Wat zijn de voordelen van een hotelmanagementsysteem?

De transformerende rol van hotelmanagementsysteemsoftware (HMS) heeft een grote invloed gehad op de manier waarop de horeca werkt.

Niet alleen doet een hotelmanagementsysteem faciliteert en automatiseer de dagelijkse hotelactiviteiten, maar draagt ​​er ook aan bij een verbeterde gastervaring.

En dit is nog maar het begin van de bijna oneindige mogelijkheden die HMS-software uw horecabedrijf kan bieden.

Wil je meer weten over alle voordelen van een hotelmanagementsysteem?

Laten we er dan in duiken!

Wat is een hotelmanagementsysteem (HMS)?

Een hotelmanagementsysteem (HMS) is een allesomvattende softwareoplossing het stroomlijnen en optimaliseren van de operationele en administratieve taken binnen een hotel of horecabedrijf.

Het integreert verschillende modules om:

• automatiseer belangrijke processen, 
• de gastenservice verbeteren, en 
• efficiënt beheer van hulpbronnen vergemakkelijken.

Top 5 voordelen van een hotelmanagementsysteem 

1. Verbeterde gastervaring 

Het verbeteren van de gastervaring is een van de belangrijkste voordelen van het HMS. Gasten kunnen bijvoorbeeld hun kamers boeken via mobiele telefoons en websites.

Bovendien met een intuïtief online boekingssysteem, ze kunnen eenvoudig door kamertypes, beschikbare data en prijspunten navigeren.

1.1. Vlotte ervaring vóór aankomst

Uw gasten bedienen en hen de ultieme ervaring bieden, moet niet alleen duren tijdens hun verblijf in uw accommodatie.

Via geautomatiseerde e-mailcommunicatie kunnen gasten een bevestiging ontvangen van hun reserveringen, checklists vóór aankomst en informatie over lokale bezienswaardigheden. 

Afhankelijk van het HMS dat je kiest, kan dat personaliseer uw communicatie met gasten en een meer gastvrije ervaring bieden, zodat gasten zich gewaardeerd en gewaardeerd voelen.

1.2. Kamertoewijzing

Met automatische kamertoewijzing kunnen gasten kamers krijgen op basis van hun voorkeuren en eerdere verblijven. 

Met deze technologie kunt u elke gast een meer op maat gemaakte ervaring bieden, met voorzieningen, kamertypes en locaties die het beste bij hun behoeften passen.

💡ProTip

OTA SYNC, een alles-in-één HMS, wordt meegeleverd de Boekingsengine naar ontvang directe boekingen vanaf uw website zonder commissie.

Zo kunnen gasten in realtime de beschikbaarheid van kamers controleren, prijzen bekijken en beveiligde boekingen voltooien.

2. Efficiënt ruimtebeheer

Ruimtebeheer verwijst naar coördineren van schoonmaak- en onderhoudswerkzaamheden om ervoor te zorgen dat de kamers schoon, goed onderhouden en op tijd beschikbaar zijn voor de gasten.

• Realtime updates van de kamerstatus – Kamers markeren als schoon, vies of onderhoud nodig.
• Taaktoewijzing en prioritering – Het systeem wijst schoonmaaktaken toe aan het huishoudelijk personeel op basis van de kamerstatus, bezetting en gastvoorkeuren. 
• Mobiele huishoudapps - Mobiele apps geïntegreerd met het HMS stelt het huishoudelijk personeel in staat om:

• taakopdrachten ontvangen, 
• kamerstatussen bijwerken en 
• Communiceer in realtime met de receptie. 

Uiteindelijk is het verbetert de efficiëntie en het reactievermogen.

• Voorraadbeheer voor huishoudelijke artikelen – Geautomatiseerde waarschuwingen kunnen het personeel op de hoogte stellen wanneer de voorraden bijna op zijn, waardoor vertragingen in het schoonmaakproces worden voorkomen.
• Integratie met gastvoorkeuren – Integreert met gastprofielen en -voorkeuren, waardoor huishoudelijk personeel de kameropstelling kan personaliseren op basis van individuele gastvereisten. 

