.

Somit kann der Gast alle kostenpflichtigen Leistungen beim Check-out bezahlen.

Darüber hinaus kann ein Kassensystem wertvolle Dienste leisten Einblicke in Verkaufsmuster und Gästepräferenzen und steigern so Ihren Umsatz.

8 Hauptvorteile von Hotel-Kassensystemen

✨ Verbesserte Effizienz – Kunden können Bestellungen schnell und einfach aufgeben und Ihre Mitarbeiter können diese effizienter bearbeiten. 

Ein Ergebnis? Kürzere Wartezeiten und ein insgesamt besseres Kundenerlebnis.

✨ Genaue Bestellungen –  Hotel-POS-Systeme tragen dazu bei, menschliche Fehler bei der Eingabe von Bestellungen zu vermeiden, was zu genaueren Bestellungen und zufriedeneren Kunden führt.

✨ Bestandsverwaltung – Hilft Ihnen, Lagerbestände zu verfolgen, Lagerbestände zu überwachen und Bestellprozesse zu automatisieren, um sicherzustellen, dass dem Restaurant oder Geschäft nie die beliebten Artikel ausgehen.

✨Berichterstellung und Analyse – Ermöglichen Ihnen die Erstellung von Berichten zu Verkäufen, Lagerbeständen und Arbeitskosten, die Ihnen dabei helfen können, fundierte Entscheidungen über Personal und Preise zu treffen.

✨ Schnellere Zahlungen – Gäste können ihre Bestellungen ganz einfach mit verschiedenen Zahlungsmethoden bezahlen, darunter Kredit- und Debitkarten, mobile Zahlungen und mehr.

✨ Erhöhte Sicherheit – POS-Systeme können dazu beitragen, Betrug und Diebstahl zu verhindern, indem sie Zahlungen verfolgen und den Cashflow überwachen.

✨ Echtzeitsynchronisierung – Synchronisiert Informationen in Echtzeit auf mehreren Geräten, sodass alle Mitarbeiter auf dieselben Daten zugreifen können. 

✨Upselling-Möglichkeiten – Ermöglicht Ihnen, zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen hervorzuheben, an deren Kauf Gäste interessiert sein könnten, was zu höheren Einnahmen und einem besseren Kundenerlebnis führt.

Die Hauptklassifikation von POS-Systemen

Obwohl es mehrere Möglichkeiten gibt, POS-Systeme zu unterteilen und zu kategorisieren, lassen sie sich alle in zwei Hauptkategorien einteilen: traditionelle Systeme, auch bekannt als Legacy-basierte POS-Systeme oder On-Premise-Systeme, und cloudbasierte.

Herkömmliche POS-Systeme speichern Daten auf einem lokalen Server, erfordern erhebliche Investitionen und sind nicht flexibel genug, um mit neuen Funktionen aktualisiert zu werden. 

Cloud-basierte Systeme hingegen nutzen Cloud-Technologie zur Speicherung und Verarbeitung von Daten und Sie können von überall mit einer Internetverbindung darauf zugreifen.

Darüber hinaus sind sie kostengünstiger, da Sie nicht in umfangreiche Hardware investieren müssen. 

5 Arten von POS-Systemen basierend auf Funktionalitäten

Abhängig von ihre Funktionalität, Kassensysteme können auch in die folgenden Kategorien fallen:

• Grundlegende Kassensysteme – Richten Sie sich an kleine Unternehmen und bieten Sie Funktionen wie Bestandsverwaltung, Verkaufsverfolgung und grundlegende Berichte an.

Sie ermöglichen es beispielsweise Hotelmanagern Verwalten Sie Tabellen und behalten Sie den Überblick welche Tische wie lange besetzt sind.

• Enterprise-Kassensysteme –  Bieten Sie erweiterte Berichts- und Analysefunktionen und unterstützen Sie mehrere Zahlungsarten und Währungen sowie mehrsprachigen Support.

Wenn ein Hotel über mehrere Restaurants, Bars oder andere Gastronomiebetriebe verfügt, kann es diesen POS-Typ verwenden Verwalten Sie sie alle von einer einzigen Plattform aus, einschließlich Menüverwaltung, Bestellabwicklung usw.

• Integrierte Kassensysteme – Bieten Sie Integrationen mit anderen Unternehmenssoftware-Apps wie Buchhaltung oder CRM und bieten Sie so umfassendere Einblicke in den Geschäftsbetrieb.

