10 must-have-functies van een hotelmanagementsysteem

Als u een hotel bezit of beheert, weet u al dat dit geen eenvoudige opgave is. 

Tussen het beheren van reserveringen, personeelsbezetting, inventaris en gastervaring zijn er talloze taken om te jongleren dagelijks. 

Gelukkig is dat waar er komt een hotelmanagementsysteem binnen – een groot deel van het administratieve werk uit handen nemen, zodat jij je beter kunt concentreren op het leveren van een fantastische gastervaring. 

Met zoveel opties kan het echter moeilijk zijn om te weten naar welke functies u precies moet zoeken in een hotelbeheersysteem. 

Lees verder voor meer informatie de 10 onmisbare kenmerken van een hotelmanagementsysteem om de activiteiten te stroomlijnen en de efficiëntie te vergroten.

Laten we erin duiken!

Wat is een hotelmanagementsysteem?

Een hotelmanagementsysteem (HMS) is software die automatiseert en beheert de dagelijkse activiteiten van een hotel. 

Daarom omvat het Receptie- en backofficewerkzaamhedenZoals:

• Booking en reserveringsbeheer, 
• Kamertoewijzing,
• Facturatie- en betalingsverwerking, 
• Voorraadbeheer,
• Personeelsplanning, en
• Beheer van gastinformatie. 

Het HMS is in wezen een hulpmiddel waarmee u de activiteiten van uw hotel kunt stroomlijnen en tegelijkertijd de algehele gastervaring kunt verbeteren.

Waarom is een effectief hotelmanagementsysteem belangrijk?

1. Stroomlijnt de activiteiten

Een goede hotelmanagement systeem automatiseert veel van de dagelijkse taken van het runnen van een hotel, waardoor u handmatige fouten kunt verminderen en tijd kunt besparen.

2. Verbetert de gastervaring

Een HMS kan de gastervaring verbeteren door de Het in- en uitchecken verloopt sneller en soepeler.

Bovendien zorgt het gebruik van een HMS ervoor dat kamers op tijd worden schoongemaakt en gereedgemaakt gasten snelle en efficiënte service bieden.

3. Helpt u datagestuurde beslissingen te nemen

Het implementeren van een HMS levert u op waardevolle inzichten in uw bedrijfsvoering, zoals bezettingsgraad, inkomsten en uitgaven.

Op deze manier kunt u datagestuurde beslissingen nemen en Leer meer over uw bedrijfsprestaties en de verbeterpunten.

4. Helpt u bij het beheren van professionele relaties

Het hotelmanagementsysteem biedt een centraal knooppunt voor communicatie en samenwerking. 

Daarom kan het u helpen bij het beheren van relaties met belangrijke belanghebbenden, zoals gasten, personeel en leveranciers.

10 kenmerken van een hotelmanagementsysteem waar u op moet letten

1. Online boekingsbeheer

Online boekingsbeheer is een integraal onderdeel van elke hotelbeheersoftware, en het is van cruciaal belang omdat u dit mogelijk maakt beheer uw boekingen en reserveringen in realtime.

Hierdoor kunt u ook een maximale bezetting en omzet garanderen werkt reserveringsgegevens automatisch bij wanneer gasten boekingen of annuleringen maken.

Daarnaast online boekingsbeheer vereenvoudigt het boekingsproces voor u en uw gasten.

U kunt gasten bijvoorbeeld in staat stellen prijzen en voorzieningen online te vergelijken, waardoor het gemakkelijker wordt om een ​​van uw accommodaties te kiezen die het beste aan hun behoeften voldoet.

Bovendien kunnen gasten ontvang direct een bevestiging van hun boekingen, waardoor uw personeel niet elke reservering handmatig hoeft te bevestigen.

Gasten boeken eerder een hotel met een efficiënt hotel online boeken systeem, zodat de kans groter is dat ze positieve beoordelingen achterlaten als u ze verstrekt een handig en gebruiksvriendelijk boekingsplatform.

💡ProTip

OTA SYNC, een alles-in-één hotelbeheersysteem, dankzij zijn Boekingsmachine, kunt u:

• Bied uw gasten live beschikbaarheid en tarieven aan, 

• Upsell en cross-sell relevante producten en diensten,
• Beschik over een overzicht van meerdere eigendommen op een aanpasbare kalender. enz.

2. Inventarisatie en beheer van kamers

Met het kamerinventarisbeheer kunt u de kamerinventaris beheren en monitoren dubbele boekingen voorkomen. 

Door een actueel overzicht te hebben van de beschikbare kamers, kunt u de omzet maximaliseren door:

• Ongebruikte kamers verkopen,
• Dynamische prijzen instellen afhankelijk van het seizoen en kamertypes, enz.

Bovendien kunt u maximaliseer de bezettingsgraad en hanteer optimale tarieven. 

Met een overzicht van beschikbare kamers en hun status kan uw personeel bovendien snel kamers reserveren op aanvraag.

Als het gaat om kameronderhoud, kan uw personeel schoonmaak-, onderhouds- of check-in-afspraken voor lege kamers beter plannen.

