Hotelkassasysteem – Alles wat u moet weten

Bedrijven in de horeca moeten zich aanpassen om concurrerend te blijven en aan de eisen van de klant te voldoen. 

Een krachtig en efficiënt hotelkassasysteem is essentieel om dit doel te bereiken. 

Als u overweegt om er in te investeren of als u gewoon meer wilt weten over de functies en voordelen van het gebruik ervan, horen wij u.

Lees verder naar Lees meer over een hotelkassasysteem en de manieren waarop het uw activiteiten kan automatiseren.

Wat is een hotelkassasysteem?

Een Hotel POS-systeem (Point of Sale System) is software die stroomlijnt en beheert transacties bij hotels en andere horecabedrijven, zoals restaurants, cafés, bars en cadeauwinkels. 

Hiermee kunt u voorraad beheren, verwerk gastbestellingen en houd de verkopen en inkomsten bij. 

Bovendien is het beheert gastenboekingen, reserveringen en andere aspecten van hotelactiviteiten. 

Als uw gast bijvoorbeeld een aantal diensten of voorzieningen van uw hotel heeft geboekt, voegt het kassasysteem elke aankoop automatisch toe aan de eindafrekening.

Zo kan de gast tijdens het uitchecken voor alle in rekening gebrachte diensten betalen.

Daarnaast kan een kassasysteem waardevol zijn inzicht in verkooppatronen en gastvoorkeuren, waardoor uw omzet toeneemt.

8 belangrijkste voordelen van hotelkassasystemen

✨ Verbeterde efficiëntie – Klanten kunnen snel en eenvoudig bestellingen plaatsen en uw medewerkers kunnen deze efficiënter verwerken. 

Een resultaat? Kortere wachttijden en een algehele betere klantervaring.

✨ Nauwkeurige bestellingen –  Hotelkassasystemen helpen menselijke fouten bij het invoeren van bestellingen te elimineren, wat resulteert in nauwkeurigere bestellingen en tevredenre klanten.

✨Voorraadbeheer – Helpt u bij het bijhouden van de voorraadniveaus, het bewaken van de voorraadniveaus en het automatiseren van bestelprocessen om ervoor te zorgen dat het restaurant of de winkel nooit zonder populaire artikelen komt te zitten.

✨Rapportage en analyse – Hiermee kunt u rapporten genereren over verkoop-, voorraad- en arbeidskosten, waardoor u weloverwogen beslissingen kunt nemen over personeelsbezetting en prijzen.

✨Sneller betalen – Gasten kunnen hun bestellingen eenvoudig betalen met verschillende betaalmethoden, waaronder creditcards en betaalkaarten, mobiele betalingen en meer.

✨ Verhoogde veiligheid – POS-systemen kunnen fraude en diefstal helpen voorkomen door betalingen te volgen en de cashflow te monitoren.

✨ Realtime synchronisatie – Synchroniseert informatie in realtime op meerdere apparaten, zodat al het personeel toegang heeft tot dezelfde gegevens. 

✨Upsellingmogelijkheden – Hiermee kunt u aanvullende producten of diensten onder de aandacht brengen waarin gasten mogelijk geïnteresseerd zijn om te kopen, wat leidt tot hogere inkomsten en een betere klantervaring.

De belangrijkste classificatie van kassasystemen

Hoewel er meerdere manieren zijn om kassasystemen te verdelen en te categoriseren, vallen ze allemaal in twee hoofdcategorieën: traditionele systemen, ook bekend als legacy-gebaseerde kassasystemen of on-premise systemen, en cloudgebaseerde.

Traditionele kassasystemen slaan gegevens op een lokale server op, vergen een aanzienlijke investering en zijn niet flexibel genoeg om te updaten met nieuwe functies. 

Aan de andere kant gebruiken cloudgebaseerde systemen cloudtechnologie om gegevens op te slaan en te verwerken, en u kunt er overal toegang toe krijgen als er een internetverbinding is.

Bovendien zijn ze kosteneffectiever omdat u niet hoeft te investeren in zware hardware. 