Wenn ein Gast beispielsweise eine bestimmte Weinsorte bestellt, kann das Hotel diese Informationen nutzen, um in Zukunft ähnliche Weine zu empfehlen.

• Mobile Kassensysteme – Ermöglichen Sie Transaktionen auf mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones.

Nehmen wir an, Ihre Gäste stehen am Pool und möchten etwas trinken. 

Mit mobilem POS müssen sie nicht in ein Restaurant oder eine Bar gehen, da das Personal Bestellungen entgegennehmen und erledigen kann Zahlungen abwickeln auf der Stelle.

• Selbstbedienungskioske – Ermöglichen Sie Gästen, ihre eigenen Bestellungen aufzugeben und ihre Einkäufe ohne die Hilfe eines Kassierers zu bezahlen.

Darüber hinaus können Sie sie zum Ein- und Auschecken von Gästen nutzen, sodass Gäste die Rezeption umgehen können führen diese Prozesse selbstständig durch. 

Sie können sie auch in stark frequentierten Bereichen wie Hotellobbys anzeigen und Informationsinhalte wie Karten, Hotelannehmlichkeiten oder Veranstaltungspläne anzeigen. 

9 unverzichtbare Funktionen eines Hotel-Kassensystems

Da es POS-Systeme in vielen Formen und Größen gibt, ist es wichtig zu prüfen, welche Features und Funktionalitäten Sie in Ihrem Hotel benötigen.

Neben Grundfunktionen, wie Abrechnung und Fakturierung, gibt es Zusatzfunktionen darauf solltest du achten.

1. Einfache Implementierung und Nutzung 

Der Sinn und Zweck der Verwendung eines Kassensystems besteht darin, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren. Daher sollte Ihr POS einfach zu implementieren sein, damit die Schulung des Personals nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt. 

Darüber hinaus sollte es intuitiv und benutzerfreundlich sein, damit Ihre Mitarbeiter und Gäste es problemlos nutzen können.

2. Bestandsverwaltung

Ein gutes Kassensystem sollte Ihnen dies ermöglichen Verfolgen Sie die Lagerbestände für Menüpunkte und andere Produkte, was es einfacher macht, Artikel bei Bedarf nachzubestellen und aufzufüllen.

Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Ihnen ein Produkt ausgeht.

3. Zahlungsabwicklung

POS sollte unterstützen eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, einschließlich Kredit- und Debitkarten, mobile Zahlungen und Geschenkkarten.

Fortgeschrittenere Kassensysteme ermöglichen Ihnen auch die Verwaltung und Aufteilung von Rechnungen. 

Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie eine Gruppe von Gästen haben, die zusammen essen und die Rechnung teilen möchten, oder wenn zwei Personen das Zimmer teilen, aber einer von ihnen früher auscheckt und nur seinen Teil der Rechnung bezahlen möchte.

💡 ProTipp:

OTA-Zahlungen ist ein vollständig integriertes Zahlungsgateway, das Automatisierung nutzt, um Transaktionen mit einem einzigen Klick sofort abzuwickeln. 

Es verbindet sich mit allen wichtigen Zahlungsgateways und ermöglicht Ihnen die Annahme von Online-Zahlungen Ihrer Gäste mehrere Währungen und über verschiedene Kanäle, darunter online, im Geschäft oder mobil.

4 Sicherheitsmaßnahmen

Da es sich bei einem POS um hochsensible Gästeinformationen handelt, sollten Sie unbedingt darauf achten Sicherheitsmaßnahmen um das Risiko von Betrug, Diebstahl usw. zu vermeiden. 

Überprüfen Sie daher die Authentifizierungsmöglichkeiten, die Verschlüsselung und regelmäßige Software-Updates.

💡 ProTipp:

OTA SYNC is PCI DSS- und PSD2-konform und schützt Ihr Unternehmen vor Betrug bei Kartenzahlungen mit der 3D-Secure-Authentifizierung für alle Online-Transaktionen.

Außerdem, die 256-Bit-SSL-Verschlüsselung überträgt alle Daten sicher und zusätzlich Tokenisierung Optionen bedeuten OTA SYNC speichert Ihre Rohdaten nicht.