Met de kamerinventarisatiefunctie van het HMS kunt u dat doen verhogen de bezettingsgraad en het omzetpotentieel en uw activiteiten effectiever beheren in real time.

3. Integratie van verkooppunten (POS) en betalingen

De POS-integratie is een geweldige manier om dat te doen beheer van transacties op locatie in één systeem.

Met de POS-integratie kan dat gestroomlijnd uw activiteiten, zoals het bijhouden van de voorraad, het beheren van verkopen en betalingen verwerken. 

Zo kunnen uw medewerkers snel en efficiënt gastbestellingen verwerken, zorgen voor een snelle transactie en betalingsverwerking om wachttijden te minimaliseren.

Wat meer is, door bijhouden van voorraadniveaus en verkoopgegevens, kunt u met het POS:

✨ Identificeer welke producten effectiever verkopen, 

✨Wat bijdraagt ​​aan het genereren van inkomsten, en 

✨ Hoe u uw menuaanbod en prijzen kunt optimaliseren.

Daarom kunt u houd de voorraad en voorraadniveaus in realtime in de gaten, waardoor voorraadtekorten en overbevoorrading worden voorkomen.

💡ProTip

OTA SYNC's product, OTA-betalingen, is een volledig geïntegreerde betalingsgateway die betalingen van klanten via verschillende kanalen automatiseert en accepteert:

• Online, 
• In de winkel, of 
• Mobile.

4. Analyse en rapportage

Analyse en rapportage zijn nog een ander belangrijk kenmerk van het HMS, omdat dit u de mogelijkheid biedt monitoren en analyseren kernprestatie-indicatoren (KPI's):

• Opbrengst per beschikbare kamer, 
• De bezettingsgraad, en 
• Gemiddeld dagtarief.

Door deze KPI’s te analyseren, kunt u weloverwogen beslissingen en strategische keuzes maken dat uw omzet verbeteren en klantervaring.

Bovendien biedt de functie aanpasbare rapporten afgestemd op uw specifieke behoeften, inclusief financiën, marketing en bedrijfsvoering.

Deze rapporten maken gebruik van de gegevens die de software verzamelt, zodat u uw bedrijfsvoering beter kunt begrijpen en deze kunt optimaliseren voor betere prestaties.

Bovendien gaan analyses en rapportages niet alleen over uw eigendom. Ze stellen je daartoe feitelijk in staat benchmark uw KPI's met die van de concurrentie.

Op deze manier krijgt u een beter overzicht van uw marktpositie en uw sterke en zwakke punten, zodat u uw aanpak hierop kunt aanpassen.

💡ProTip

Wist je dat met OTA SYNC, je kan krijgen geavanceerde inkomsten-, financiële en in-hotelrapporten?

Bovendien kunt u automatisch specifieke rapporten ontvangen zoals het managerrapport, de huishouding, het bestuur of een ander rapport in uw e-mail.

5. Toegankelijk op mobiel 

Gezien het feit dat de meerderheid van de bevolking geld uitgeeft bijna 2 uur meer op hun smartphones dan op desktops staat mobiele toegankelijkheid voorop.

Het geeft uw personeel de mogelijkheid om dat te doen activiteiten op afstand beheren, zorgen voor meer flexibiliteit en efficiëntie.

• Mobile check-in en keyless entry-opties – Verbetert de gastervaring door de wachttijd te verkorten, waardoor de toegang tot kamers gemakkelijker wordt.
• Mobiele conciërgediensten – Bied gasten een gemakkelijke manier om toegang te krijgen tot informatie over hun verblijf, hotelinformatie, lokale bezienswaardigheden en aanbevelingen. 

Bovendien kunnen ze dat bestaande reserveringen wijzigen, toekomstige boekingen maken of andere diensten aanvragen, zoals roomservice, huishouding, enz.

• Verbeterde communicatie - Biedt kanalen voor directe communicatie om gasten in realtime te bereiken.

6. Integraties

Integraties zijn essentieel voor het HMS omdat ze stroomlijnen van workflows en verbeteren van de bedrijfsvoering terwijl de gastervaring wordt geoptimaliseerd.

Bovendien kunt u verbinding maken en informatie uitwisselen met andere platforms en functies, zoals:

✨ Kanaal beheer  - Zorgt ervoor dat alle online verkoopkanalen gesynchroniseerd zijn en in realtime worden bijgewerkt, waardoor overboekingen worden verminderd.

✨ Betalingsverwerking – Voltooit de betalingsverwerking snel, veilig en automatisch.

✨ Huishoudsoftware – Stelt het personeel in staat hun huishoudelijke taken en beheer te optimaliseren, de schoonmaaktaken van de kamer te automatiseren en de kamerinventaris up-to-date te houden.

✨ En nog veel meer.

💡ProTip

met OTA SYNC, waarmee u verbinding kunt maken toonaangevende Online Travel Agencies (OTA's) en populaire betalings- en marketingplatforms zoals PayPal, Stripe, AdriaScan en HubSpot.

7. Inkomstenbeheer

Inkomstenbeheer helpt jou vraagtrends analyseren en voorspellen, stel optimale prijsstrategieën vast op basis van marktomstandigheden, voorspelde omzet, enz., om de winstgevendheid te maximaliseren. 