5 soorten kassasystemen op basis van functionaliteiten

Afhankelijk van hun functionaliteit, Kassasystemen kunnen ook in de volgende categorieën vallen:

• Basis kassasystemen – Richt zich op kleine bedrijven en bied functies zoals voorraadbeheer, verkoopregistratie en basisrapportage.

Ze staan ​​hotelmanagers bijvoorbeeld toe dit te doen beheer tabellen en houd overzicht waarvan tafels bezet zijn en voor hoe lang.

• Enterprise-kassasystemen –  Bied geavanceerde rapportage- en analysefuncties en ondersteun meerdere betalingstypen en valuta's, samen met meertalige ondersteuning.

Als een hotel meerdere restaurants, bars of andere eet- en drinkgelegenheden heeft, kan het dit POS-type gebruiken beheer ze allemaal vanaf één platform, inclusief menubeheer, orderverwerking, etc.

• Geïntegreerde kassasystemen – Bied integraties met andere zakelijke software-apps zoals boekhouding of CRM, waardoor uitgebreidere inzichten in de bedrijfsvoering worden geboden.

Als een gast bijvoorbeeld een bepaald type wijn bestelt, kan het hotel die informatie gebruiken om in de toekomst soortgelijke wijnen aan te bevelen.

• Mobiele kassasystemen – Laat transacties plaatsvinden op mobiele apparaten, zoals tablets en smartphones.

Stel dat uw gasten bij het zwembad zijn en iets willen drinken. 

Met mobiele POS hoeven ze niet naar een restaurant of bar te gaan, omdat het personeel bestellingen kan opnemen en betalingen verwerken ter plaatse.

• Zelfbedieningskiosken – Laat gasten hun eigen bestellingen plaatsen en hun aankopen betalen zonder de hulp van een kassier.

Bovendien kunt u ze gebruiken voor het in- en uitchecken van gasten, zodat gasten de receptie kunnen omzeilen voer deze processen zelfstandig uit. 

U kunt ze ook weergeven in gebieden met veel verkeer, zoals hotellobby's, en informatieve inhoud weergeven, zoals kaarten, hotelvoorzieningen of evenementenschema's. 

9 must-have-functies van een hotelkassasysteem

Omdat kassasystemen er in vele soorten en maten zijn, is het belangrijk om na te gaan welke kenmerken en functionaliteiten u nodig heeft in uw hotel.

Naast basisfuncties, zoals facturatie en facturatie, zijn er extra functies waar je op moet letten.

1. Eenvoudige implementatie en gebruik 

Het hele punt van het gebruik van een kassasysteem is het automatiseren van specifieke taken en processen. Daarom moet uw POS eenvoudig te implementeren zijn, zodat het opleiden van personeel niet te veel tijd kost. 

Bovendien moet het intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, zodat uw personeel en gasten er gemakkelijk gebruik van kunnen maken.

2. Voorraadbeheer

Een goed kassasysteem moet dit mogelijk maken voorraadniveaus bijhouden voor menu-items en andere producten, waardoor het gemakkelijker wordt om items opnieuw te bestellen en aan te vullen wanneer dat nodig is.

Zo voorkom je dat je zonder product komt te zitten.

3. Betalingsverwerking

POS moet ondersteunen een verscheidenheid aan betaalmethoden, inclusief creditcards en betaalkaarten, mobiele betalingen en cadeaubonnen.

Met meer geavanceerde kassasystemen kunt u ook rekeningen beheren en splitsen. 

Deze functie is handig als u een groep gasten heeft die samen eten en de rekening willen delen of als twee mensen de kamer delen, maar een van hen eerder uitcheckt en alleen zijn deel van de rekening wil betalen.

💡ProTip:

OTA-betalingen is een volledig geïntegreerde betalingsgateway die gebruik maakt van automatisering om transacties onmiddellijk met één enkele klik te verwerken. 

Het maakt verbinding met alle grote betalingsgateways, zodat u de online betalingen van gasten kunt accepteren meerdere valuta's en via verschillende kanalen, waaronder online, in de winkel of mobiel.

4. Beveiligingsmaatregelen

Aangezien een POS te maken heeft met zeer gevoelige gastinformatie, moet u hier zeker op letten veiligheids maatregelen om het risico van fraude, diefstal, enz. te vermijden. 

Controleer dus op de authenticatiemogelijkheden, encryptie en regelmatige software-updates.