5. Treueprogramme

Sie sollten in der Lage sein, Ihren POS mit Treueprogrammen zu kombinieren, um die Kundenbindung zu fördern, indem Sie Stammkunden Prämien und Rabatte anbieten.

Sie können beispielsweise einen späten Check-in und -out, eine kostenlose Verlängerungsnacht, ein kostenloses Hotelzimmer-Upgrade, kostenlosen Zimmerservice usw. anbieten. 

Auf diese Weise können Sie einen kundenorientierten Ansatz schaffen, Kunden dazu anregen, mehr auszugeben und gleichzeitig die Kundenbindung fördern.

6. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Mit einer CRM-Funktion können Sie Kundendaten speichern und mit ihnen per E-Mail oder anderen Nachrichtensystemen kommunizieren.

Darüber hinaus kann der Zugriff auf solche Daten steigern und Personalisieren Sie das Gästeerlebnis und machen Sie Ihre Marketingkampagnen maßgeschneiderter und damit effizienter.

💡 ProTipp:

Mit seiner automatisierten Nachrichtenfunktion OTA SYNC ermöglicht Ihnen das automatische Versenden von E-Mails nach der Buchung, vor der Ankunft, nach der Abreise und zum Geburtstag.

Darüber hinaus können Sie mit Aktions- und Rabattcodes „Danke“ sagen oder mit Aktionsangeboten neue Gäste gewinnen.

7. Mobile-Ready-POS

Mobile Kassensysteme machen ein stationäres Terminal überflüssig, sodass Ihr Personal die Gäste von überall im Hotel aus bedienen kann.

Darüber hinaus können Sie den Bedarf an kostspieliger Hardware reduzieren.

💡 ProTipp:

OTA SYNC kommt mit einem praktischen Mobile App das iOS und Android unterstützt und es Ihren Mitarbeitern und Gästen ermöglicht, Aufgaben, Anfragen und Transaktionen unterwegs zu erledigen.

8. Berichterstattung und Analysen

Kassensysteme sollten in der Lage sein, detaillierte Informationen zu generieren Berichte über Verkäufe, Lagerbestände und anderes Schlüsselkennzahlen um Ihnen dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen über Betrieb und Strategie zu treffen.

9. Integrationen

Es ist wichtig, dass ein Hotel-POS über Integrationsoptionen verfügt, da es dadurch mit anderen Systemen zusammenarbeiten kann, um die Funktionalität zu verbessern und verschiedene Hotelabläufe zu rationalisieren.

So können Sie Ihren POS mit verschiedenen Buchhaltungs-, CRM- und anderen Plattformen verbinden. 

Allerdings einer der wichtigsten Integrationen ist der mit Hotelimmobilienverwaltungssysteme (PMS) weil es eine nahtlose Integration von Kundendaten und Transaktionen ermöglicht.

💡 ProTipp:

Neben der Bereitstellung von Integrationen mit verschiedenen OTAs, CRMs, Automatisierungssoftware usw. OTA SYNC hat auch Integrationen mit:

• Mehrere Zahlungssysteme, sowie Stripe, PayPal, FlutterWave usw.
• Kassensysteme, wie Octopos, eBar, Allegra, Aria usw.

Wie unterscheiden sich ein PMS und ein POS?

Ein PMS und ein POS sind zwei verschiedene Arten von Software im Gastgewerbe. 

Obwohl beide Systeme für die Verwaltung des Hotelbetriebs von entscheidender Bedeutung sind, haben sie unterschiedliche Zwecke und Funktionen.

Ein PMS verwaltet Reservierungen, Buchungen, Rezeptionsvorgänge, Housekeeping und Buchhaltung. 

Somit dient es als das zentrale Managementsystem Für Hotels, mit denen Sie Gästedaten, Zimmerpreise, Reinigungspläne und mehr verwalten.

Darüber hinaus hilft es Ihnen, den Kundenservice zu verbessern, die betriebliche Effizienz zu steigern und Buchhaltungsprozesse wie Abrechnung und Verwaltung zu verwalten Revenue-Management.

Ein Kassensystemhingegen verwaltet die Transaktionen, die in verschiedenen Hotelabteilungen anfallen. 

Normalerweise verwenden Sie ein Kassensystem in Restaurants, Bars, Souvenirläden und anderen Bereichen, in denen Kunden Einkäufe tätigen. 