Dit kunnen factoren zijn zoals de kamertemperatuur, de keuze aan voorzieningen of specifieke verzoeken om beddengoed.

3. Naadloze betalingsverwerking

Integratie met kassasystemen maakt dat mogelijk naadloos verschillende inkomstenstromen beheren, inclusief restaurants, spadiensten, enz., en vereenvoudig de financiële tracking en rapportage.

Bovendien zorgt dit niet alleen voor gemak, maar ook zorgt voor de beveiliging van gevoelige financiële informatie.

💡ProTip

Wist je dat de OTA SYNC Betalingsverwerker, een volledig geïntegreerde betalingsgateway, procestransacties direct en veilig automatiseert?

4. Robuuste rapportage en analyse

Afhankelijk van de complexiteit van het HMS kan dat ontvang gedetailleerde rapporten over verschillende aspecten van hotelactiviteiten:

• Bezettingsgraad,
• Kamergenoten 
• Omzet, 
• Demografische gegevens van gasten, enz.

Je kunt weloverwogen beslissingen nemen die de activiteiten verbeteren en de omzetgroei stimuleren door gebruik te maken van gegevens en inzichten.

Bovendien kunt u de gegevens gebruiken identificeer trends, doe voorspellingen en creëer gerichte marketingcampagnes die gasten aantrekken en vasthouden. 

Als een hotel bijvoorbeeld op weekdagen lage bezettingsgraden ervaart, kunt u deze informatie gebruiken om promoties te maken die reizigers ertoe aanzetten om doordeweeks te boeken.

5. Gecentraliseerd gegevensbeheer

Datacentralisatie speelt daarbij een cruciale rol verbetering van de operationele efficiëntie, gastenservices en algemene bedrijfsprestaties.

Met gecentraliseerde gegevens worden updates en wijzigingen die in één deel van het systeem worden aangebracht, in realtime op het hele platform weergegeven. 

Bovendien zorgt gecentraliseerd gegevensbeheer ervoor dat alle reserveringsgerelateerde informatie terechtkomt een uniforme database, het verminderen van het risico op overboeking en dubbele boeking.

8 factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een hotelmanagementsysteem

Bij het kiezen het juiste HMS voor uw vastgoedmoet u rekening houden met een aantal factoren.

1. Grootte en type hotel

De grootte en het type van het hotel spelen een cruciale rol bij het bepalen van het juiste HMS, aangezien kleinere boetiekhotels andere behoeften hebben dan grote resorts.

Aldus ga voor het schaalbare HMS om tegemoet te komen aan de omvang en complexiteit van uw vastgoed.

2. Aantal kamers

Het aantal kamers direct heeft invloed op de complexiteit van operatiesGrotere hotels met meerdere kamers hebben dus mogelijk een robuuster systeem nodig dat efficiënt beheert:

• grote aantallen reserveringen, 
• inchecken, en 
• uitchecken. 

Aan de andere kant kunnen kleinere hotels prima werken met eenvoudigere oplossingen.

3. Integraties

De HMS zou dat moeten doen naadloos integreren met de andere systemen van uw hotel, zoals Point of Sale (POS)-systemen, boekhoudsoftware en CRM-tools.

Bovendien zou het ook veel integraties moeten bieden met online reisbureaus (OTA's), kanalen boeken, enz., naar vergroot uw bereik en maak uw eigendom beter zichtbaar.

Integratie is erg belangrijk omdat het zorgt voor een soepele informatiestroom tussen verschillende afdelingen, het minimaliseren van handmatige gegevensinvoer en het verkleinen van de kans op fouten.

4. Gebruikersinterface en gebruiksgemak

De gebruikersinterface moet intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn, zodat medewerkers, vooral aan de receptie, dat kunnen gemakkelijk door het systeem navigeren. 

Bovendien wordt een goed ontworpen interface korter het onboardingproces en de trainingstijd.

5. Efficiënte klantenondersteuning

Het integreren en verbinden van het systeem van uw hotel met een nieuw HMS, datamigratie, etc. zijn allemaal tijdrovende zaken die veel stappen en begeleiding vergen. 

Daarom is het cruciaal om dit te hebben snelle klantenservice waardoor uw klanten niet te lang blijven wachten op zoek naar een antwoord of hulp. 