💡ProTip:

OTA SYNC is PCI DSS- en PSD2-compatibel en beschermt uw bedrijf tegen fraude met kaartbetalingen met 3D Secure-authenticatie voor alle online transacties.

Voorts de 256-bit SSL-codering verzendt alle gegevens veilig en extra tokenization opties betekenen OTA SYNC slaat uw onbewerkte gegevens niet op.

5. Loyaliteitsprogramma's

U moet uw POS kunnen combineren met loyaliteitsprogramma's om de loyaliteit van klanten te stimuleren door beloningen en kortingen aan te bieden aan terugkerende klanten.

Zo kunt u bijvoorbeeld een late check-in en -out, een gratis extra nacht, een gratis hotelkamer-upgrade, gratis roomservice, etc. aanbieden. 

Op deze manier kunt u een klantgerichte aanpak creëren en klanten ertoe aanzetten meer uit te geven, terwijl u de klantloyaliteit bevordert.

6. Customer Relationship Management (CRM)

Met een CRM-functie kunt u klantgegevens opslaan en met hen communiceren via e-mail of andere berichtensystemen.

Bovendien kan de toegang tot dergelijke gegevens de personaliseer de gastervaring en maak uw marketingcampagnes beter op maat en dus efficiënter.

💡ProTip:

Met zijn geautomatiseerde berichtenfunctie, OTA SYNC stelt u in staat om automatisch na het boeken, vóór aankomst, na vertrek en gelukkige verjaardags-e-mails te verzenden.

Bovendien kunt u promotie- en kortingscodes gebruiken om “bedankt” te zeggen of nieuwe gasten aan te trekken met promotionele aanbiedingen.

7. POS voor mobiel gebruik

Met mobiele kassasystemen is er geen vaste terminal meer nodig, zodat uw personeel gasten overal in het hotel kan bedienen.

Bovendien kunt u de behoefte aan dure hardware verminderen.

💡ProTip:

OTA SYNC wordt geleverd met een handige mobiele app dat iOS en Android ondersteunt, waardoor uw personeel en gasten onderweg taken, verzoeken en transacties kunnen uitvoeren.

8. Rapportage en analyse

POS-systemen moeten details kunnen genereren rapporten over verkoop, voorraad en andere belangrijke statistieken om u te helpen weloverwogen beslissingen te nemen over activiteiten en strategie.

9. Integraties

Het is essentieel dat een hotel-kassa over integratiemogelijkheden beschikt, omdat het hierdoor met andere systemen kan samenwerken om de functionaliteit te verbeteren en verschillende hotelactiviteiten te stroomlijnen.

Zo kunt u uw POS verbinden met verschillende boekhoud-, CRM- en andere platforms. 

Toch één van de belangrijkste integraties is degene met systemen voor het beheer van hoteleigendommen (PMS) omdat het een naadloze integratie van klantgegevens en transacties mogelijk maakt.

💡ProTip:

Naast het bieden van integraties met verschillende OTA’s, CRM’s, automatiseringssoftware, etc., OTA SYNC heeft ook integraties met:

• Meerdere betalingssystemen, zoals Stripe, PayPal, FlutterWave, enz.
• POS-systemen, zoals Octopos, eBar, Allegra, Aria, enz.

Hoe verschillen een PMS en een POS?

Een PMS en een POS zijn twee verschillende soorten software in de horeca. 

Hoewel beide systemen cruciaal zijn voor het beheer van de activiteiten van een hotel, hebben ze verschillende doeleinden en functies.

Een PMS beheert reserveringen, boekingen, receptiewerkzaamheden, huishouding en boekhouding. 

Het dient dus als het kernmanagementsysteem voor hotels die u gebruikt om gastgegevens, kamerprijzen, schoonmaakschema's en meer te beheren.

Bovendien helpt het u de klantenservice te verbeteren, de operationele efficiëntie te verhogen en boekhoudkundige processen zoals facturering en administratie te beheren revenue management.

Een kassasysteemdaarentegen beheert de transacties die plaatsvinden op verschillende hotelafdelingen. 

Normaal gesproken gebruikt u een kassasysteem in restaurants, bars, cadeauwinkels en andere ruimtes waar klanten aankopen doen. 

