Hotelski POS sustav – sve što trebate znati

Poduzeća u ugostiteljskoj industriji moraju se prilagoditi kako bi ostala konkurentna i zadovoljila zahtjeve kupaca. 

Snažan i učinkovit hotelski POS sustav neophodan je za postizanje ovog cilja. 

Ako razmišljate o ulaganju u jedan ili jednostavno želite saznati više o značajkama i prednostima njegova korištenja, čujemo vas.

Čitajte dalje saznajte više o hotelskom POS sustavu i načine na koje može automatizirati vaše operacije.

Što je hotelski POS sustav?

Hotelski POS sustav (sustav prodajnih mjesta) softver je koji usmjerava i upravlja transakcijama u hotelima i drugim ugostiteljskim objektima, poput restorana, kafića, barova i suvenirnica. 

To vam omogućuje upravljati zalihama, obrađivati ​​narudžbe gostiju i pratiti prodaju i prihode. 

Štoviše, to upravlja rezervacijama gostiju, rezervacije i drugi aspekti poslovanja hotela. 

Na primjer, ako je vaš gost rezervirao neke od usluga ili pogodnosti vašeg hotela, POS sustav će automatski dodati svaku kupnju konačnom računu.

Tako gost može platiti sve naplaćene usluge prilikom odjave.

Dodatno, POS sustav može pružiti dragocjenost uvide u modele prodaje i preferencijama gostiju, povećavajući vaš prihod.

8 ključnih prednosti hotelskih POS sustava

✨ Poboljšana učinkovitost – Kupci mogu brzo i jednostavno predati narudžbe, a vaše ih osoblje može učinkovitije obraditi. 

Rezultat? Kraće vrijeme čekanja i ukupno bolje korisničko iskustvo.

✨ Točne narudžbe –  Hotelski POS sustavi pomažu eliminirati ljudske pogreške prilikom unosa narudžbi, što rezultira točnijim narudžbama i zadovoljnijim kupcima.

✨ Upravljanje zalihama – Pomaže vam pratiti razine zaliha, nadzirati razine zaliha i automatizirati procese naručivanja kako biste osigurali da restoran ili trgovina nikad ne ostanu bez popularnih artikala.

✨Izvještavanje i analitika – Omogućuje vam generiranje izvješća o prodaji, zalihama i troškovima rada, što vam može pomoći u donošenju informiranih odluka o zapošljavanju i cijenama.

✨ Brža plaćanja – Gosti mogu jednostavno platiti svoje narudžbe različitim metodama plaćanja, uključujući kreditne i debitne kartice, mobilna plaćanja i drugo.

✨ Povećana sigurnost – POS sustavi mogu pomoći u sprječavanju prijevara i krađa praćenjem plaćanja i nadzorom novčanog toka.

✨ Sinkronizacija u stvarnom vremenu – Sinkronizira informacije u stvarnom vremenu na više uređaja kako bi svo osoblje moglo pristupiti istim podacima. 

✨Mogućnosti prodaje – Omogućuje vam da istaknete dodatne proizvode ili usluge za koje bi gosti mogli biti zainteresirani za kupnju, što dovodi do povećanja prihoda i boljeg korisničkog iskustva.

Glavna klasifikacija POS sustava

Iako postoji više načina za podjelu i kategorizaciju POS sustava, svi oni spadaju u dvije glavne kategorije: tradicionalni sustavi, također poznati kao naslijeđeni POS sustavi ili sustavi na lokaciji, i one temeljene na oblaku.

Tradicionalni POS sustavi spremaju podatke na lokalnom poslužitelju, zahtijevaju značajna ulaganja i nisu dovoljno fleksibilni za ažuriranje novim značajkama. 

S druge strane, sustavi temeljeni na oblaku koriste tehnologiju oblaka za pohranu i obradu podataka, a možete im pristupiti s bilo kojeg mjesta s internetskom vezom.

Nadalje, oni su isplativiji jer ne morate ulagati u pozamašan hardver. 

5 vrsta POS sustava na temelju funkcionalnosti

Ovisno o njihovu funkcionalnost, POS sustavi također mogu spadati u sljedeće kategorije:

• Osnovni POS sustavi – Zadovoljite mala poduzeća i ponudite značajke kao što su upravljanje zalihama, praćenje prodaje i osnovno izvješćivanje.