Op deze manier krijgt u toegang tot waardevolle gegevens, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen en uw kamerprijzen dienovereenkomstig kunt aanpassen.

8. Verbeterd gastenbeheer en -ervaring

Klantrelatiebeheer (CRM) is een belangrijk aspect van hospitality management, omdat u hiermee:

• Bouw een dieper begrip op van uw gasten en 
• Volg hun gedrag, voorkeuren en interesses.

Bijgevolg kunt u personaliseren van hun ervaring op basis van eerdere afspraken met uw hotel. 

Als gevolg hiervan kunt u dat doen verbeter de gastervaring en verhoog de klanttevredenheid en retentie.

Daarnaast gasten loyaliteitsprogramma’s waarderen omdat ze het gevoel hebben dat je ze waardeert en beloont voor hun loyaliteit.

U kunt klanten bijvoorbeeld stimuleren door speciale voordelen, kortingen en aanbiedingen aan te bieden, zoals kamerupgrades, laat uitchecken, autoverhuur, enz.

💡ProTip

De Gast-app by OTA SYNC biedt snelle check-ins, aanbevelingen op maat en directe meldingen om de loyaliteit te vergroten en de gastervaring te verbeteren.

9. Gegevensveiligheid 

Boekingen maken en betalen betekent omgaan met gevoelige gastinformatie en -gegevens. 

Let daarom bij de keuze van de HMS op of deze PCI-DSS en PSD2-compatibel is.

Zoek bovendien naar 3D-beveiligings- en tokenisatie-opties.

10. Personeelsbeheer en communicatie

Het HMS moet de communicatie tussen managers, personeel en gasten vergemakkelijken, waardoor een soepele werking wordt gegarandeerd en de gastervaring wordt verbeterd.

Met behulp van het HMS kunt u dus:

• Laat managers dat doen optimaliseer de personeelsplanning en het tijdbeheer.
• Wijs taken toe aan hun teamleden en controleer hun voltooiingsstatus.
• Gebruik het gecentraliseerde interne communicatiesysteem om miscommunicatie minimaliseren.
• Prestaties van werknemers volgen en prestatierapporten genereren.

Wrapping It Up

Het HMS speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering en het succes van een hotel het bieden van een centraal platform voor het beheren van reserveringen, financiële transacties, communicatie en marketingactiviteiten.

Bovendien zijn de bovenstaande kenmerken van het hotelmanagementsysteem:

• Help uw personeel efficiënter te werken, 
• Bied gasten een geoptimaliseerde verblijfservaring,
• Je helpen maximaliseer inkomsten, Etc.

En in de zee van de HMS-oplossingen: één vinkt alle bovenstaande vakjes aan. En zoveel meer.

Hoe kan OTA SYNC Uw activiteiten stroomlijnen?

OTA SYNC is een allesomvattende cloud-gebaseerde hotelmanagementsysteem dat elke stap van het boekingsproces bestrijkt door ultieme gasttevredenheid te bieden.

Met zijn gecentraliseerde dashboard, OTA SYNC biedt een breed scala aan functies het beheren van accommodaties, boekingen, kanalen en omzetstrategieën. 

Onze software biedt dus functies om zorg ervoor dat uw hotel als een tierelier werkt: 

???? Aanpassingsopties bied aangepaste filters, inhoud, kaarten en promoties die de stijl van uw hotel weerspiegelen.

???? Dashboard voor meerdere eigendommen Hiermee kunt u al uw eigendommen in een kalender bekijken zonder van tabblad te wisselen.

???? Plug-and-play-inkomstenverhoger waarmee u prijzen kunt wijzigen en aanpassen op basis van specifieke datums en prijslijsten, bulkwijzigingen kunt doorvoeren voor grote datumbereiken, enz.

???? Hub met meerdere eigendommen kunt u een aangepaste boekingsengine aan uw website koppelen.

🔥 PCI DSS- en PSD 2-compliance, tokenisatie, end-to-end-codering en beveiligde 3D-authenticatie gegevensveiligheid en -beveiliging bieden.

???? Kanaal manager Hiermee kunt u de beschikbaarheid van kamers, tarieven en boekingen in realtime beheren en bijwerken, zodat u zeker weet dat alles gesynchroniseerd is.

???? Verschillende marktspecifieke belastinginstellingen je kunt het eenvoudig instellen.

???? Premium eigenschappen als Banket & Evenement en SPA & Wellness-beheeroplossingen om organisaties en klantervaringen te verbeteren.

???? Huishoudelijke oplossingen voor efficiënte taaktoewijzing, realtime updates over de kamerstatus en naadloze communicatie tussen het huishoudelijk personeel. 

🔥En nog zoveel meer.

Klaar om dieper in te graven OTA SYNC?

MELD U AAN VOOR OTA SYNC vandaag om de activiteiten van uw hotel te vereenvoudigen en te centraliseren. 

Blijf leren:

Wat zijn de voordelen van een hotelmanagementsysteem?

Wat is een vastgoedbeheersysteem in een hotel – de ultieme gids

De 5 beste hotelbeheersoftware om te proberen in 2024