Het niveau van ondersteuning en training dat de HMS biedt is essentieel voor de succesvolle implementatie en benutting ervan.

6. Aanpassingsopties

De belangrijkste hotelmanagementsystemen deel functies zoals kanaalmanager, reserveringsbeheer, POS-integratie, enz.

Echter, niet ze zijn allemaal flexibel met betrekking tot maatwerk en personalisatie. Nogmaals, afhankelijk van de grootte en vereisten van uw woning, controleer of uw gewenste HMS u kan helpen met:

• aanbevelingen op maat, 
• exclusieve aanbiedingen, 
• op maat gemaakte pakketten die aansluiten op de voorkeuren van de gast, enz.

7. Kosten en rendement op investering (ROI)

Houd rekening met de totale kosten voor het implementeren en onderhouden van het HMS en evalueer de prijsstructuur, inclusief de kosten vooraf, abonnementskosten en extra kosten. 

Beoordeel bovendien de potentiële ROI door te analyseren hoe het HMS hieraan zal bijdragen verhoogde efficiëntie, het genereren van inkomsten en verbeterde gasttevredenheid.

8. Beveiliging en naleving

Werken in de horeca betekent omgaan met veel gevoelige gegevens en informatie zoals gastinformatie en financiële transacties.

Daarom moet uw HMS robuuste beveiligingsfuncties bieden, waaronder encryptie en toegangscontroles, om gevoelige gegevens te beschermen.

Bovendien moet de HMS voldoen aan de industriële normen en voorschriften zoals de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wrapping It Up

Het HMS gaat verder dan fundamentele operationele assistentie en biedt een holistische oplossing verbetert de gastervaringen, optimaliseert het gebruik van hulpbronnen en draagt ​​bij aan het algehele succes.

Helaas is deze kracht van het succesvol overbruggen van verschillende sectoren en gebieden dat wel een grote uitdaging voor veel HMS-systemen tegelijk.

Velen hebben daarom te maken met slechts één of enkele HMS-functionaliteiten en bieden geen allesomvattende ervaring.

Dat is echter niet het geval met één HMS-tool – OTA SYNC.

Maximaliseer de voordelen van een hotelmanagementsysteem met OTA SYNC

OTA SYNC is een alles-in-één cloudgebaseerd hotelbeheersysteem dat een complete gastervaring biedt: vóór, tijdens en na aankomst.

Voorts OTA SYNC is boordevol robuuste functies naar automatiseer en stroomlijn activiteiten en taken.

Dus, waar kunt u van profiteren OTA SYNC?

💰 Beheer meerdere eigendommenvanuit een gecentraliseerd dashboard en voorkom overboeking.

💰 Creëer dynamische prijzen om verkoop- en prijsinstellingen aan te passen en te wijzigen op basis van vooraf ingestelde beperkingen.

💰 Integreren met meerdere OTA's en kanalen boeken en krijg toegang tot onze open API- of iCAL-links.

💰Vergroot de gastervaring met onze Gast-app en bied naadloze check-ins, aangepaste aanbevelingen en directe meldingen onderweg.

💰 Weet dat de informatie van uw gasten veilig is dankzij 2-factor authenticatiebescherming op Microsoft Azure.

💰 Zorg voor een naadloze onboarding zonder hulp van de accountmanager.

💰 Stel eenvoudig verschillende belastinginstellingen in specifiek voor verschillende markten.

💰 Leer van bruikbare analyses en rapportage om de prestaties en verbeterpunten van uw eigendom te zien.

💰 Verwen je gasten met een SPA & Wellness-beheeroplossing die de activiteiten van de spa's, wellnesscentra en fitnessfaciliteiten van de accommodatie verbetert.

💰En nog zoveel meer.

MELD U AAN VOOR OTA SYNC vandaag en maximaliseer alle geweldige voordelen die een hotelmanagementsysteem kan bieden.

Blijf leren:

Wat is een vastgoedbeheersysteem in een hotel – de ultieme gids

De 5 beste hotelbeheersoftware om te proberen in 2024

Waarom heeft u hotelbeheersoftware nodig?