Na primjer, dopuštaju upraviteljima hotela da upravljati tablicama i pratiti koji su stolovi zauzeti i koliko dugo.

• Poslovni POS sustavi –  Ponudite napredne značajke izvješćivanja i analitike te podržite više vrsta plaćanja i valuta, zajedno s višejezičnom podrškom.

Ako hotel ima više restorana, barova ili drugih prodavaonica hrane i pića, može koristiti ovu vrstu POS-a za upravljajte svima s jedne platforme, uključujući upravljanje jelovnicima, obradu narudžbi itd.

• Integrirani POS sustavi – Omogućite integracije s drugim poslovnim softverskim aplikacijama poput računovodstva ili CRM-a, nudeći sveobuhvatniji uvid u poslovne operacije.

Na primjer, ako gost naruči određenu vrstu vina, hotel može upotrijebiti tu informaciju da preporuči slična vina u budućnosti.

• Mobilni POS sustavi – Dopustite transakcije na mobilnim uređajima, kao što su tableti i pametni telefoni.

Recimo da su vaši gosti kraj bazena i žele piće. 

S mobilnim POS-om ne moraju ići u restoran ili bar jer osoblje može primati narudžbe i obraditi plaćanja na mjestu.

• Kiosci za samoposluživanje – Omogućite gostima da sami predaju narudžbe i plate svoje kupnje bez pomoći blagajnika.

Nadalje, možete ih koristiti za prijave i odjave gostiju, omogućujući gostima da zaobiđu recepciju i te procese dovršiti samostalno. 

Također ih možete prikazati u područjima s velikim prometom kao što su hotelska predvorja i prikazati informativni sadržaj kao što su karte, hotelski sadržaji ili rasporedi događaja. 

9 obaveznih značajki hotelskog POS sustava

Budući da POS sustavi dolaze u mnogim oblicima i veličinama, važno je provjeriti koje značajke i funkcionalnosti trebate u svom hotelu.

Osim osnovnih funkcija, kao što su naplata i fakturiranje, postoje dodatne mogućnosti trebali biste obratiti pozornost na.

1. Jednostavna implementacija i korištenje 

Cijela poanta korištenja POS sustava je automatizacija specifičnih zadataka i procesa. Stoga bi vaš POS trebao biti jednostavan za implementaciju tako da obuka osoblja ne oduzima previše vremena. 

Nadalje, trebao bi biti intuitivan i jednostavan za korištenje, omogućujući vašem osoblju i gostima da ga lako koriste.

2. Upravljanje zalihama

Dobar POS sustav trebao bi vam to omogućiti pratiti razine zaliha za stavke jelovnika i druge proizvode, što olakšava ponovno naručivanje i obnavljanje zaliha kada je to potrebno.

Na taj način ćete izbjeći da ostanete bez proizvoda.

3. Obrada plaćanja

POS bi trebao podržavati razne metode plaćanja, uključujući kreditne i debitne kartice, mobilna plaćanja i darovne kartice.

Napredniji POS sustavi također vam omogućuju upravljanje i podjelu računa. 

Ova značajka je korisna kada imate grupu gostiju koji zajedno jedu i žele podijeliti račun ili ako dvije osobe dijele sobu, ali se jedna od njih ranije odjavi i želi platiti samo svoj dio računa.

💡 Stručni savjet:

OTA plaćanja je potpuno integrirani pristupnik plaćanja koji koristi automatizaciju za trenutnu obradu transakcija jednim klikom. 

Povezuje se sa svim glavnim pristupnicima plaćanja, omogućujući vam da prihvatite online plaćanja gostiju više valuta i kroz različite kanale, uključujući online, u trgovini ili mobilni.

4. Sigurnosne mjere

S obzirom da POS radi s vrlo osjetljivim informacijama o gostima, svakako biste trebali obratiti pozornost na njih sigurnosne mjere kako biste izbjegli rizik od prijevare, krađe itd. 

Stoga provjerite njegove mogućnosti provjere autentičnosti, enkripciju i redovita ažuriranja softvera.