Hiermee kan uw personeel bestellingen verwerken, de voorraad beheren en betalingen volgen. 

Bovendien helpt het u de activiteiten van uw hotel te stroomlijnen, de nauwkeurigheid van bestellingen te verbeteren en een betere klantervaring te bieden.

Hoewel PMS- en kassasystemen verschillende functies hebben, kunt u ze integreren om gegevens te delen en een completer beeld te krijgen van de activiteiten van een hotel.

Bonus: 4 beste hotelkassasystemen

Als speciale traktatie delen we de top 4 hotelkassasystemen, die verschillende functionaliteiten en implementaties bieden:

1. OTA SYNC - Een alles-in-één cloudgebaseerd PMS het centraliseren van de dagelijkse hotelactiviteiten, facturering en facturering.

Hoewel het geen kassa is, biedt het wel integraties met verschillende kassasystemen, ERP-oplossingen en rapportagetools een uitgebreid overzicht van de prestaties van het hotel.

2. Invu POS – Een cloudgebaseerd systeem voor horeca- en foodservicebedrijven, zoals restaurants, cafés en bars. 

Het biedt functies zoals tafelbeheer, voorraadbeheer, realtime rapportage, klantenbeheer en personeelsbeheer.

3. Lightspeed – Een cloudgebaseerd POS- en e-commerceplatform voor detailhandel- en horecabedrijven. 

Het biedt een complete oplossing voor bedrijfsbeheer, inclusief voorraadbeheer, CRM, boekhouding en analyses.

4. Vierkante POS – Een betalingsverwerkings- en mobiel kaartlezersysteem voor kleine bedrijven. 

Het biedt een reeks functies om verkoop-, voorraad- en klantinformatie te helpen beheren.

Wrapping It Up

Een hotelkassasysteem is dat wel een cruciaal instrument voor bedrijven in de horeca, waardoor u:

• Stroomlijn operaties, 
• Beheer de voorraad, en 
• Verbeter de klantervaring. 

Houd bij het kiezen van een hotelkassasysteem rekening met uw specifieke zakelijke behoeften, klantgedrag, beveiliging en noodzakelijke integratieopties.

En als u nog steeds op zoek bent naar een betrouwbare oplossing, raden wij u aan OTA SYNC.

Hoe combineert een hotelkassasysteem met de OTA SYNC PMS?

OTA SYNC is een allesomvattende PMS-oplossing die de dagelijkse werkzaamheden en repetitieve en alledaagse taken stroomlijnt.

Naast het bieden van standaard PMS-functies, zoals Kanaal manager en Boekingsmachine, om dagelijkse activiteiten te automatiseren en uw bereik uit te breiden, OTA SYNC maakt het mogelijk om verbinding te maken met verschillende kassasystemen en:

???? Maak facturen in 2 klikken, waarbij het systeem alle informatie automatisch ophaalt, u hoeft dus alleen maar de status te kiezen en indien nodig extra services in te voegen.

???? Voer geavanceerde factuurbewerkingen uit en splitsen en samenvoegen op item, kamer, gast, bedrag, etc.

???? Do Fiscalisatie en hebben geautomatiseerde communicatie met overheidsbelastingen en digitale fiscale machines.

🔥 Ontvang een overzicht van de kassa aan het begin en einde van de dag en zie inkomsten, stortingen, opnames, enz.

???? Houd al uw uitgaven bij in de woning, zodat u uw werkelijke netto-inkomsten kent.

???? Toegang tot Premium-functies, zoals de SPA & Wellness-beheeroplossing, waarmee u afspraken kunt plannen, klanten kunt beheren en middelen kunt toewijzen.

🔥 Gemakkelijk verschillende belastingen instellen specifiek voor verschillende markten.

En zoveel meer.

Verleid om te proberen OTA SYNC?

MELD U AAN VOOR OTA SYNC vandaag gratis en profiteer van alle voordelen van een robuuste POS- en PMS-integratie.

Blijf leren:

7 beste gratis hotelbeheersystemen

Wat is een hotelopbrengstenbeheersysteem en hoe werkt het?

Wat is een vastgoedbeheersysteem in een hotel – de ultieme gids