Damit können Ihre Mitarbeiter Bestellungen bearbeiten, Lagerbestände verwalten und Zahlungen verfolgen. 

Darüber hinaus hilft es Ihnen, den Betrieb Ihres Hotels zu optimieren, die Bestellgenauigkeit zu verbessern und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.

Obwohl PMS- und POS-Systeme unterschiedliche Funktionen haben, können Sie sie integrieren, um Daten auszutauschen und einen umfassenderen Überblick über den Betrieb eines Hotels zu erhalten.

Bonus: 4 Top-Hotel-Kassensysteme

Als besonderes Highlight stellen wir Ihnen die vier besten POS-Systeme für Hotels vor, die unterschiedliche Funktionalitäten und Implementierungen bieten:

1. OTA SYNC - Ein All-in-One cloudbasiertes PMS Zentralisierung des täglichen Hotelbetriebs, der Abrechnung und Rechnungsstellung.

Obwohl es sich nicht um einen POS handelt, bietet es Integrationen mit verschiedenen POS-Systemen, ERP-Lösungen und Berichtstools einen umfassenden Überblick der Leistung des Hotels.

2. Invu POS – Ein cloudbasiertes System für Gastronomie- und Gastronomiebetriebe wie Restaurants, Cafés und Bars. 

Es bietet Funktionen wie Tischverwaltung, Bestandsverfolgung, Echtzeitberichte, Kundenverwaltung und Mitarbeiterverwaltung.

3. Lightspeed – Eine cloudbasierte POS- und E-Commerce-Plattform für Einzelhandels- und Gastronomieunternehmen. 

Es bietet eine vollständige Unternehmensverwaltungslösung, einschließlich Bestandsverwaltung, CRM, Buchhaltung und Analyse.

4. Quadratischer POS – Ein Zahlungsabwicklungs- und mobiles Kartenlesesystem für kleine Unternehmen. 

Es bietet eine Reihe von Funktionen zur Verwaltung von Verkäufen, Lagerbeständen und Kundeninformationen.

Wrapping It Up

Ein Hotel-Kassensystem ist ein entscheidendes Werkzeug für Unternehmen im Gastgewerbe, sodass Sie:

• Optimieren Sie den Betrieb, 
• Verwalten Sie den Lagerbestand und 
• Verbessern Sie das Kundenerlebnis. 

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Hotel-Kassensystems unbedingt Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen, das Kundenverhalten, die Sicherheit und die erforderlichen Integrationsoptionen.

Und wenn Sie noch auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung sind, schlagen wir Ihnen vor OTA SYNC. 🚀.

Wie lässt sich ein Hotel-Kassensystem mit dem kombinieren? OTA SYNC PMS?

OTA SYNC ist eine allumfassende PMS-Lösung, die alltägliche Abläufe sowie sich wiederholende und alltägliche Aufgaben rationalisiert.

Neben der Bereitstellung von Standard-PMS-Funktionen, wie z Channel Manager und Buchungsmaschine, um alltägliche Abläufe zu automatisieren und Ihre Reichweite zu vergrößern, OTA SYNC ermöglicht Ihnen die Anbindung an verschiedene Kassensysteme und:

🔥 Rechnungen erstellen mit 2 Klicks, wobei das System alle Informationen automatisch abruft, Sie müssen also nur den Status auswählen und bei Bedarf zusätzliche Dienste hinzufügen.

🔥 Führen Sie erweiterte Rechnungsvorgänge durch und nach Artikel, Zimmer, Gast, Menge usw. aufteilen und zusammenführen.

🔥 Do Fiskalisierung und verfügen über eine automatisierte Kommunikation mit staatlichen Steuer- und digitalen Steuerautomaten.

🔥 Holen Sie sich eine Übersicht über die Registrierkasse zu Beginn und am Ende des Tages und sehen Sie Einnahmen, Einzahlungen, Abhebungen usw.

🔥 Verfolgen Sie alle Ihre Ausgaben in der Immobilie, damit Sie Ihren tatsächlichen Nettoumsatz kennen.

🔥 Greifen Sie auf Premium-Funktionen zuB. die SPA- und Wellness-Managementlösung, mit der Sie Termine planen, Kunden verwalten und Ressourcen zuweisen können.

🔥 Ganz einfach verschiedene Steuern einrichten spezifisch für verschiedene Märkte.

Und so viel mehr.

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