💡 Stručni savjet:

OTA SYNC is Sukladan s PCI DSS i PSD2 i štiti vaše poslovanje od prijevare s plaćanjem karticama s 3D Secure autentifikacijom za sve online transakcije.

Nadalje, 256-bitna SSL enkripcija prenosi sve podatke sigurno, i dodatne tokenization opcije znače OTA SYNC ne pohranjuje vaše neobrađene podatke.

5. Programi lojalnosti

Trebali biste moći kombinirati svoj POS s programima lojalnosti kako biste potaknuli lojalnost kupaca nudeći nagrade i popuste stalnim kupcima.

Na primjer, možete ponuditi kasne prijave i odjave, besplatnu dodatnu noć, besplatnu nadogradnju hotelske sobe, besplatnu poslugu u sobu itd. 

Na taj način možete stvoriti pristup usmjeren na kupca i potaknuti kupce da potroše više, a istovremeno poticati lojalnost kupaca.

6. Upravljanje odnosima s kupcima (CRM)

Posjedovanje CRM značajke omogućuje vam pohranu podataka o korisnicima i komunikaciju s njima putem e-pošte ili drugih sustava za razmjenu poruka.

Nadalje, pristup takvim podacima može potaknuti i personalizirati iskustvo gosta i učinite svoje marketinške kampanje prilagođenijima i stoga učinkovitijima.

💡 Stručni savjet:

Sa svojom automatiziranom značajkom slanja poruka, OTA SYNC omogućuje vam automatsko slanje e-pošte nakon rezervacije, prije dolaska, nakon odlaska i sretnog rođendana.

Štoviše, možete koristiti promotivne kodove i kodove za popust da kažete "hvala" ili privučete nove goste promotivnim ponudama.

7. POS spreman za mobilne uređaje

Mobilni POS sustavi eliminiraju potrebu za stacionarnim terminalom, omogućujući vašem osoblju da poslužuje goste s bilo kojeg mjesta u hotelu.

Osim toga, možete smanjiti potrebu za skupim hardverom.

💡 Stručni savjet:

OTA SYNC dolazi s praktičnim Mobilna aplikacija koji podržava iOS i Android, omogućujući vašem osoblju i gostima obavljanje zadataka, zahtjeva i transakcija u pokretu.

8. Izvješćivanje i analitika

POS sustavi trebali bi moći generirati detaljne izvješća o prodaji, zalihama i ostalo ključne metrike kako bismo vam pomogli u donošenju informiranih odluka o operacijama i strategiji.

9. Integracije

Bitno je da hotelski POS ima mogućnosti integracije budući da mu to omogućuje rad s drugim sustavima za poboljšanje funkcionalnosti i pojednostavljenje različitih hotelskih operacija.

Tako svoj POS možete povezati s raznim računovodstvenim, CRM i drugim platformama. 

Međutim, jedan od najvažnijih integracije je onaj sa sustavi upravljanja hotelskom imovinom (PMS) jer omogućuje besprijekornu integraciju korisničkih podataka i transakcija.

💡 Stručni savjet:

Uz pružanje integracija s raznim OTA-ima, CRM-ovima, softverom za automatizaciju itd., OTA SYNC također ima integracije sa:

• Više sustava plaćanja, Kao što su Pruga, PayPal, FlutterWave itd.
• POS sustavi, kao što su Octopos, eBar, Allegra, Aria itd.

Kako se razlikuju PMS i POS?

PMS i POS dvije su različite vrste softvera u ugostiteljstvu. 

Iako su oba sustava ključna za upravljanje poslovanjem hotela, imaju različite svrhe i funkcije.

PMS upravlja rezervacijama, rezervacijama, operacijama na recepciji, domaćinstvom i računovodstvom. 

Dakle, služi kao temeljni sustav upravljanja za hotele koje koristite za upravljanje podacima o gostima, cijenama soba, rasporedima pospremanja itd.

Štoviše, pomaže vam poboljšati korisničku uslugu, povećati operativnu učinkovitost i upravljati računovodstvenim procesima kao što su naplata i upravljanje prihodima.

POS sustav, s druge strane, upravlja transakcijama koje se odvijaju u različitim odjelima hotela. 

Obično ćete koristiti POS sustav u restoranima, barovima, suvenirnicama i drugim područjima gdje kupci kupuju. 

Omogućuje vašem osoblju obradu narudžbi, upravljanje inventarom i praćenje plaćanja. 

Nadalje, pomaže vam pojednostaviti poslovanje vašeg hotela, poboljšati točnost narudžbi i ponuditi bolje korisničko iskustvo.

Iako PMS i POS sustavi imaju različite funkcije, možete ih integrirati za razmjenu podataka i pružanje potpunijeg pregleda poslovanja hotela.

Bonus: 4 vrhunska hotelska POS sustava

Kao posebnu poslasticu, podijelit ćemo 4 najbolja hotelska POS sustava, koji pružaju različite funkcionalnosti i implementaciju:

1. OTA SYNC - Sve u jednom PMS temeljen na oblaku centralizirati svakodnevne hotelske operacije, naplatu i fakturiranje.

Iako nije POS, uključuje integracije s raznim POS sustavima, ERP rješenjima i alatima za izvješćivanje za pružanje sveobuhvatan pregled izvedbe hotela.

2. Invu POS – Sustav temeljen na oblaku za ugostiteljske i prehrambene tvrtke, kao što su restorani, kafići i barovi. 

Omogućuje značajke kao što su upravljanje tablicama, praćenje inventara, izvješćivanje u stvarnom vremenu, upravljanje klijentima i upravljanje zaposlenicima.

3. Brzina svjetlosti – Platforma za POS i e-trgovinu temeljena na oblaku za maloprodajne i ugostiteljske tvrtke. 

Pruža cjelovito rješenje za upravljanje poslovanjem, uključujući upravljanje zalihama, CRM, računovodstvo i analitiku.

4. Kvadratni POS – Sustav za obradu plaćanja i čitač mobilnih kartica za mala poduzeća. 

Nudi niz značajki koje pomažu u upravljanju prodajom, zalihama i informacijama o kupcima.

Završavajući It Up

Hotelski POS sustav je ključni alat za poduzeća u ugostiteljstvu, omogućujući vam da:

• Pojednostavite operacije, 
• Upravljanje zalihama i 
• Poboljšajte korisničko iskustvo. 

Prilikom odabira hotelskog POS sustava vodite računa o vašim specifičnim poslovnim potrebama, ponašanju korisnika, sigurnosti i potrebnim mogućnostima integracije.

A ako još uvijek tražite pouzdano rješenje, predlažemo OTA SYNC. 🚀

Kako se hotelski POS sustav kombinira s OTA SYNC PMS?

OTA SYNC je sveobuhvatno PMS rješenje koje pojednostavljuje svakodnevne operacije i ponavljajuće i svakodnevne zadatke.

Osim pružanja standardnih PMS značajki, kao što su Upravitelj kanala i Rezervacijski stroj, za automatizaciju svakodnevnih operacija i proširenje vašeg dosega, OTA SYNC omogućuje povezivanje s različitim POS sustavima i:

🔥 Izrada faktura u 2 klika sa sustavom koji automatski povlači sve informacije, tako da samo trebate odabrati status i dodati dodatne usluge ako je potrebno.

🔥 Izvršite napredne operacije faktura te podijeliti i spojiti prema artiklu, sobi, gostu, iznosu itd.

🔥 Do Fiskalizacija i imaju automatiziranu komunikaciju s državnim poreznim i digitalnim fiskalnim strojevima.

🔥 Nabavite pregled Blagajne na početku i na kraju dana i vidjeti prihode, uplate, isplate itd.

🔥 Pratite sve svoje troškove u nekretnini kako biste znali svoj stvarni neto prihod.

🔥 Pristupite Premium značajkama, kao što je rješenje za upravljanje SPA & Wellnessom, koje vam omogućuje zakazivanje sastanaka, upravljanje klijentima i raspodjelu resursa.

🔥 Lako postaviti različite poreze specifični za različita tržišta.

I tako puno više.

Privučen da pokuša OTA SYNC?

Prijavite se za OTA SYNC besplatno danas i iskoristite sve prednosti robusne POS i PMS integracije.

Nastavi učiti:

7 najboljih besplatnih sustava upravljanja hotelima

Što je sustav upravljanja prihodima hotela i kako funkcionira?

Što je sustav upravljanja imovinom u hotelu – ultimativni vodič